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Cómo descargar y leer las facturas de Sendcloud

Raquel
  • Actualización
🤖Traducción asistida por IA

Objetivo: En este artículo te explicamos cómo leer y cómo descargar las facturas que recibes de Sendcloud.

Para una explicación más exhaustiva sobre los diferentes costes que te cobra Sendcloud, lee nuestro artículo sobre Facturación de los envíos

Cómo descargar tus facturas

Si quieres tener más información sobre tus facturas, accede a tu cuenta de Sendcloud en Cuenta > Facturación > Facturas. Busca la factura que quieras y haz clic en el icono de descarga junto a ella. Esto abre un menú donde puedes descargar la factura en formato:

¿No sabes qué formato elegir? Para un total rápido, descarga Factura (PDF). Para cuadrar los costes por envío, descarga Elementos de la factura (XLSX), que se abre ya lista para consultar, sin pasos adicionales.

💡 Ahora mismo puede que veas dos versiones de la factura en PDF: Detalles de la factura (PDF) es el modelo antiguo, y Factura (PDF) es el modelo nuevo. Esto es temporal. Más adelante solo habrá una opción de PDF.

Cómo leer tu factura en formato PDF

Esta sección describe el nuevo formato Factura (PDF). Si estás consultando Detalles de la factura (PDF), tu factura enumera cada envío de forma individual, sin la agrupación por transportista y tipo de cargo que se describe a continuación.

1. Información sobre la empresa y datos de referencia de la factura

Detalles de la empresa

  • Nombre de la empresa y dirección: Son los datos que has introducido en Configuración > Direcciones > Dirección de facturación.
  • Número de cliente: Este número único nos permite identificarte.
  • NIF del cliente: Este es el número de NIF-IVA de tu empresa. Puedes introducirlo en Configuración > Direcciones > Dirección de facturación.

Datos de referencia de la factura

  • Fecha de la factura: La fecha en que se ha emitido la factura.
  • Número de la factura: Número de registro único y secuencial asignado a cada factura que emite Sendcloud.
  • Período de facturación: El período que cubre la factura.

2. Servicios adquiridos, agrupados por transportista

Tu factura en PDF agrupa todos los cargos primero por transportista y, dentro de cada transportista, por tipo de cargo. Así puedes ver de un vistazo qué se te ha cobrado por cada transportista con el que has enviado:

  • Envíos: Etiquetas creadas y etiquetas canceladas, con un subtotal de envíos para ese transportista.
  • Recargos: Costes adicionales que los transportistas pueden aplicar a un envío (por ejemplo recargos por dimensiones, combustible o zonas remotas) y cualquier reembolso de recargos, con un subtotal de recargos para ese transportista. Más detalles aquí: ¿Por qué mi paquete ha recibido un recargo?
  • Servicios y créditos adicionales: Reembolsos, reclamaciones, gestos comerciales (coulance), seguro y SMS de seguimiento vinculados a ese transportista, con un subtotal.
  • Cada sección de transportista termina con un total del transportista (subtotales de envíos + recargos + servicios y créditos adicionales).

Suscripciones y cuotas de etiqueta

  • Subscripción: Cuota fija (mensual o anual) que pagas solo si tienes uno de nuestros planes de pago.
  • Tasa etiqueta (tasa de procesamiento de etiquetas): Este no es el coste de envío, sino el cargo por la creación de la etiqueta a través de nuestro software. Las tarifas de etiquetas se facturan siempre de forma mensual, incluso si tienes una suscripción anual. Esto aplica a los planes Lite, Growth y Premium.

Al final de la factura verás el Importe total sujeto a IVA (sin IVA), el importe de IVA por tipo, un posible Importe no sujeto a IVA, y el Importe total a pagar.

3. Datos de contacto de Sendcloud

Al final de la factura encontrarás los datos de Sendcloud, incluidos los datos financieros y cómo ponerte en contacto con nosotros.

Cómo leer tu factura en formato Excel (XLSX)

Si quieres ver en detalle los distintos elementos de tu factura, te recomendamos que descargues Elementos de la factura (XLSX). Al abrir el archivo, ya está organizado en columnas, listo para consultar.

