Internationaler Versand: Checkliste, Tipps & Tricks

Ziel: Der internationale Versand kann eine Herausforderung, für die meisten E-Commerce Unternehmer sein. Zu wissen, welche Unterlagen Sie benötigen und wie Sie Ihr Paket für den Versand außerhalb der EU richtig vorbereiten, kann Ihnen Kopfzerbrechen bereiten. In diesem Artikel führen wir einige Tipps und Tricks auf, die Ihnen helfen kann, Ihre erste internationale Sendung zu versenden.  

Tipp 1: Wählen Sie eine Versandmethode

In Ihrem Sendcloud-Konto ist der Versandkostenrechner ein praktisches Tool für den schnellen und einfachen Vergleich verschiedener verfügbarer Versanddienstleister und ihrer Tarife. Beachten Sie, dass nur die in Ihrem Konto aktivierten Versanddienstleister im Rechner angezeigt werden. Um Ihre Versanddienstleister zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Versanddienstleister&Preise.
Klicken Sie hier, um weitere Informationen über die Aktivierung Ihrer Versanddienstleister zu erhalten. 

Geben Sie das Land ein, aus dem Sie versenden (basierend auf Ihren Absenderadressen), und das Zielland, in das Sie versenden möchten. Geben Sie das Gewicht und die Abmessungen ein, und der Preisrechner ermittelt die verfügbaren Versandmethoden, den Preis und ob eine Standardversicherung verfügbar ist. 

Tipp: Die verschiedenen Versanddienstleister haben unterschiedliche Laufzeiten. Berücksichtigen Sie daher die Kosten für den Versand und den Zeitrahmen, in dem Ihr Paket ankommen soll. 

Tipp 2: Bereiten Sie Ihre Sendung vor und verpacken Sie diese sorgfältig

Wenn Sie ein Paket international versenden, sollten Sie bedenken, dass das Paket viele Tausende von Kilometern über verschiedene Versand- und Postnetze zurücklegen wird und den beim Straßen-, See- oder Lufttransport unvermeidlichen Verschleißerscheinungen standhalten muss. 

Tipps zur Verpackung Ihrer Produkte für den internationalen Versand

• Sparen Sie nicht an Ihrem Verpackungsmaterial. Verwenden Sie eine brandneue, speziell für den Versand hergestellte Doppelwellpappe. Verwenden Sie niemals Herstellerkartons wieder. Wenn ein Karton Abnutzungserscheinungen aufweist, sollten Sie sich für einen neuen Karton entscheiden. Ihr Karton muss einen Fall aus 1,5 Metern Höhe aushalten können.
• Stopfen Sie den Karton mit zusätzlichem Verpackungsmaterial wie Luftpolsterfolie oder Styropor aus. Achten Sie darauf, dass Ihre Produkte während des Transports nicht verrutschen oder ihre Position innerhalb des Kartons verändern. 
• Verwenden Sie kein Zeitungspapier als Schutzmaterial - es ist nicht nur nicht dafür ausgelegt, Stöße und Bewegungen während des Transports zu absorbieren, sondern kann, wenn in dem Land, in das Sie versenden, bestimmte Zensurbestimmungen gelten, auch dazu führen, dass Ihr Paket sein Ziel nicht erreicht. 
• Bringen Sie zusätzliches Klebeband an den Außenecken des Versandkartons an - kleben Sie es H-förmig auf, sodass alle Öffnungen des Kartons mit einem speziellen Verpackungsband sicher verschlossen sind. Verwenden Sie zum Verschließen des Kartons keine Schnüre, Bindfäden oder Tesafilm. 

Tipp 3: Adressieren Sie Ihr Etikett sorgfältig

Jedes Land hat sein eigenes Adressensystem. In den USA, Kanada und Australien beispielsweise wird der Name des Bundesstaates mit einer Vorwahl hinter dem Ortsnamen abgekürzt. In einigen Ländern sind Hausnamen gebräuchlicher als Hausnummern, und in Irland haben einige Gebiete keine Postleitzahl. In den Niederlanden kommt die Hausnummer nach dem Straßennamen. Im Vereinigten Königreich steht die Hausnummer vor dem Straßennamen. Bei so vielen kleinen Unterschieden zwischen den Ländern sollten Sie Ihr Versandetikett immer sorgfältig nach den Adressstandards des Versandziels adressieren. Auf diese Weise verringern Sie die Gefahr, dass Ihre Sendung verloren geht oder verspätet ankommt. 

