Doel: ontdek hoe je de functie Retouraanvraag kunt gebruiken om je retourproces eenvoudig te beheren.
Wat is een retouraanvraag?
Retouraanvraag betekent dat je mag beslissen of een klant een product mag retourneren of niet door middel van een goedkeuring of afwijzing van het verzoek van je klant.
Waarom retouraanvragen gebruiken?
- Met deze feature kun je retourzendingen efficiënt beheren en onnodige retourzendingen van klanten verminderen, waardoor je tijd en kosten bespaart.
- Door transparante redenen te geven voor afwijzingen van retourzendingen, werk je ook aan het vertrouwen van je klanten
Stel je retouraanvragen in
- Navigeer in je Sendcloud account naar Retouren > Retourportaal
- Vink de optie Retouren handmatig goedkeuren en afwijzen aan
- Configureer je retourregels om controle te krijgen over welke specifieke retourzending je wilt beoordelen
- Klik op Opslaan.
Beheer je retouraanvragen
Wanneer je de feature Retouraanvragen hebt ingeschakeld, kun je gemakkelijk alle inkomende retouraanvragen overzien en verwerken in het nieuwe speciale Retouraanvragen tabblad.
Je kunt kiezen voor:
- Een verzoek goedkeuren of afwijzen door op het vinkje of het kruisje te klikken.
- Retouraanvragen filteren met behulp van de retourregels.
Een retouraanvraag goedkeuren
- Je kunt ervoor kiezen de retour met of zonder een verzendlabel goed te keuren. Als het product bijvoorbeeld zo beschadigd is dat je niet wilt dat je klant het terugstuurt, kun je ervoor kiezen om het goed te keuren zonder verzendlabel.
Let op: Als je ervoor kiest om de retouraanvraag goed te keuren met een verzendlabel, dan wordt de 'Label aangemaakt' tracking e-mail naar je klant gestuurd, met het retourlabel als bijlage. Je kunt je tracking e-mails aanpassen in je panel. Als je ervoor kiest om de retour zonder een verzendlabel goed te keuren, ontvangt je klant een algemene e-mail waarin staat dat de aanvraag is goedgekeurd en dat de zending niet teruggestuurd hoeft te worden. - Je kunt ervoor kiezen om de retourkosten aan je klant terug te betalen.
Als je de retouraanvraag hebt goedgekeurd, zie je deze in het tabblad Inkomende retourzendingen en verdwijnt deze uit het tabblad Retouraanvraag.
Een retouraanvraag afwijzen
- Wanneer je ervoor kiest een retouraanvraag af te wijzen, kun je een reden opgeven om de afwijzing aan je klant te rechtvaardigen.
- Als je klant de retourkosten al heeft betaald, dan worden deze automatisch terugbetaald.
Als je de retouraanvraag hebt afgewezen, blijft deze staan op het tabblad Retouraanvraag.
Gebruik je Retourregels
Met behulp van je retourregels kun je sommige retouraanvragen automatisch goedkeuren of afwijzen. Dit bespaart je tijd en moeite bij het verwerken van retouraanvraag, omdat je niet elke keer handmatig elke aanvraag hoeft goed te keuren of af te wijzen.
Hier zijn twee voorbeelden van retourregels die je kunt instellen:
-
ALS Retourreden IS NIET "product beschadigd" OF "Verkeerd product verzonden"
DAN Retouraanvraag uitschakelen - ALS Van land is Nederland
DAN Retouraanvraag uitschakelen
Kijk naar ons artikel over Retour regels voor meer informatie.
Hoe werkt het voor je klant?
Als je de retouraanvraag inschakelt, gaat je klant via je retourportaal maar krijgt deze geen retourlabel. Als optie kan je klant een afbeelding per product uploaden, zodat je kunt zien wat er mis mee is. Dit kan je helpen bij de keuze om de retourzending goed te keuren of af te wijzen.
Op het moment dat je de retouraanvraag hebt goedgekeurd of afgewezen, ontvangt je klant een e-mail met je beslissing en de instructies die je moet volgen in geval van goedkeuring.
Als je de retouraanvraag hebt afgewezen, ontvangt je klant de afwijzende e-mail en ziet hij de uitleg zoals hieronder:
Gerelateerde artikelen
→ Hoe stel ik mijn Retourportaal in?
→ Retourkosten in rekening brengen bij klanten via het retourportaal