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Wie du Rechnungen herunterladen und lesen kannst

Raquel
  • Aktualisiert
🤖KI-unterstützte Übersetzung

Zweck: Dieser Artikel ist eine Anleitung, wie du die Rechnungen, die du von Sendcloud erhältst, lesen und herunterladen kannst.

Für eine genauere Erklärung der verschiedenen Kosten, die Sendcloud dir in Rechnung stellt, lies bitte unseren Artikel Rechnungsstellung von Versandkosten

Wie man Rechnungen herunterlädt

Wenn du einen genaueren Einblick in deine Rechnungen erhalten möchtest, gehe in deinem Sendcloud-Konto zu Konto > Abrechnung > Rechnungen. Suche die Rechnung, die du möchtest, und klicke auf das Download-Symbol daneben. Dadurch öffnet sich ein Menü, in dem du die Rechnung herunterladen kannst als:

  • Rechnung (PDF): eine zusammengefasste Ăśbersicht der Rechnung.
  • Rechnungspositionen (XLSX): eine detaillierte AufschlĂĽsselung aller Sendungen und GebĂĽhren, einschlieĂźlich Zuschlägen, die mit einer Sendungsnummer verknĂĽpft sind, im Excel-Format.
  • Rechnungspositionen (CSV): eine detaillierte AufschlĂĽsselung aller Sendungen und GebĂĽhren, einschlieĂźlich Zuschlägen, die mit einer Sendungsnummer verknĂĽpft sind.

Nicht sicher, welches Format du brauchst? Für eine schnelle Gesamtsumme lädst du Rechnung (PDF) herunter. Um Kosten pro Sendung abzugleichen, lädst du Rechnungspositionen (XLSX) herunter, diese Datei ist sofort lesbar, ohne zusätzliche Schritte.

💡 Momentan siehst du möglicherweise zwei Versionen der PDF-Rechnung: Rechnungsdetails (PDF) ist die alte Vorlage, und Rechnung (PDF) ist die neue Vorlage. Dies ist vorübergehend. Zukünftig wird es nur noch eine PDF-Option geben.

So liest du deine Rechnung im PDF-Format

Dieser Abschnitt beschreibt das neue Format Rechnung (PDF). Wenn du stattdessen Rechnungsdetails (PDF) ansiehst, listet deine Rechnung jede Sendung einzeln auf, ohne die unten beschriebene Gruppierung nach Spediteur und Kostentyp.

1. Informationen über den Verkäufer und die Rechnungsreferenzdaten

Angaben zum Verkäufer

  • Firmenname und Adresse: Dies sind die Angaben, die du unter Einstellungen > Adressen > Rechnungsadresse eingetragen hast.
  • Kundennummer: Dies ist deine Sendcloud-Benutzerkennung. Diese eindeutige Nummer ermöglicht es uns, dich zu identifizieren.
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Dies ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Unternehmens. Du kannst deine Umsatzsteuernummer unter Einstellungen > Adressen > Rechnungsadresse eingeben.

Referenzinformationen zur Rechnung

  • Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
  • Rechnungsnummer: Eindeutige, fortlaufende Datensatznummer, die jeder von Sendcloud verwendeten Rechnung zugewiesen wird.
  • Abrechnungszeitraum: Der Zeitraum, den die Rechnung abdeckt.

2. Erworbene Dienstleistungen, gruppiert nach Spediteur

Deine PDF-Rechnung gruppiert alle Kosten zunächst nach Spediteur und innerhalb jedes Spediteurs nach Kostentyp. So siehst du auf einen Blick, wofür du bei jedem Spediteur, mit dem du versendet hast, berechnet wurdest:

  • Sendungen: Erstellte und stornierte Labels, mit einer Zwischensumme fĂĽr Sendungen dieses Spediteurs.
  • Zuschläge: Zusätzliche Kosten, die Spediteure fĂĽr eine Sendung berechnen können (zum Beispiel Zuschläge fĂĽr Abmessungen, Kraftstoff oder entlegene Gebiete) und etwaige Zuschlagserstattungen, mit einer Zwischensumme fĂĽr Zuschläge dieses Spediteurs. Mehr Details hier: Warum wurde ein Zuschlag fĂĽr meine Sendung berechnet?
  • Zusätzliche Leistungen & Gutschriften: Erstattungen, Reklamationen, Kulanzzahlungen, Versicherung und Tracking-SMS, die mit diesem Spediteur verknĂĽpft sind, mit einer Zwischensumme.
  • Jeder Spediteurabschnitt endet mit einer Spediteur-Gesamtsumme (Zwischensummen Sendungen + Zuschläge + zusätzliche Leistungen & Gutschriften).

Abonnements und LabelgebĂĽhren

  • Abonnement: Feste (monatliche oder jährliche) GebĂĽhr, die du nur zahlst, wenn du einen unserer bezahlten Pläne hast.
  • Labelpreis („LabelverarbeitungsgebĂĽhr“): Dies sind nicht die Versandkosten, sondern die GebĂĽhr fĂĽr die Erstellung des Etiketts mit unserer Software. Etikett-GebĂĽhren werden immer monatlich abgerechnet, auch wenn du ein Jahresabonnement hast. Dies gilt fĂĽr die Lite-, Growth- und Premium-Pläne.

Am Ende der Rechnung siehst du den gesamten steuerpflichtigen Betrag (ohne USt.), den USt.-Betrag pro Satz, einen etwaigen nicht steuerpflichtigen Betrag, und den fälligen Gesamtbetrag.

3. Die Kontaktdaten von Sendcloud

Am Ende der Rechnung findest du die Unternehmensdaten von Sendcloud, einschließlich finanzieller Informationen und wie du uns kontaktieren kannst. 

