Envoyez vos colis à l’international avec Sendcloud

Objectif de l'article : vous aider à développer de nouveaux marchés avec votre boutique en ligne ? 

Les envois hors de l'Union Européenne peuvent être perçus comme un obstacle pour les entreprises de commerce en ligne. Savoir quels sont les documents dont vous avez besoin et comment préparer correctement votre colis pour les envois hors UE, peut être un véritable casse-tête. Dans cet article, nous énumérons quelques conseils et astuces pour vous aider à préparer votre premier envoi vers l’international. 

1ère Astuce : Choisir votre méthode d'expédition

Dans votre interface Sendcloud, vous disposez de l'outil "Comparateur de prix". Cette option vous permet de comparer rapidement et facilement les différents transporteurs disponibles et leurs tarifs en fonction d'un pays de destination. Notez que seuls les transporteurs actifs dans votre compte apparaîtront dans le calculateur, pensez à le vérifier en consultant la liste dans "Transporteurs et prix". Pour plus d'informations sur la manière d'activer vos transporteurs, nous vous invitons à consulter l'article dédié Choisissez vos transporteurs.

Saisissez le pays d'où vous expédiez (cela en fonction de vos adresses d'expédition) puis le pays de destination vers lequel vous souhaitez faire votre envoi. Après avoir indiqué le poids et les dimensions, le calculateur de prix vous proposera la liste des méthodes d'expédition disponibles, leur prix et si une assurance standard est disponible. 

Info : Les transporteurs ont des délais de transports différents, prenez ce paramètre en compte pour comparer le coût de l'envoi.

Spécificités selon les transporteurs

Normes concernant le poids et les dimensions

Avec Colissimo

Avec Chronopost 

Avec UPS

Avec DHL Express

Avec GLS

Poids volumétrique et poids applicable

Le poids volumétrique est une notion qui s’applique pour les colis acheminés vers l’international. Celui-ci se calcule avec la formule suivante : 

Vous pouvez directement calculer le poids volumétrique de vos colis avec l’application :

Calculer le poids volumétrique avec Colissimo

Lorsque vous créez vos étiquettes pour vos expéditions à l'international, le poids renseigné doit être le poids applicable par le transporteur. C'est à dire le poids qui sera supérieur entre le poids réel et le poids volumétrique.

2ème Astuce : Préparez et emballez correctement votre envoi

En expédiant un colis à l'étranger, il est très probable que votre paquet sera amené à parcourir des milliers de kilomètres sur différents réseaux de transports postaux. Il devra résister à l'usure inévitable du transport routier, maritime ou aérien. Nous vous invitons à lire nos conseils détaillés sur l'emballage ici.

Conseils pour emballer vos produits en vue d'une expédition internationale :

• Ne lésinez pas sur le matériel d'emballage. Utilisez une boîte neuve à double cannelure, spécialement conçue pour l'expédition. Ne réutilisez jamais les boîtes des fabricants. Si une boîte présente des signes d'usure, optez pour un carton neuf. Votre boîte doit pouvoir résister à une chute de 1,5 mètre.
• Remplissez la boîte avec du matériel d'emballage supplémentaire, comme du papier bulle ou du polystyrène. Veillez à ce que vos produits ne puissent pas bouger à l'intérieur de la boîte pendant le transport.
• N'utilisez pas de papier journal comme matériau de protection - non seulement ce matériau n'est pas conçu pour absorber les chocs ou les mouvements pendant le transport, mais si le pays dans lequel vous expédiez a certaines règles de censure, cela peut retarder l'arrivée de votre colis à destination.
• Choisissez du ruban adhésif spécialement conçu à cet effet pour l'appliquer sur les coins extérieurs de la boîte d'expédition, de sorte que toutes les jointures du paquet soient bien scellées. N'utilisez pas de ficelle, de fil ou de ruban adhésif de mauvaise qualité pour emballer votre emballage. 

3ème Astuce : Vérifier les informations d'expédition de l'étiquette 

Chaque pays dispose de son propre système d'adresses. Par exemple, aux États-Unis, au Canada et en Australie, il y a une abréviation du nom de l'État avec un code régional derrière le nom de la ville. Dans certains pays, les noms de maisons sont plus courants que les numéro de voie, et en Irlande, certaines régions n'ont pas de code postal. Aux Pays-Bas, le numéro de la voie vient après le nom de la rue. Au Royaume-Uni, le numéros de la voie précède le nom de la rue. Avec autant de petites différences entre les pays, prenez soin de vérifier que vos étiquettes d'expédition respectent bien les normes du pays de destination. Vous réduirez ainsi le risque de perte ou de retard de vos envois. 

