7 Tips die je moét lezen voordat je internationaal gaat verzenden
Tip 1: verpakkings- en opvulmateriaal
- Zorg ervoor dat de verzenddoos stevig is
- Vul het pakket met opvulmateriaal, zoals bubbelplastic of piepschuim
- Bedek de hoeken van de doos met tape (verpakking moet tegen een val van 1.5 meter kunnen)
- Gebruik geen kranten als opvulmateriaal in verband met censuur regels in het buitenland
Tip 2: adressering per land
De adressering is in elk land anders. Sommige landen hebben geen huisnummer, postcode of straatnaam en dat kan verwarrend zijn.
In de VS, Canada en Australië staat er bijvoorbeeld achter de plaatsnaam een afkorting van de staatnaam met een areacode.
Mocht je twijfelen over het adres, is het altijd goed om dit nog een keer te verifiëren met de ontvanger. Indien je hulp nodig hebt bij het invullen van de gegevens, kun je contact opnemen met onze medewerkers via de ondersteuning knop (rechtsboven) in je account.
Tip 3: levertijd (express of regulier)
Bekijk goed wat de gemiddelde levertijd is voor een zending en communiceer dit duidelijk naar je klant. Reguliere poststukken naar Brazilië kunnen bijvoorbeeld al snel meer dan een maand onderweg zijn.
Postnetwerken zoals van PostNL zijn vaak trager dan Express netwerken van DHL of UPS. Bied je klant daarom de keus tussen een Express zending (eventueel tegen extra kosten) of een normale zending.
Voor meer informatie over transittijden raden we aan om dit na te kijken op de website van de vervoerder.
Tip 4: weet wat wel en niet is toegestaan om te verzenden
Elk land en elke vervoerder hanteert verschillende regels over wat er wel en niet verzonden mag worden. Kijk daarom altijd op de website van de vervoerder voor de meest recente informatie.
UPS heeft een handige tool ontwikkeld waarin je per land de specifieke voorwaarden kunt zien. Vaak zijn onderstaande items niet toegestaan om te verzenden:
- Spuitbussen
- Alcoholhoudende dranken
- Vers fruit en verse groenten
- Benzine of olie
- Nagellak
- Parfum
- Vergif
- Aanstekers
- Brandblussers
- Gasmaskers
- Loterijtickets
- Ruwe diamanten
- Beschadigde accu's
Tip 5: wel of niet verzekeren
Verzend je goederen van hoge waarde? Dan is het verstandig om verzekerd verzenden te overwegen. Buitenlandse zendingen raken namelijk relatief vaker kwijt dan zendingen binnen Nederland.
Verzend je vaak internationaal, dan kun je een transportverzekering afsluiten per pakket. De tarieven hiervoor verschillen per vervoerder. Sommige verzendmethodes zijn standaard verzekerd. Controleer vooraf de verzendvoorwaarden om te zien of jouw zending standaard verzekerd is of controleer bij het aanmaken van je label of er automatisch een bedrag is ingevuld in het 'Totale verzekering aanpassen' veld.
Bijvoorbeeld: bij een DPD Home zending staat hier automatisch €520 ingevuld, omdat deze verzendmethode standaard tot €520 is verzekerd.
Bedrijven die producten buiten de EU verkopen, moeten een EORI-nummer hebben. Het EORI-nummer is een EU-registratie- en identificatienummer dat wordt toegekend door de lidstaat van het land waar je bedrijf is gevestigd. Het bestaat uit een landcode en een uniek nummer dat is geregistreerd in de EORI-databank voor alle douaneautoriteiten bij de uitwisseling van douane-informatie. In Nederland is het EORI-nummer bijvoorbeeld de landcode NL, gevolgd door het BTW-nummer. Meer over EORI-nummers vind je hier.
In Sendcloud dien je het EORI-nummer in te vullen bij instellingen > adressen > afzendadres:
Tip 7: douane documenten invullen
Het is belangrijk om rekening te houden met de douaneregels van het land waar je naartoe verzendt. Alle internationale zendingen buiten de EU vereisen afhandeling door de douane. Hiervoor dien je voldoende papierwerk bij te voegen aan het pakket.
Commercial Invoice
De Commercial Invoice moet toegevoegd worden aan iedere zending die je met Sendcloud buiten de EU verstuurt. Dit is een bindend douanedocument waarin afspraken staan zoals wie de douanekosten betaalt.
Normaal gezien dien je drie exemplaren van de Commercial Invoice bij te voegen; één voor het land waar je vanuit exporteert, één voor het land waarnaar je verzendt en één voor de ontvanger.
Twee van deze documenten dien je in een zogenaamde ‘paklijsten envelop’ toe te voegen aan de buitenkant van het pakket en één Commercial Invoice in het pakket.
Waar dien je rekening mee te houden tijdens het invullen van deze documenten?
- Beschrijf elk artikel apart
- Vermeld het aantal, gewicht (in kilogram) en de waarde (in €)
- Vermeld ook het totaalgewicht en totale waarde van de inhoud
- Specificeer elk artikel met minimaal een 8-cijferige HS-goederencode van de Wereld Douane Unie en vermeld het land van oorsprong/productie
- Zet altijd je handtekening op het douaneformulier. Het ontbreken van de handtekening kan leiden tot vertraging.
Douaneverklaring CN22
Voor het versturen van alle goederen tot 2 kg met een waarde tot 425 euro gebruik je de douanesticker CN22. Deze douanesticker kun je aan de buitenkant van het pakket plakken.
Belangrijk om te weten
Ook al heb je de Commercial Invoice en/of het CN22 label nog zo goed ingevuld, de douane kan alsnog fouten maken. Het komt weleens voor dat er te hoge douanekosten worden gerekend of dat het pakket alsnog vertraging oploopt door de douane; ook als je formulieren correct zijn ingevuld.
Wees hierop voorbereid en zorg dat je altijd een kopie van de Commercial Invoice/CN22 label hebt om dit na te kijken.
V: Wat als ik één order wil verdelen over meerdere dozen?
- Het is niet mogelijk om een multicollo aan te maken voor een order die douane documenten vereist. Het is in theorie wel mogelijk om in één keer meerdere labels aan te maken voor één order. Belangrijk om te weten is dat iedere doos voorzien moet zijn van de nodige douane documenten. Ook wanneer dit gaat om één en dezelfde order. In veel gevallen zullen de douane medewerkers naar de totale waarde op de commercial invoice kijken en hier direct de importkosten op baseren. Dit betekent dat ze niet nakijken of de producten op de commercial invoice ook daadewerklijk in de doos zitten. Om deze reden raden we altijd aan om je labels per doos aan te maken. Zo weet je zeker dat de items die je invult overeenkomen met de betreffende doos. Wanneer je in één keer bijvoorbeeld drie labels aanmaakt, hebben alle drie de labels exact dezelfde informatie en producten op de douane documenten staan. De totale orderwaarde lijkt dan de waarde per doos te zijn en de kans bestaat dat de douane de volledige orderwaarde per doos rekent. Om dit te voorkomen raden we aan om eerst één label aan te maken voor één doos. Zorg dat je hier alleen de items en waarde voor deze specifieke doos invult. Nadat je dit hebt gedaan, kun je bij gecreëerde labels de zending dupliceren via het oogje achter zending > acties > dupliceer zending. Vervolgens pas je de informatie aan op je tweede doos enz.
Gerelateerde artikelen:
→ Automatisch douanedocumenten genereren