Hoe kan je internationaal verzenden met Sendcloud

Doel: leren hoe je Sendcloud kunt gebruiken om probleemloos te verzenden naar internationale klanten. 

Voor meer tips en trucs over internationaal verzenden, bekijk onze blog: 10 tips voor probleemloos wereldwijd verzenden in 2023.

Vul je bedrijfsgegevens en vereiste identificatienummers in

EORI- en BTW-nummers zijn verplicht op commerciële facturen. Een commerciële factuur is nodig wanneer je buiten de EU verzendt met een commerciële vervoerder. Zorg ervoor dat je bedrijfsgegevens compleet zijn in je Sendcloud account. Indien dit niet het geval is kan de douane je zendingen weigeren en terug laten sturen naar het afzendadres.

Hiervoor ga je naar Instellingen > Adressen > Afzendadres > Klik op het pen-icoontje achter het afzendadres in kwestie, om je BTW- en EORI-nummers te bewerken en/of toe te voegen. Als je vanuit de EU naar het VK verzendt, moet je ook GB EORI- en BTW-nummers toevoegen. Lees meer over BTW- en EORI-nummers in dit artikel.

Zorg ervoor dat je geen verboden artikelen probeert te verzenden

Regels kunnen per land en vervoerder verschillend zijn. Als je niet zeker bent, raden we je altijd aan om de officiële website te bezoeken van de vervoerder die je gaat gebruiken; zelfs als je de labels aanmaakt vanuit je Sendcloud panel. Kijk hier op onze blog voor meer informatie over goederen die over het algemeen niet zijn toegestaan.

Incoterms

For more information on Incoterms, read our guide here.

Kies je verzendmethode

Als je flexibele leveringsopties wilt aanbieden in je check-out, zodat je klanten zelf een vervoerder of verzendmethode kunnen kiezen (of bijvoorbeeld: express of standaard), kun je verschillende vervoerders activeren in je Sendcloud account. Klik hier voor meer informatie over het inschakelen van vervoerders. 

Als je verzendt met Sendcloud tarieven, raden we je aan het artikel met de verzendvoorwaarden van de vervoerder te lezen en de maximale afmetingen te controleren. Zo weet je zeker dat je een verzendmethode en vervoerder kiest, die passen bij de eigenschappen van je zending. Kijk voor meer informatie op onze Vervoerders pagina.

Houd er rekening mee dat sommige vervoerders ook met het volumegewicht rekenen. Dit is het "volume" dat een zending inneemt tijdens het vervoer. Lees dit artikel om het volumegewicht van je zendingen te berekenen en extra kosten te vermijden.

Hoe kan ik tarieven vergelijken?

Om de verschillende beschikbare vervoerders per bestemming en hun prijzen te vergelijken, kun je onze prijslijst gebruiken. Je vindt deze onder Verzenden > Verzendkosten. Je kunt deze lijst ook gebruiken om de prijzen van retourmethoden te bekijken. Naast prijzen vind je de belangrijkste kenmerken van elke verzendmethode, zoals doorlooptijden, first mile and last mile opties, etc. Voor meer informatie, lees on artikel over Hoe verzend- en retourtarieven bekijken in het panel.

Verzeker je pakketten 

Als je je zendingen wilt beschermen tegen schade of verlies tijdens het transport, overweeg dan om onze Sendcloud verzekering toe te voegen aan je zendingen.

Om je zending te verzekeren, ga je naar het tabblad Inkomende orders in je Sendcloud panel en klik je op het pen-icoontje om de details te bewerken. Onderaan de pagina kun je bij het veld 'Totaal aangevraagde verzekering' het gewenste bedrag invullen. Hier kun je ook controleren of de verzendmethode die je wilt gebruiken ook al een standaard verzekerd is door de vervoerder (los van de Sendcloud verzekering).

Let op: het minimum verzekerde bedrag is €100. Je kunt de indicatieve verzekeringsprijs zien in de samenvatting van de verzendkosten, voordat je het label aanmaakt. 

Kijk hier voor meer gedetailleerde informatie over de Sendcloud Shipping Protection.

