Doel: Leer hoe je gepersonaliseerde, geautomatiseerde Tracking e-mails naar jouw klanten kunt sturen om hen te informeren over de bezorgstatus van hun pakketten.
De abonnementen van Sendcloud zijn bijgewerkt. Als de abonnementen in de banner hierboven niet overeenkomen met je huidige abonnement en je wilt meer weten, klik dan hier.
Wist je dat? Tracking e-mails een open rate hebben van 90-100% - deze cijfers laten zien dat het versturen van tracking e-mails een onmisbare kans is om jouw merk te promoten en promoties aan te bieden aan jouw online kopers.
Stap 1. Hoe zet je automatische Tracking e-mails aan?
Tracking e-mails moeten ingeschakeld zijn in, zowel de Tracking e-mail Instellingen, als bij de instellingen van jouw integratie in jouw Sendcloud account, voordat ze kunnen worden geactiveerd.
- Ga naar Instellingen > Tracking berichten zet de schakelaar "Tracking e-mails sturen naar klanten" op actief.
- Ga naar Instellingen > Integraties > selecteer jouw integratie en klik op Configureren > zorg ervoor dat het vinkje bij "De webshop, niet Sendcloud, heeft controle over het verzenden van Tracking meldingen" niet is aangevinkt.
Stap 2: Bepaal of je de inhoud van je orders en productafbeeldingen in je e-mails wilt laten zien
Je kunt zelf bepalen of je de inhoud van de order wilt laten zien in de tracking e-mails die naar je klanten worden gestuurd. Deze feature is standaard inactief. Om hem te activeren ga je naar Instellingen > Tracking berichten > E-mail > Schakel de optie Orderinhoud voor verzendsjablonen tonen in. Je ziet dan een plaatshouder in de e-mailontwerpen en als je op Voorbeeld klikt.
De inhoud van de order kan aan/uit worden geschakeld voor alle 5 verzendmails. Dit kan niet apart per land of per sjabloon. Dit betekent dat als je orderinhoud activeert, deze zichtbaar is voor alle verzendmails die je naar je klanten stuurt.
Als je orderinhoud activeert, zie je een lijst van items met productafbeeldingen (tenzij afbeeldingen niet worden ondersteund voor jouw integratie). De lijst met items van een order en de productafbeeldingen kunnen alleen samen worden geactiveerd of gedeactiveerd. Het is niet mogelijk ze afzonderlijk te activeren of te deactiveren.
Stap 3. Kies wanneer je een Tracking e-mail wilt sturen
Je kunt notificaties sturen die in vijf verschillende stadia van het bezorgtraject worden geactiveerd. De opties van notificaties verschillen per abonnement. Vanaf het small shop abonnement heb je al de keuze uit alle notificaties!
Ze zijn niet standaard ingeschakeld, dus je hebt volledige controle over welke soorten meldingen je klanten zullen ontvangen. Voor elk soort e-mail dat je wilt activeren, ga je naar het relevante tabblad in Instellingen > Tracking e-mails en zorg je dat de toggle op Actief staat.
- Ready for shipment: Deze notificatie wordt 10 minuten na het creëeren van het label in het Sendcloud panel uitgestuurd. Wij adviseren om deze optie uit te schakelen, indien de pakketten niet op dezelfde dag worden verzonden als wanneer de verzendetiketten zijn geprint.
- Out for delivery: Dit bericht wordt verstuurd als het pakket de eerste scan van de vervoerder ontvangt, en geeft de klant aan dat de bestelling onderweg is (meest gekozen optie).
- Delayed: Dit bericht wordt verstuurd als een pakket vertraagd is en niet op de eerder aangegeven tijd bezorgd zal worden. Dit bericht wordt momenteel ondersteund door alle vervoerders behalve Deutsche Post, DPD (inclusief Benelux, DE en AT), Lettre Suivie en SEUR. Voor deze vervoerders wordt geen e-mail gestuurd om de klant van vertraging op de hoogte te brengen.
- Ready for pick-up: Dit bericht wordt verstuurd als het pakket klaar is om opgehaald te worden op het servicepunt. Het is alleen van toepassing als de verzendmethode "Afleveren bij servicepunt" gekozen is.
- Delivered: Dit bericht wordt verstuurd wanneer het pakket met succes is afgeleverd.
Stap 4. Bewerk de opmaak van je Tracking e-mails
Nu je tracking e-mails ingeschakeld zijn, is het mogelijk om zowel het uiterlijk van de e-mail zelf aan te passen, als de inhoud die in het tekstgedeelte komt te staan.
Wat kun je aanpassen?
- Je merk
Als je in je Sendcloud account een merk aanmaakt, worden je shop logo en merkkleur op je tracking emails weergegeven. Als je meerdere merken en webshops hebt, kun je voor elk merk een uniek template ontwerpen.
Als je nog geen merk geïnstalleerd hebt, raden we je aan dit eerst te doen via Instellingen > Merken om het meeste uit je Tracking e-mails te halen. Klik hier om te zien hoe je je merk instelt. - Antwoord e-mail
Met deze optie kun je een e-mailadres toevoegen waarop de klant direct vanuit de Tracking e-mail kan antwoorden. - BCC e-mail
Wil je een kopie van de Tracking berichten in je eigen mailbox ontvangen? Voeg hier een e-mail adres in BCC (blinde kopie) toe. - Stuur je veel pakketten naar het buitenland?