Vergessen Sie nicht, die Telefonnummer des Empfängers auf dem Versandetikett und auf dem CN22/CN23-Formular anzugeben. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn Ihr Paket am Zoll hängen bleibt oder wenn die Zustellinformationen nicht korrekt sind. 

Tipp 4: Lieferzeiten - Express oder regulär?

Seien Sie sich bewusst, dass verschiedene Versanddienstleister unterschiedliche Standardlaufzeiten für internationale Lieferungen anbieten. Während ein Versanddienstleister vielleicht günstigere Tarife als ein anderes anbietet, kann die Transitzeit deutlich länger sein als bei einer etwas teureren Option. Finden Sie für Ihren Kunden das richtige Gleichgewicht zwischen niedrigeren Versandkosten und einer pünktlichen Lieferung. 

Postnetze wie z.B. die Deutsche Post sind oft langsamer als die Expressnetze kommerzieller Anbieter wie DHL oder UPS. Es ist immer eine gute Idee, Ihren Kunden auf Ihrer Bestellseite flexible Lieferoptionen anzubieten, sodass sie die Wahl haben, ob sie ihre Bestellung gegen Aufpreis schneller erhalten oder sich für einen regulären Versand mit Standardlieferzeiten entscheiden wollen. 

Hier sehen Sie eine Liste der Versandbedingungen für jeden in Ihrer Sendcloud-Plattform verfügbaren Anbieter, sodass Sie die einzelnen Laufzeiten überprüfen können. Und vergessen Sie nicht, den Preisrechner zu benutzen, um die besten Preise für Ihr Paket pro Versandart zu finden. 

Tipp 5: Wissen, was man versenden darf und was nicht

Jedes Land und jeder Versanddienstleister hat unterschiedliche Vorschriften darüber, welche Produkte für den Versand eingeschränkt oder verboten sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, konsultieren Sie immer die Website des von Ihnen gewählten Versanddienstleister. Als allgemeine Richtlinie sollten Sie beachten, dass die folgenden Produkte nicht versendet werden dürfen:

• Aerosols
• Alkoholische Getränke
• Frisches Obst und Gemüse
• Treibstoff und Öl
• Nagellacke
• Parfum
• Gift
• Feuerzeuge
• Feuerlöschgeräte
• Gas Masken
• Lotteriescheine
• Rohdiamanten
• Beschädigte Batterien

Tipp 6: Versichern Sie Ihre Sendungen

Versenden Sie hochwertige Produkte? Möchten Sie Ihre Sendungen vor möglichen Transportschäden oder Verlusten schützen? Auslandssendungen gehen häufiger verloren als Sendungen im eigenen Land oder innerhalb der EU. Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Pakete zu versichern, um sich zusätzlich abzusichern. Einige Versandarten, wie DPD oder UPS, beinhalten eine Standardversicherung bis zu einem bestimmten Betrag. Bei anderen Versandarten ist standardmäßig keine Versicherung enthalten. 

Wenn die in Ihrer Versandart enthaltene Standardversicherung nicht ausreicht, um die Kosten für die Produkte zu decken, oder wenn überhaupt keine Versicherung enthalten ist, sollten Sie sich für Sendcloud Versicherung entscheiden.

Ab 100 Euro zum Preis von 0,47 EUR pro Etikett können Sie Ihr Paket gegen Beschädigung und Verlust versichern und verhindern, dass Sie auf den Kosten sitzen bleiben, wenn Ihre Sendung Ihren Kunden nicht ordnungsgemäß erreicht. Um die Sendcloud Versicherung zu Ihrer Sendung hinzuzufügen, geben Sie einfach die gewünschte Versicherungssumme ein, indem Sie in die eingehende Aufträge gehen und auf das Stiftsymbol klicken, um die Auftragsdetails zu bearbeiten.

Tipp 7: Vervollständigen Sie Ihre Zollunterlagen

Für Postunternehmen wie z.B. die Deutsche Post ist für den internationalen Versand in der Regel ein Formular CN22 oder CN23 plus CP71 erforderlich. Für kommerzielle Versanddienstleister wie DHL und UPS sind drei bis fünf Kopien der Handelsrechnung erforderlich. Einige Versanddienstleister verlangen die Handelsrechnung und die CN22 oder CN23. 