Gebruik het juiste afleveradres

Sendcloud importeert het afleveradres dat je klant invult bij de check-out van je webshop. Als het opgegeven adres niet voldoet aan de eisen van de vervoerder, verschijnt er een foutmelding bij de order.

Om een adres te corrigeren ga je naar het tabblad Inkomende orders en klik je op het pen-icoontje om de bestelling te bewerken. Als je klaar bent, vergeet dan niet te klikken op 'Creëer het label'.

Beschrijf je artikelen

Als je internationaal verzendt, is het belangrijk om de gegevens van de verschillende producten in te vullen. Ga hiervoor naar de sectie Items van een inkomende bestelling of naar het handmatig verzendformulier in uw Sendcloud account en vul de vereiste velden in:

• Item omschrijving
• Land van oorsprong
• Itemwaarde, item gewicht en aantal items 
• HS Code
• SKU (optioneel)

Om een nieuw item toe te voegen, klik je op de + item toevoegen knop en voer je de gegevens in. 

Om een item te verwijderen klik je op het prullenbak icoon en bevestig je door op Verwijder item te klikken. Als je alle items wilt verwijderen, klik je op de rode knop Alles verwijderen.

Waar kun je de HS-code van een product vinden?

De Harmonized System (HS) Code is een numerieke code die wereldwijd door douanebeambten wordt gebruikt om producten te classificeren. Je kunt de HS-code van een product meestal opvragen bij de fabrikant van het product.

Als alternatief kun je alle goederencodes vinden op het Europees Douane Portaal. Zoek naar het product door trefwoorden in te voeren die het product beschrijven.

Het verzendlabel correct op de doos aanbrengen

De met Sendcloud afgedrukte labels voldoen aan de normen van de verschillende vervoerders en zijn klaar om te worden aangebracht. Lees hier meer over hoe je verzendlabels kunt afdrukken.

Zorg ervoor dat je het label correct op je zending aanbrengt om vertragingen, problemen en verlies te voorkomen. Enkele algemene tips zijn:

• Plaats het etiket aan de buitenkant van de doos, indien mogelijk aan de breedste kant 
• Zorg ervoor dat het label volledig zichtbaar is; er mogen geen extra of oude labels zijn en niets mag het bedekken.
• Het plakband mag geen belangrijke informatie op het etiket bedekken; ook niet de barcode
• Gebruik een doorzichtige, speciaal ontworpen verzendenvelop om je douanedocumenten en facturen aan dezelfde kant te bevestigen als waar je het verzendlabel hebt geplaatst.

Douanedocumenten toevoegen

Elke zending die een bestemming buiten de EU heeft, moet vergezeld worden door douanedocumenten. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot: 

• Douaneverklaringen (postbezorgers): CN22 of CN23
• Commerciële factuur (commerciële vervoerders)
• Certificaat van oorsprong 

Zorg dat je bij het aanmaken van je label alle verplichte velden (HS-code, land van oorsprong, beschrijving van de artikelen, etc.) hebt ingevuld. Ga dan naar het tabblad Gecreëerde labels, open de labeldetails en download je douaneformulier.

Je kunt dit ook automatiseren door de optie "Douanedocumenten afdrukken met labels" in te schakelen . Dit kun je doen via Verzenden > Afdrukopties > Douanedocumenten. Je kunt ook het aantal exemplaren selecteren dat je wilt afdrukken. Vergeet niet om na het invoeren van je wijzigingen te klikken op 'Update Instellingen'.

Houd er rekening mee dat sommige vervoerders Paperless Trade gebruiken. In dit geval wordt er geen document afgedrukt, omdat het automatisch, digitaal wordt verzonden naar de vervoerder.

Lees ons artikel Automatisch douanedocumenten genereren in Sendcloud voor meer informatie over de verschillende documenten en vereisten. Je vindt hier ook instructies over hoe je deze documenten kunt downloaden of afdrukken met Sendcloud.

Gerelateerde artikelen:

→ Automatisch douanedocumenten genereren

→ Internationale verzending: BTW- en EORI-nummers

→ Hoe creëer je een internationale (buiten de EU) retourzending met Sendcloud?