💡Consejo: Si deseas comprobar el coste exacto de un envío específico, utiliza la columna Referencia para buscar por número de seguimiento. Esto te ayuda a identificar cargos a nivel de envío, como costes de envío, recargos, seguros y reembolsos.

Ordena y filtra tu archivo Excel

Puedes añadir filtros para ordenar la información fácilmente. Selecciona la primera fila y haz clic en Filtro. Haz clic en la flecha para ver el menú desplegable con todos los filtros disponibles para cada columna. Selecciona los valores que quieras ver y haz clic en Aceptar para confirmar.

Lee tu archivo Excel

Tu archivo Elementos de la factura (XLSX) tiene las siguientes columnas:

  • Descripción: nombre del ítem de la factura: suscripción; método de envío (etiqueta creada); recargo; seguro adquirido; crédito reembolsado por etiquetas canceladas; etc.
  • Fecha.
  • Referencia: número de seguimiento del envío.
  • Cantidad (importe): precio.
  • Tipo: recargo, envío, seguro...
  • Referencia del pedido: número del pedido para el que has creado la etiqueta.
  • Información de la empresa: dirección del remitente del comerciante, que incluye varias columnas DESDE: Desde dirección, Desde número de casa, Desde ciudad, Desde código postal, Desde país.
  • Información del cliente (destinatario): dirección de entrega del destinatario, que incluye varias columnas A: A dirección, A número de casa, A ciudad, A código postal, A país.

Cómo leer tu factura en formato CSV

¿Prefieres el CSV? Descarga Elementos de la factura (CSV). Contiene los mismos datos que el archivo Excel (XLSX) anterior, en las mismas columnas. La única diferencia es que un archivo CSV no se abre ya organizado en columnas, así que en Excel tendrás que hacer un paso adicional.

Organiza tu archivo CSV de forma clara

Microsoft Excel

Cuando descargues el archivo (delimitado por comas) y lo abras por primera vez con Excel, es posible que el contenido no esté organizado por columnas. Para organizar el contenido de forma clara y visual, sigue estos pasos:

  1. Una vez descargado el archivo CSV, ábrelo en tu ordenador
  2. Selecciona la primera columna
  3. Haz clic en Datos y luego en Texto en columnas
  4. Cuando se abra el Asistente para convertir texto en columnas, selecciona Delimitado y haz clic en Siguiente
  5. En Delimitadores, desmarca la pestaña y selecciona Coma, y haz clic en Siguiente
  6. Haz clic en Finalizar para guardar las preferencias

También puedes añadir filtros para ordenar la información fácilmente. Para ello, selecciona la primera fila y haz clic en Filtro. Haz clic en la flecha para ver el menú desplegable con todos los filtros de búsqueda disponibles para cada columna. Selecciona los valores que quieras ver y haz clic en Aceptar para confirmar.

Numbers en Mac

Si utilizas Numbers, cuando descargues el archivo CSV y lo abras, ya estará organizado en columnas.

Todos los elementos estarán mezclados. Para que sea más claro, puedes ordenar por tipo o por referencia (número de seguimiento). Para ello, haz clic en el nombre de la columna que quieras ordenar > haz clic en la flecha para mostrar el menú > haz clic en "Ascendente" o "Descendente".

Lee tu archivo CSV

Tu archivo CSV tiene las mismas columnas que el archivo Excel (XLSX): Descripción, Fecha, Referencia, Cantidad (importe), Tipo, Referencia del pedido, la dirección del remitente (Desde dirección, Desde número de casa, Desde ciudad, Desde código postal, Desde país), y la dirección de entrega del destinatario (A dirección, A número de casa, A ciudad, A código postal, A país).

Cómo identificar los reembolsos en las facturas de Sendcloud

Si cancelas una etiqueta en un plazo de 42 días, puedes recibir un reembolso de Sendcloud. En tu archivo de elementos de la factura, la descripción es "crédito solicitado para el envío"; junto a ella, verás el número de seguimiento (referencia) del envío al que se refiere. En tu factura en PDF, los reembolsos aparecen como una línea Reembolso (Refund) dentro de Servicios y créditos adicionales de ese transportista.

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