Zu wissen, welche Dokumente Sie Ihrer Sendung beifügen müssen, kann eine kleine Herausforderung sein, wir haben es in einige einfachen Schritte unterteilt. Denken Sie daran: Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie immer bei Ihrem Versanddienstleister nach - es liegt in Ihrer Verantwortung, die vorgeschriebenen Dokumente auszufüllen und beizufügen. 

Zollerklärungen

• Für Päckchen mit einem Wert von bis zu 300 SZR*  ist eine Zollinhaltserklärung CN22 auszufüllen. Dies ist ein Aufkleber, der auf die Außenseite des Pakets geklebt werden kann
• Für Päckchen mit einem Wert von mehr als 300 SZR* wird die Zollinhaltserklärung CN23 / CP71 benötigt. Drei Kopien davon sollten in einer durchsichtigen Dokumententasche mitgeführt werden. Das Formular CP71, das der CN23 beiliegt, sollte auf der Außenseite der Brieftasche als Adresskarte angebracht werden. Die Paketkarte CP71 ist ein verpflichtendes Begleitdokument für die Zollinhaltserklärung CN23 und dient als Adresskarte. Kleben Sie dieses Dokument gut sichtbar in einer transparenten Hülle auf das Paket, wenn Sie verhindern möchten, dass Dritte, die für die Abwicklung der Sendung verantwortlich sind, den Inhalt und den Wert der Ware von der Zollinhaltserklärung CN23 ablesen können.

Klicken Sie hier für unseren vollständigen Artikel über Zolldokumente.

Handelsrechnung

• Dies ist der Verkaufsbeleg, der die Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden dokumentiert. Legen Sie immer zwei dieser Nachweise in die Dokumententasche und eine Kopie für Ihren Kunden in das Paket. 

Klicken Sie hier für unseren vollständigen Artikel über Handelsrechnungen. 

Ursprungszeugnis (CO)

In einigen Ländern und für bestimmte Produkte ist ein Ursprungszeugnis (Certificate of Origin/CO) erforderlich, um zu bescheinigen, in welchem Land das Produkt produziert oder hergestellt wurde. Sie können eine CO auf der Website der Handelskammer anfordern. 

Was sollten Sie beim Ausfüllen dieser Dokumente beachten?

• Beschreiben Sie jeden Artikel einzeln und so genau wie möglich
  
• Füllen Sie das Formular immer auf Englisch oder zumindest in der Sprache des Bestimmungslandes aus.
• Geben Sie die Anzahl, das Gewicht (in Gramm) und den Wert (in €) an.
• Geben Sie auch das Gesamtgewicht und den Gesamtwert des Inhalts an.
• Geben Sie jeden Artikel mit einem 8-stelligen HS-Warencode der Weltzollunion an und nennen
• Sie das Ursprungs-/Herstellungsland. Diese können Sie hier nachschlagen.
  Bringen Sie immer Ihre Unterschrift auf dem Zollformular an. Fehlt die Unterschrift, kann dies zu Verzögerungen führen.
• Bitte geben Sie immer einen Warenwert an - auch wenn Sie Geschenke oder Warenproben versenden. Wenn Sie den Warenwert auf 0 € setzen, kann es zu Verzögerungen und in einigen Fällen zu Rücksendungen an Sie kommen.

Tipp 8: Kennen Sie Ihre Incoterms 

Incoterms sind standardisierte internationale Lieferbedingungen, die als Vertrag zwischen dem Verkäufer und dem Käufer gelten. Sie regeln den Transportvertrag, die Versicherung und wer welche Kosten im Zusammenhang mit der Lieferung einer Sendung trägt. Die Art der Incoterms, die Sie verwenden, beantwortet Fragen wie: "Welche Partei ist für die Versand-/Versicherungs-/Einfuhrkosten verantwortlich?" und "Wer ist für die Zollabfertigung zuständig?"

Für internationale E-Commerce-Verkäufer ist DAP (Delivered At Place) der am häufigsten verwendete Incoterm. Das bedeutet, dass der Verkäufer für die Versandkosten, die Versicherung und die Erstellung der Ausfuhrdokumente verantwortlich ist, während der Empfänger alle Einfuhrzölle zahlt. Weitere Informationen zu den Incoterms 2020 finden Sie in unserem Blogbeitrag.