Het is ook mogelijk sjablonen toe te voegen voor landen waarheen je regelmatig verzendt, en de berichten dienovereenkomstig aan te passen. Door te klikken op "+ Voeg land toe" kun je landen uit de getoonde lijst kiezen. Als je een ander land toevoegt, zal de standaardtaal Engels zijn.
Standaard hebben we Tracking e-mails al beschikbaar gemaakt in het Engels, Nederlands, Duits & Frans. Je kunt de tekst bewerken die op de e-mail wordt getoond, zoals in Stap 4.
Stap 5: Personaliseer de inhoud van je e-mails
We hebben wat algemene tekst voor je Tracking e-mails voorzien, maar je kunt de inhoud van je e-mails bewerken zoals je zelf wilt. Je kunt Dynamische tags gebruiken om automatisch gepersonaliseerde informatie per e-mail te sturen, zoals het tracking nummer en de naam van de klant.
De volgende tags zijn beschikbaar voor je Tracking e-mails:
{{tracktrace}} - Toont de gegenereerde tracking link.
{{name}} - Toont de naam van de ontvanger.
{{email}} - Toont het e-mailadres van de ontvanger.
{{companyname}} - Toont je bedrijfsnaam.
{{ordernumber}} - Toont het bestelnummer van de zending.
{{carrier}} - Toont de naam van de vervoerder die bij de verzendmethode hoort.
{{parcelstatus}} - Toont de status van het pakket.
{{parcelshop}} - Locatie waar het pakket kan worden opgehaald/afgeleverd {{returnLabelType}} - Toont het soort retouretiket, bijvoorbeeld QR code
Goed om te weten
Voor je deze berichten echt naar je klanten stuurt, is het altijd nuttig om ze eerst te bekijken. Klik op het oog icoon om een voorbeeld van je mail te bekijken en een testmail naar je e-mailadres te sturen of om te zien hoe de mail er op een mobiel toestel uit zal zien.
Stap 6. Stel Tracking berichten in voor retourzendingen (optioneel)
Deze berichten worden verstuurd als een retour is aangemeld, zolang er een merk aan gekoppeld is. Je kunt hiervoor een handmatig retour aanmaken via het retourformulier of een retour aanmaken via het retourportaal. De e-mails kun je op dezelfde manier inschakelen als in Stap 1, door de status op Actief te zetten voor de soorten e-mail die je voor je retourzendingen wilt sturen.
- Label aangemaakt: Dit bericht wordt verstuurd als het label in het Sendcloud paneel is aangemaakt.
- Ingeleverd bij drop-off: Geeft aan dat het pakket is teruggebracht naar het gekozen servicepunt.
- Retour ontvangen: Er wordt een e-mail naar je klant gestuurd wanneer het pakket in goede orde op het retouradres is ontvangen.
Stap 7: Follow up e-mails (Trustpilot, Google Review, REVIEWS.io).
De Follow Up template is beschikbaar voor gebruikers met een Premium abonnement.
Sendcloud biedt de mogelijkheid om een Follow up e-mail, 7 dagen na de Geleverd mail, naar je klanten te sturen. Je kunt deze template gebruiken om naar reviews te vragen, advies of hulpmiddelen over het product te delen, kortingscodes aan te bieden enz.
Hoe stel je Follow up e-mails in?
Net als het instellen van je Verzend- en Retourmails kun je ook je Follow up mails instellen via Instellingen > Tracking > Tracking berichten.
- Selecteer Follow up
- Vul het Onderwerp van je e-mail, de tekst van de knop, en de link van de knop in
- Vervolgens kun je de body van de tekst toevoegen en/of bewerken, de stijl van de tekst veranderen, en dynamische tags toevoegen zoals {{companyname}}.
- Zorg ervoor dat je de toggle op Actief zet om de Follow up e-mail in te schakelen.
Je Follow up e-mail wordt nu, 7 dagen nadat de Geleverd e-mail wordt getriggerd, naar je klanten gestuurd.
Problemen oplossen
Heb jij of hebben je klanten problemen met het ontvangen van Tracking e-mails? Hier zijn enkele dingen die je kunt controleren om zeker te zijn dat alles goed verloopt.
- Controleer of er meldingen verstuurd worden - klik op het tabblad Verzonden en klik vervolgens op het oog icoon van een zending om de Label details te bekijken. Kijk vervolgens onder de rubriek Notificatie geschiedenis om te zien welke e-mails de ontvanger van dit specifieke etiket ontvangen heeft.
- Controleer of Tracking e-mails ingeschakeld zijn in de volgende drie secties in het Sendcloud panel: linksboven in het kopje Tracking e-mails (stuur Tracking mails), vink deze aan bij de instellingen van je Integratie en activeer voor elk afzonderlijke template dat je wilt instellen.
- Heb je de Tracking pagina ingeschakeld? Maar verschijnt deze niet als je op de link klikt? Ga dan naar Instellingen > Tracking Pagina en deactiveer en publiceer je pagina dan opnieuw. Let wel dat je deze actie moet uitvoeren voor elk merk waarvoor je de Tracking pagina hebt ingeschakeld.