Objectif : Cet article explique comment naviguer et gérer la section Facturation de votre compte Sendcloud. Vous découvrirez comment accéder à vos factures, notes de crédit et à l'historique de vos paiements, ainsi que la manière dont les notes de crédit sont automatiquement déduites des factures futures.
Factures
Dans l’onglet Facturation, vous trouverez un aperçu de toutes vos factures et notes de crédit. La section factures précise le type de facture ainsi que son numéro. À côté, vous pouvez voir le statut, la date et le montant total.
Que signifie chaque statut de facture ?
Il existe plusieurs statuts de facture pour fournir une vue d’ensemble claire.
| Statut | Description |
| À générer | Facture à venir. Affiche les coûts prévisionnels depuis la dernière facture transactionnelle. |
| Ouverte | Une nouvelle facture a été créée et la période de paiement commence. La facture est en attente de paiement. |
| Bientôt dû | La facture est due dans les 3 jours et en attente de paiement. Ce statut suit Ouverte. |
| Échu | La facture est en retard. Ce statut suit Bientôt dû. Vous recevrez des rappels pendant 14 jours. |
| En retard | La facture n'a pas été payée. Ce statut suit Échu. Remarque : Si vous avez une facture avec le statut En retard, l'accès à votre compte sera temporairement restreint. Dès que la facture est réglée, votre compte est réactivé automatiquement. |
| Payée | La facture a été réglée avec succès. |
Coûts cumulés
Votre compte dispose d’une limite des frais d'expédition par défaut. Une fois cette limite atteinte, vous recevrez une facture. Pour continuer à expédier, vous devez d’abord régler la facture. Une fois le paiement traité, vous pourrez à nouveau créer des étiquettes.
Consulter votre limite d’expédition
Pour consulter votre limite, suivez les étapes ci-dessous :
- Ouvrez votre panneau Sendcloud
- Accédez à Mon Compte
- Cliquez sur Facturation
En haut à droite, vous verrez un encadré blanc intitulé Coûts cumulés. Le montant affiché en dessous représente vos frais d’expédition actuels. Par exemple, si vous voyez €6,12/€250 de limite, cela signifie que vous avez utilisé €6,12 sur votre limite de €250.
Si vous dépassez votre limite, le montant apparaîtra en rouge. Comme mentionné précédemment, vous devrez payer la facture pour pouvoir continuer à expédier.
Si vous payez par prélèvement SEPA
Si vous atteignez votre plafond de frais de livraison, le montant ne sera pas prélevé par SEPA. Vous pouvez régler ces frais supplémentaires grâce au bouton de paiement de votre compte. Vos factures habituelles continueront d’être prélevées comme d’ordinaire.
Si vous avez un abonnement par carte bancaire
Vos factures habituelles ainsi que les montants liés au plafond de frais de livraison seront débités automatiquement de votre carte dès que vous atteignez le plafond.
Générer la facture maintenant
Vous pouvez choisir de générer une facture instantanément à tout moment. Cela vous permet de garder le contrôle et d’éviter d’atteindre votre limite de crédit.
La facture générée inclut tous les coûts transactionnels au moment de la création de l’étiquette, tels que les frais d’expédition et les suppléments carburant. Veuillez noter qu’elle n’inclut pas les éventuels frais supplémentaires qui peuvent être appliqués ultérieurement dans le processus d’expédition.
Comment générer une facture :
- Allez dans Compte > Facturation
- La facture en haut de la liste aura le statut À générer. Cliquez sur le bouton Générer la facture pour la recevoir.
- Actualisez la page pour faire apparaître le bouton Payer
- Vous pouvez maintenant payer la facture en cliquant sur le bouton Payer.
Notes de crédit
Si vous recevez une note de crédit de Sendcloud, elle sera automatiquement appliquée à votre prochaine facture. Cela signifie que le montant sera déduit du total dû, réduisant ainsi ce que vous avez à payer. Aucune action manuelle n’est requise.
Si le montant de la facture est supérieur à celui de la note de crédit disponible, le solde restant s'affichera sous Montant ouvert. Si la note dépasse le montant d’une seule facture, le solde restant sera appliqué aux factures suivantes.
Fonctionnement
- Compensation automatique : Toutes les notes de crédit en attente sont automatiquement appliquées à la prochaine facture générée.
- Notes dans la facture : Dans la colonne Note, vous verrez si une note de crédit a été appliquée.
-
Historique des paiements : En ouvrant une facture, vous pouvez voir un historique détaillé avec :
- Les notes de crédit utilisées
- Le mode de paiement (virement, crédit, etc.)
Que signifie chaque statut de note de crédit ?
Ouverte : Une nouvelle note a été générée mais non encore déduite d’une facture ou remboursée.
Créditée : La note a été déduite et appliquée à une facture. Les détails sont visibles dans la section "notes" de la facture.
Comment payer vos factures
Deux options simples sont disponibles :
- Configurer un prélèvement automatique – La méthode la plus simple pour garantir que vos paiements soient toujours effectués à temps. Une fois configuré, tout se fait automatiquement. Plus d'infos ici.
- Payer manuellement – Connectez-vous à tout moment pour consulter et payer vos factures en cliquant sur le bouton Payer.
Détails des factures et des notes de crédit
Les factures et notes de crédit offrent une vue complète des coûts et ajustements liés à vos expéditions, abonnements et activité de compte. Chaque ligne comprend les frais d'expédition, abonnements, suppléments, TVA, et crédits appliqués.
Quelles informations figurent sur ma facture ?
- Détails de la facture : Date d’émission, période concernée, société destinataire.
- Coûts d’abonnement : Montant de votre plan et options payantes.
- Frais d’expédition : Détail des envois par transporteur.
- Suppléments : Frais supplémentaires des transporteurs par type. Voir ici.
- Résumé TVA : Taux appliqué et montant total pour vos déclarations fiscales.
Différence entre facture PDF et CSV
Vos factures et notes de crédit sont disponibles en deux formats : PDF et CSV. Les deux contiennent les mêmes informations, mais chacun a un objectif différent.
- PDF : Format clair et synthétique, idéal comme document officiel. Ne contient pas le détail des expéditions.
-
CSV : Format tableau détaillé, utile pour l’analyse et la comptabilité. Contient toutes les expéditions et frais.
💡Astuce : Pour voir le coût exact par expédition, y compris les éventuels suppléments, téléchargez la facture au format CSV. Elle fournit une ventilation détaillée par expédition à l’aide du numéro de suivi. Pour une explication complète de la manière dont les frais d’expédition et les suppléments sont calculés, consultez Facturation des expéditions.
Pour savoir comment télécharger et lire vos factures, consultez l’article : Comment télécharger et lire vos factures Sendcloud.