N'oubliez pas de mentionner le numéro de téléphone du destinataire sur l'étiquette d'expédition et sur le formulaire CN22/CN23. Cela peut être très utile si votre colis est bloqué à la douane ou si les informations de livraison ne sont pas correctes. 

Comment bien coller votre étiquette d'expédition Assurez-vous que l'étiquette ne recouvre aucunes des jointures de l'emballage. L'étiquette doit être entièrement visible, sans aucune étiquette supplémentaire, ruban adhésif ou document qui pourraient masquer des informations de l'étiquette d'expédition. Si vous devez apposer des étiquettes supplémentaires, placez-les sur une autre face de la boîte. Utilisez une pochette/enveloppe transparente, spécialement conçue pour les documents d'expédition, pour joindre vos documents douaniers et vos factures commerciales à l'extérieur du colis. Fixez cette pochette de documents du même côté que l'étiquette d'expédition.

4ème Astuce : Délai de livraison - Express ou Standard ?

Soyez conscient du fait que les différents transporteurs ont des délais de transports standard différents pour les livraisons à l'internationale. Si un transporteur peut avoir des tarifs moins élevés qu'un autre, le temps de transit peut potentiellement être plus long qu'un concurent légèrement plus coûteux. Essayez de trouver le bon compromis pour votre client, entre des frais d'expédition moins élevés et une livraison dans les délais. 

Les réseaux postaux, tels que PostNL et Royal Mail, sont souvent plus lents que les réseaux Express des transporteurs commerciaux tels que DHL ou UPS. Il est toujours judicieux de proposer à vos clients des options de livraison flexibles sur votre page de paiement. Ainsi ils pourront choisir de recevoir leur commande plus rapidement, via une méthode express moyennant un coût supplémentaire, ou bien opter pour un envoi avec des délais de livraison standard. 

Vous trouverez ici la liste des conditions de livraison pour chaque transporteur disponible sur votre plateforme Sendcloud, afin que vous puissiez vérifier les délais de livraison individuels. Et n'oubliez pas d'utiliser le "Comparateur de prix" pour vous aider à choisir les meilleurs tarifs par méthode d'expédition. 

5ème Astuce : Savoir ce que vous pouvez expédier et ce qui n'est pas autorisé.

Chaque pays et chaque transporteur a des règles différentes sur les produits qui sont restreints ou interdits à l'expédition. Si vous n'êtes pas sûr, consultez toujours le site web du transporteur que vous avez choisi. En règle générale, notez que les produits ci-dessous ne sont pas autorisés à être expédiés :

• Aérosols
• Boissons alcoolisées 
• Fruits et légumes frais
• Carburant ou pétrole
• Vernis à ongles
• Parfums
• Poisons
• Briquets
• Extincteurs d'incendies
• Masques à gaz
• Billets de loterie
• Diamants bruts
• Piles endommagées 

1. Code tarifaire SH
   Lorsque vous créez vos envois internationaux, le numéro tarifaire aussi appelé code douanier ou code SH est indispensable. Composé de 6 chiffres, il est spécifique à chaque produit enregistré dans le système harmonisé (SH) et doit obligatoirement figurer sur la déclaration de douane (CN23)
   Vous pouvez trouver le code tarifaire correspondant à votre (vos) produit(s) sur le portail européen des douanes.
   
   Important : Merci de ne pas utiliser d'émoticônes dans la description de vos produits pour le formulaire CN23
   
2. Facture commerciale de vente
   

   Il s'agit de la preuve de vente qui documente l'accord entre vous et votre client. Mettez toujours deux exemplaires dans le porte-documents, et une copie à l'intérieur du paquet pour votre client.

   Important : les envois non commerciaux tels que les cadeaux et les échantillons doivent aussi être accompagnés de factures. Celles-ci sont exclusivement destinées à l’usage des services douaniers et doivent donc comprendre une valeur. Voici un modèle de facture pro forma que vous pouvez joindre à vos colis. Toute facture à 0 euro sera considérée comme non conforme par les services de douane et l’absence de facture peut mener à un retour à expéditeur du colis, malgré la présence d'un CN23. Plus d'informations sur les documents douaniers à retrouver ici.