So liest du deine Rechnung im Excel-Format (XLSX)

Wenn du die verschiedenen Posten deiner Rechnung im Detail sehen möchtest, empfehlen wir dir, Rechnungspositionen (XLSX) herunterzuladen. Wenn du die Datei öffnest, ist sie bereits nach Spalten geordnet und sofort lesbar.

💡Tipp: Wenn du die genauen Kosten einer bestimmten Sendung überprüfen möchtest, verwende die Spalte Referenz, um nach der Sendungsnummer zu suchen. So kannst du sendungsspezifische Kosten wie Versandkosten, Zuschläge, Versicherungen und Rückerstattungen identifizieren.

Sortiere und filtere deine Excel-Datei

Du kannst Filter hinzufügen, um die Informationen einfach zu sortieren. Wähle die erste Zeile aus und klicke auf Filter. Klicke auf den Pfeil, um das Dropdown-Menü mit allen verfügbaren Suchfiltern für jede Spalte anzuzeigen. Wähle die Werte aus, die du sehen möchtest, und bestätige mit OK.

Lies deine Excel-Datei

Deine Rechnungspositionen (XLSX)-Datei hat die folgenden Spalten:

  • Description (Beschreibung): Die Bezeichnung des Artikels: Abonnement; Versandart (erstelltes Etikett); Aufpreis; abgeschlossene Versicherung; Erstattungsguthaben fĂĽr stornierte Etiketten; usw.
  • Date (Datum)
  • Reference (Referenz): Trackingnummer der Sendung
  • Amount (Preis): Preis des Artikels: Versandkosten, Aufschlag, etc.
  • Type: Type of item (Typ): Zuschlag, Versand, Versicherung...
  • Order number (Bestellnummer): Die Bestellnummer, fĂĽr die du ein Label erstellt hast
  • Merchant's information (Verkäufer Informationen): Die Absenderadresse des Verkäufers, die mehrere VON-Spalten enthält: Von Adresse, Von Hausnummer, Von Stadt, Von Postleitzahl, Von Land
  • Customer's (recipient) information (Kunden/Empfänger Information): Die Lieferadresse des Empfängers, die mehrere AN-Spalten enthält: An Adresse, An Hausnummer, An Stadt, An Postleitzahl, An Land

So liest du deine Rechnung im CSV-Format

Bevorzugst du CSV? Lade Rechnungspositionen (CSV) herunter. Sie enthält dieselben Daten wie die Excel (XLSX)-Datei oben, in denselben Spalten. Der einzige Unterschied ist, dass eine CSV-Datei nicht bereits nach Spalten geordnet geöffnet wird, daher musst du in Excel zunächst einen zusätzlichen Schritt durchführen.

Ordne deine CSV-Datei auf ĂĽbersichtliche Weise

Microsoft Excel

Wenn du die Datei (kommagetrennt) herunterlädst und sie zum ersten Mal mit Excel öffnest, ist der Inhalt möglicherweise nicht nach Spalten geordnet. Befolge diese Schritte, um den Inhalt übersichtlich und visuell zu ordnen:

  1. Sobald du die CSV-Datei heruntergeladen hast, öffne sie auf deinem Computer
  2. Wähle die erste Spalte aus
  3. Klicke auf Daten und dann auf Text in Spalten
  4. Wenn sich der Assistent „Text in Spalten umwandeln“ öffnet, wähle Trennzeichen und klicke auf „Weiter“.
  5. Deaktiviere unter Trennzeichen den Eintrag Tab, wähle stattdessen Komma und klicke auf Weiter.
  6. Klicke auf Fertigstellen, um die Einstellungen zu speichern

Du kannst auch Filter hinzufügen, um die Informationen einfach zu sortieren. Dazu wählst du die erste Zeile aus und klickst auf Filter. Klicke auf den Pfeil, um das Dropdown-Menü mit allen verfügbaren Suchfiltern für jede Spalte anzuzeigen. Wähle die Werte aus, die du sehen möchtest, und bestätige mit OK.

EN_arrange_CSV_file.gif

Numbers auf Mac

Wenn du Numbers verwendest, ist die CSV-Datei, die du herunterlädst und öffnest, bereits in Spalten organisiert.

Alle Artikel werden gemischt. Um es übersichtlicher zu machen, kannst du nach Typ oder nach Referenz (Trackingnummer) sortieren. Klicke dazu auf den Namen der Spalte, die du sortieren möchtest > klicke auf den Pfeil, um das Menü anzuzeigen > klicke auf „Aufsteigend sortieren“ oder „Absteigend sortieren“.

Lies deine CSV-Datei

Deine CSV-Datei hat dieselben Spalten wie die Excel (XLSX)-Datei: Beschreibung, Datum, Referenz, Preis, Typ, Bestellnummer, die Absenderadresse (Von Adresse, Von Hausnummer, Von Stadt, Von Postleitzahl, Von Land), und die Lieferadresse des Empfängers (An Adresse, An Hausnummer, An Stadt, An Postleitzahl, An Land).

Wie man Erstattungen in Sendcloud-Rechnungen erkennt

Wenn du ein Label innerhalb von 42 Tagen stornierst, kannst du eine Erstattung von Sendcloud erhalten. In deiner Rechnungspositionen-Datei lautet die Beschreibung „Gutschrift für Sendung beantragt“; daneben siehst du die Trackingnummer (Referenz) der Sendung, auf die sie sich bezieht. In deiner PDF-Rechnung erscheinen Erstattungen als Zeile Erstattung (Refund) unter Zusätzliche Leistungen & Gutschriften dieses Spediteurs.

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