Doel: In dit artikel leggen we uit hoe je een claim bij XCover start. Dit geldt alleen voor zendingen die je hebt verzekerd met Sendcloud Shipping Protection

Gerelateerde artikelen

→ Verzekering: Sendcloud Protection (XCover)

→ Sendcloud support team (XCover) toevoegen

Wanneer begin ik mijn claim

We raden je aan om zo snel mogelijk een claim in te dienen. Het Claims Team van XCover geeft voorrang aan claims die binnen 7 dagen na het claimincident worden ingediend. In sommige situaties is er een deadline voor het indienen van een claim. Als dit het geval is, wordt dit vermeld in de polis van XCover. Hieronder hebben we verschillende cutoff tijden samengevat:

• Claims voor zendingen die door de vervoerder als "afgeleverd" op het afleveradres zijn gemarkeerd, maar niet door de klant zijn ontvangen, moeten binnen 10 dagen na datum en tijd die door de vervoerder als afgeleverd zijn aangegeven, worden gemeld.
• Claims waarbij de status "niet afgeleverd" is, moeten uiterlijk 30 dagen (60 dagen voor internationale zendingen) nadat het label is aangemaakt worden ingediend.
• Claims voor beschadigde zendingen moeten uiterlijk 14 dagen na levering gemeld worden.
• Verzendlabels die niet zijn verzonden, ouder zijn dan 30 dagen en verzekerd zijn, kunnen niet worden geannuleerd.

De grootste oorzaak van vertragingen bij claims is onjuiste of missende documenten. Zonder de juiste documenten word je claimstatus gewijzigd naar "in afwachting" of gesloten, afhankelijk van de verstreken tijd.

Claim documenten

Welke documenten heb ik nodig om een claim in te dienen?

Om ons te helpen je claim zo snel mogelijk te beoordelen kan XCover je - afhankelijk van de aard en het bedrag van de claim - vragen zoveel mogelijk informatie met ons te delen, zoals:

• Een gedetailleerde beschrijving van wat er gebeurd is
• Voor beschadigde zendingen, een foto of videobewijs van de schade
• Voor gestolen zendingen kunnen we een kopie opvragen van alle schriftelijke communicatie met de vervoerder
• Video's zoals bewakingsbeelden
• Een politierapport voor gestolen voorwerpen
• Het originele verzendbewijs en trackingnummer*
• Andere bewijsstukken 

XCover vereist minimaal een gedetailleerde beschrijving van de gebeurtenis. Ze kunnen tijdens het claimproces om documenten vragen (zoals een politierapport). Als vereiste documenten niet aan XCover worden verstrekt, kan dit ertoe leiden dat de claim wordt afgewezen of dat de status verandert in "Pending".

Alle verpakkingsmaterialen en beschadigde artikelen moeten in de originele staat zoals ze zijn ontvangen worden bewaard. Verpakkingen en beschadigde artikelen mogen niet worden weggegooid voordat een claim is ingevuld, omdat er foto's nodig kunnen zijn. Als je hier niet aan voldoet, kan je claim worden afgewezen wegens onvoldoende bewijsmateriaal.

Bij het indienen van een claim vraagt XCover om de herverzendkosten in te voeren. Dit is het bedrag dat je hebt betaald voor het verzenden van een nieuwe zending naar je klant. Deze kosten worden alleen terugbetaald als deze informatie is ingevoerd bij het indienen van de claim, en als de verzendkosten zijn opgenomen in het verzekeringsbedrag (de verzekering die is toegevoegd bij het maken van het label).

Let op: de herverzendkosten kunnen niet hoger zijn dan de oorspronkelijke verzendkosten.

Hoe start je een claim 

Er zijn twee manieren om een claim te starten voor je verzekerde pakket. Één is via je Sendcloud panel en de ander is via je XCover account.

• Start een claim via je Sendcloud panel
• Start een claim via je XCover account

Start een claim via je Sendcloud panel

Optie 1: Start een onderzoek vanuit de label details van je zending

1. Ga naar Verzenden > Orders in jouw Sendcloud panel
2. Ga naar Gecreëerde labels of Verzonden, afhankelijk van de order
3. Klik bij de desbetreffende zending rechts op het oog icoontje om de label details te openen. Je ziet nu de volgende pagina: 
   
4. Klik op Customer Service, rechtsboven op jouw scherm. Kies dan voor het onderzoek dat je graag wilt starten, bijvoorbeeld Beschadigde zending.
5. Vul hier de tracking code in en klik op Vind mijn zending.
   
6. De volgende documenten zijn nodig om te zorgen dat de vervoerder de claim verder kan afhandelen. Vul zo veel mogelijk informatie in. Hoe meer details, hoe beter. De vervoerder zal onderzoek doen en de claim in behandeling nemen op basis van hun bevindingen en de informatie die je instuurt.

Optie 2: Start een onderzoek via de Supportsectie in je account

1. Open het Support menu door te klikken op het vraagteken-icoontje in de linksonder van je Sendcloud account
2. Klik op +Nieuw ticket
3. Klik op Selecteer een categorie > Dien een verzoek in voor een zending
4. Selecteer de reden van de claim
5. Voer het trackingnummer van je zending in en klik op Vind mijn zending
6. Vul alle benodigde informatie in (je vindt de vereiste documenten voor elke claim in de vorige sectie van dit artikel) en klik op Verzenden als je klaar bent
   

Start een claim via je XCover account

Bij je eerste bezoek aan XCover moet je het account activeren. Als je dat nog niet hebt gedaan, zie Hoe stel ik mijn XCover-account in?

Stap 1: Ga naar je XCover account

Zodra je in je XCover-account bent, zouden je polissen (bestellingen) zichtbaar moeten zijn. Je kunt een van de bestellingen openen door te klikken op de gele cirkel met een zwarte pijl ervoor. Vervolgens klik je onderaan de bestelling op Een Claim Indienen (zie screenshot).

Bevestig het referentienummer (track & trace-nummer) en klik op Nieuwe claim starten wanneer je klaar bent.

Stap 2: Selecteer de reden van je claim

Selecteer de reden voor je claim en klik op Volgende.

Stap 3: Claiminformation

Vul je gegevens (van de eiser) in en geef een gedetailleerde beschrijving van de items.

Stap 4: Claimdetails

Vul aanvullende informatie in over je zending en de waarde ervan.

Stap 5: Lithiumbatterij

Geef aan of je pakket een afzonderlijk verpakte lithiumbatterij bevat of niet.

Stap 6: Voeg de ondersteunende documenten toe your supported

Zonder de ondersteunende documenten kan je claim niet worden verwerkt. Meer informatie over de vereiste documenten is te vinden in het volgende gedeelte van dit artikel: Welke documenten heb ik nodig om een claim in te dienen?

Stap 7: Claim indienen

Als laatste stap, mag je de claim indienen! 

FAQ

Waar zijn mijn XCover Protection documenten?

Om je privacy te beschermen worden je XCover documenten niet via de mail verstuurd. Om je documenten, formulering en factuur te bekijken, moet je eerst inloggen op je XCover-account. Zodra je je XCover Account hebt ingesteld, kun je je documenten bekijken en een claim starten. 

Wat moet ik doen als ik mijn documenten niet heb ontvangen?

Het kan tot twee uur duren voordat je de bevestiging per e-mail ontvangt. Als je na deze tijd nog steeds geen bevestigingsmail hebt en hij staat niet in je spam-, promotie- of sociale mappen, voel je dan vrij om hulp te vragen.