3. Certificat d'origine (CO)
   Certains pays (la liste ici) et certains produits exigent un CO pour certifier le pays dans lequel le produit a été produit ou fabriqué. Vous pouvez demander un certificat de conformité sur le site web de la Chambre de commerce.
   De quoi devez-vous tenir compte lorsque vous remplissez ces documents ?
   - Décrivez chaque article séparément et aussi précisément que possible.
   - Remplissez toujours le formulaire en anglais ou, au minimum, dans la langue du pays de destination.
   - Saisissez le poids (en kilogrammes) et la valeur (en euros).
   - Indiquez également le poids total et la valeur totale du contenu.
   - Précisez chaque article avec un code de marchandises HS à 6 chiffres de l'Union douanière mondiale et indiquez le pays d'origine. Vous pouvez les consulter.
   - Apposez toujours votre signature sur le formulaire de douane. En l'absence de signature, cela peut entraîner des retards.
   - Veillez à toujours ajouter une valeur à l'article - même si vous envoyez des cadeaux ou des  échantillons de produits. Laisser la valeur des articles à 0 € entraînera des retards et, dans certains cas, des retours.
4. La déclaration de douane CN23
   Ce formulaire est requis pour tout envoi hors Union Européenne ou à destination des DOM-TOM. Ce document donne les informations nécessaires pour le dédouanement de vos colis (origine, nature et valeur) et représente aussi un justificatif fiscal d’exportation.
   Le CN23 doit impérativement être accompagné de trois exemplaires de votre facture de vente. Un exemplaire doit être placé à l’intérieur du colis et les deux autres exemplaires doivent être mis sur votre colis sous pochette plastique autocollante accompagnés de deux exemplaires du  CN23.
   
   Comment générer votre CN23
   
   Sur Sendcloud, cette déclaration est créée automatiquement lors de la création d’étiquette, si les informations ont bien été importées de votre boutique en ligne (plus d'informations ici). Vous pouvez également renseigner manuellement les champs spécifiés ci-dessous : 

Impression de votre CN23

Une fois votre étiquette créée, le formulaire CN23 sera imprimé automatiquement avec l'étiquette si l'option a bien été cochée dans vos paramètres d'impression.

N'oubliez pas de conserver une copie de tous les documents expédiés.

7ème Astuce : Assurez vos colis. 

Vous expédiez des produits de grande valeur ?
Vous souhaitez protéger vos envois contre les risques de perte ou de dommages pendant le transport ?
Les envois à l'international ont un risque plus important d'être perdus que les envois dans votre propre pays ou au sein de l'UE. Assurer vos colis pour plus de tranquillité d'esprit.

Si l'assurance standard incluse dans votre mode d'expédition ne suffit pas à couvrir le coût des produits, ou si aucune assurance n'est incluse, envisagez d'opter pour l'assurance Sendcloud.

Vous pouvez assurer votre colis contre les dommages et la perte par tranche de 100 euros de valeur de produit et ainsi bénéficier d'une compensation si votre envoi subit une dégradation ou se perd pendant son trajet. Pour ajouter l'assurance Sendcloud à votre envoi, il vous suffit d'entrer le montant d'assurance souhaité dans le détail de votre commande avant la création de l'étiquette.

8ème Astuce : Connaître les Incoterms 

Les incoterms sont des conditions de livraison internationales standardisées qui font office de contrat entre le vendeur et l'acheteur. Ils déterminent le contrat de transport, l'assurance et qui paie quels coûts liés à la livraison d'une expédition. Le type d'Incoterm que vous utilisez répond à des questions telles que "Quelle partie est responsable des frais d'expédition/assurance/importation" et "Qui est responsable du dédouanement ?

Pour les vendeurs de commerce électronique international, le DAP (Delivered At Place) est l'Incoterm le plus couramment utilisé. Cela signifie que le vendeur est responsable des frais d'expédition, de l'assurance et de la préparation des documents d'exportation, tandis que le destinataire paiera les droits d'importation éventuels. 

Pour plus d'informations sur les Incoterms 2020, lisez notre billet de blog ici.

Vous voilà fin prêt(e) à expédier vos colis vers l'international !

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

De bons envois!