Doel: Dit artikel is een handleiding voor het lezen en downloaden van de facturen die je van Sendcloud ontvangt. Deze kun je in twee verschillende formaten verkrijgen: PDF (samengevatte factuur) en CSV (gedetailleerde factuur). We leggen ook uit hoe je het CSV-bestand op een overzichtelijke manier kunt filteren.
Hoe download je facturen
Als je meer inzicht wilt in je facturen kun je ze bekijken in je Sendcloud account via Account > Financiën en facturen > Facturatie. Zoek de factuur die je wilt bekijken en klik op Bekijk details. Hier kun je de factuurdetails bekijken en je factuur downloaden in PDF- of CSV-formaat. Klik op de betreffende knop
Het CSV-bestand omzetten tot een leesbare factuur
Als je de verschillende onderdelen van je factuur in detail wilt zien, raden we je aan dat je de factuur in CSV-formaat downloadt.
Pas je CSV-bestand op een overzichtelijke manier aan
Microsoft Excel
Als je het bestand (komma gescheiden) downloadt en voor het eerst opent met Excel, is de inhoud mogelijk niet per kolom geordend. Om de inhoud overzichtelijk te maken en op een duidelijke manier te ordenen, volg je deze stappen:
- Nadat je het CSV-bestand hebt gedownload, open je het op je computer
- Selecteer de eerste kolom
- Klik op Data en dan op Tekst naar kolommen
- Wanneer het' Convert Text to Columns Wizard' venster opent, selecteer je Gescheiden
- Onder Gescheiden, zorg je dat alleen Komma geselecteerd is en klik je op Verder
- Vervolgens sla je de aanpassingen op
Je kunt ook filters toevoegen om de informatie gemakkelijk te sorteren. Selecteer hiervoor de eerste rij en klik op Filter. Klik op het pijltje om het dropdownmenu met alle zoekfilters te tonen. Selecteer de waarden die je wilt bekijken en klik op OK om te bevestigen.
Numbers voor Mac
Als je Numbers gebruikt, zal het gedownloade CSV-bestand bij opening al georganiseerd zijn in kolommen.
Alle items (toeslagen en verzendkosten) staan echter door elkaar heen. Om het overzichtelijker te maken kun je sorteren op type of op referentie (trackingnummer). Klik daarvoor op de kolom die je wilt sorteren > klik vervolgens op het pijltje naar beneden > en kies "Sorteer oplopend" of "Sorteer aflopend".
Lees je CSV-bestand
Onze CSV-bestanden hebben de volgende kolommen:
- Beschrijving: de naam van het product, zoals het abonnement, of de naam van de verzendmethode (label aangemaakt), toeslag, gekochte verzekering, terugbetaald krediet voor geannuleerde labels etc.
- Datum
- Referentie: tracking nummer van de zending
- Bedrag: prijs van het artikel: verzendkosten, toeslag etc.
- Type: type kosten: toeslag, verzending, verzekering etc.
- Ordernummer: het nummer van de order waarvoor je een label hebt aangemaakt
- Afzend informatie: het afzenderadres bevat verschillende kolommen: Van Adres, Van Huis Nummer, Van Stad, Van Postcode, Van Land
- Klant (ontvanger) informatie: Het afleveradres van de ontvanger bevat verschillende kolommen bevat: Naar Adres, Naar huisnummer, Naar stad, Naar postcode, Naar land
Hoe lees je de PDF factuur
Sendcloud stuurt je een samengevatte PDF-factuur per e-mail.
1. Verkoop- en factuurgegevens
Verkoopgegevens
- Bedrijfsnaam en adres: Dit zijn de gegevens die je hebt ingevoerd bij Instellingen > Adressen > Factuuradres.
- Klantnummer: Dit is je Sendcloud gebruikers-ID. Dit unieke nummer stelt ons in staat je te identificeren.
- BTW-nummer: Dit is het BTW-nummer van je bedrijf. Je kunt je BTW-nummer invoeren bij Instellingen > Adressen > Factuuradres.
Factuurgegevens
- Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgeschreven.
- Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend recordnummer toegewezen aan elke factuur die Sendcloud gebruikt.
2. Afgenomen diensten
Facturen voor verzendingen en andere bijkomende verzendkosten
- Verzendingen: aangemaakte labels
- Geannuleerde zendingen: geannuleerde labels
- Verzekering: Sendcloud verzekering gekocht voor een specifieke zending
- Tracking SMS: tracking SMS verzonden voor een specifieke zending. Lees hier meer: Verstuur tracking updates via SMS berichten.
- Toeslagen: extra kosten die vervoerders op een zending kunnen toepassen. Meer details vind je hier: Toeslagen FAQ.
Facturen voor abonnementen en labels
- Abonnement: Vaste (maandelijkse of jaarlijkse) vergoeding die je betaalt alleen als je een van onze betaalde plannen hebt
- Labelprijs (label verwerkingskosten): Dit zijn niet de verzendkosten, maar de kosten voor het aanmaken van het label met onze software. Labelkosten worden altijd maandelijks gefactureerd, ook als je een jaarlijks abonnement hebt. Dit geldt voor de Lite-, Growth- en Premium abonnement.
Voor elk factuurartikel zie je de omschrijving, het toegepaste BTW-percentage, de prijs per eenheid, de hoeveelheid en de totaalprijs.
Je ziet ook het Bedrag (totaal zonder BTW) en het totaalbedrag met BTW inbegrepen aan het eind, indien van toepassing.
3. De contactgegevens van Sendcloud.
Aan het einde van de factuur vind je de bedrijfsgegevens van Sendcloud, inclusief financiële informatie en hoe je contact met ons kunt opnemen.
.
Hoe identificeer je restituties in Sendcloud facturen
Als je een label binnen 42 dagen annuleert, kun je een terugbetaling van Sendcloud ontvangen. De omschrijving van restitutie items is "krediet aangevraagd voor verzending". Daarnaast, zie je het trackingnummer (referentie) van de zending waarop de betrekking heeft.
Gerelateerde artikelen:
→ Hoe berekenen en factureren we je zendingen?