Doel: In dit artikel leggen we uit hoe je kunt navigeren binnen de sectie Facturatie in je Sendcloud account. Je leert waar je je facturen, creditnota's en betalingsgeschiedenis kunt vinden, en hoe creditnota's automatisch worden verrekend met toekomstige facturen.
Beheer je financiële overzicht
In je Sendcloud panel ga je naar Account > Facturatie om al je facturatie-informatie op één centrale plek te beheren: snel, duidelijk en transparant. Hier heb je eenvoudig toegang tot je facturen, creditnota’s en gedetailleerde betalingsgeschiedenis.
Facturen
In het tabblad Facturatie vind je een overzicht van al je facturen en creditnota’s. Bij elke factuur wordt het type, factuurnummer, status, datum en totaalbedrag weergegeven.
Wat betekent elke factuurstatus?
Om je factuurbeheer overzichtelijk te houden, zijn er verschillende factuurstatussen. In onderstaande tabel vind je per status een uitleg.
| Status | Beschrijving |
| Te genereren | Dit is je aankomende factuur. Het overzicht toont de verwachte kosten die gegenereerd zijn sinds de laatste transactionele factuur. |
| Openstaand | De nieuwe factuur is aangemaakt en de betalingstermijn start. De factuur wacht op betaling. |
| Vervalt bijna | De betaling is binnen 3 dagen verschuldigd en wacht op betaling. De status wordt zichtbaar na de status "Openstaand". |
| Vervallen | De factuur is vervallen. De status volgt na "vervalt bijna". Je ontvangt gedurende 14 dagen herinneringen. |
| Achterstallig | De factuur is nog niet betaald. Belangrijk: Als je een factuur met de status "achterstallig" hebt, dan wordt je account tijdelijk beperkt. Zodra de betaling van de factuur is ontvangen, wordt je account automatisch vrijgegeven. |
| Betaald | De factuur is succesvol betaald. |
Credit limiet
Je account heeft een standaard credit limiet. Zodra je dit limiet bereikt, ontvang je een factuur. Om verder te kunnen verzenden, moet je eerst de factuur betalen. Nadat de betaling is verwerkt, kun je weer labels aanmaken.
Zo vind je je credit limiet
Je kunt je credit limiet bekijken door de onderstaande stappen te volgen:
- Open je Sendcloud panel
- Ga naar Account
- Klik op Facturatie
In de rechterbovenhoek zie je een wit vak met de titel Geaccumuleerde kosten. Het getal eronder geeft je huidige kosten weer. Bijvoorbeeld: als er €6,12/€250 limiet staat, dan heb je €6,12 van je €250 limiet verbruikt.
Als je je credit limiet overschrijdt, worden de opgebouwde kosten rood weergegeven. Zoals eerder vermeld, moet je de factuur eerst betalen voordat je verder kunt verzenden.
Als je met SEPA incasso betaalt
Als je je credit limiet bereikt, wordt het bedrag niet via incasso afgeschreven. In plaats daarvan kun je deze extra kosten voldoen via de betaalknop in je account. Je reguliere facturen worden zoals gebruikelijk via incasso geïnd.
Als je een doorlopend creditcardcontract hebt
Zowel je reguliere facturen als bedragen binnen het credit limiet worden automatisch van je creditcard afgeschreven zodra je het limiet bereikt.
Factuur nu genereren
Je kunt op elk moment ervoor kiezen om direct een factuur te genereren. Dit helpt je om de controle te behouden en te voorkomen dat je je kredietlimiet bereikt.
De gegenereerde factuur bevat alle transactiekosten op het moment van het aanmaken van het label, zoals verzendkosten en brandstoftoeslagen. Houd er rekening mee dat eventuele extra toeslagen die later in het verzendproces worden toegepast, niet zijn inbegrepen.
Hoe genereer je een factuur:
- Ga naar Account > Facturatie
- De bovenste factuur onder Facturen heeft de status Te genereren. Klik op de knop Factuur genereren om de factuur te ontvangen.
- Vernieuw de pagina zodat de knop Betalen verschijnt
- Je kunt de factuur nu betalen door op de knop Betalen te klikken.
Hoe betaal ik mijn facturen?
Je hebt twee eenvoudige betaalopties:
- Automatische incasso instellen – Hiermee worden betalingen automatisch uitgevoerd. Meer info over het instellen van incasso vind je hier.
- Handmatig betalen – Log in en betaal je factuur direct. Klik op de blauwe Betaalknop en volg de instructies. Zorg dat je betaalinformatie up-to-date is om onderbrekingen te voorkomen.
Creditnota’s
Wanneer je een creditnota van Sendcloud ontvangt, wordt deze automatisch verrekend met je volgende factuur. Je hoeft hiervoor geen actie te ondernemen.
Als het factuurbedrag hoger is dan je beschikbare credit, zie je het restbedrag onder Openstaand bedrag. Is de creditnota groter dan de factuur, dan wordt het overschot automatisch toegepast op toekomstige facturen.
Hoe het werkt
- Automatische verrekening: Creditnota’s worden automatisch verrekend met nieuwe facturen.
- Factuurnotities: In de kolom Notitie zie je welke creditnota is toegepast.
-
Betalingsgeschiedenis: Binnen een factuur zie je een volledig overzicht van:
- Welke creditnota’s zijn gebruikt
- Hoe de betaling is voltooid (bijv. via bankoverschrijving of beschikbare credit)
Wat betekenen de statussen van een creditnota?
Open: De creditnota is nieuw en nog niet verrekend of uitbetaald.
Gecrediteerd: De creditnota is toegepast op een factuur. Details vind je in de notities van je factuuroverzicht.
Factuur- en creditnota details
Je factuur of creditnota bevat een overzicht van kosten en correcties met betrekking tot zendingen, abonnementen en accountactiviteit. Elke regel bevat details zoals verzendkosten per vervoerder, abonnementskosten, toeslagen, btw en toegepaste creditnota’s.
Welke informatie staat op mijn factuur?
- Factuurgegevens: Uitgiftedatum, factuurperiode en factuurgegevens van jouw bedrijf.
- Abonnementskosten: Voor je Sendcloud abonnement en extra functies.
- Verzendkosten: Overzicht per vervoerder van alle verzonden pakketten.
- Toeslagen: Extra kosten per type toeslag. Zie ook de vervoerder-specifieke toeslagen.
- Btw-overzicht: Btw-tarief en totaalbedrag.
Wat is het verschil tussen PDF en CSV?
Je factuur of creditnota is beschikbaar als PDF of CSV. Beide bevatten dezelfde informatie, maar zijn bedoeld voor verschillende doeleinden.
- PDF: Samenvatting per kostencategorie, ideaal als officieel document.
-
CSV: Gedetailleerd overzicht per zending, handig voor boekhouding.
💡 Tip: Download de CSV factuur om de exacte kosten per zending te bekijken, inclusief eventuele toeslagen. Deze biedt een gedetailleerd overzicht per zending op basis van het trackingnummer. Voor een volledige uitleg over hoe verzendkosten en toeslagen worden berekend, zie Zending facturering.
Meer weten over het downloaden van facturen? Bekijk ons artikel: Hoe download en lees je je Sendcloud facturen.