Doel: Leren hoe je douane documenten elektronisch kunt overdragen via Paperless Trade en welke vervoerders deze feature ondersteunen.
Wat is paperless trade?
Paperless trade is het elektronisch proces van het overdragen van de douane documenten. Internationale verzendingen (naar bestemmingen buiten de EU) vereisen douane documenten, zodat de inhoud gecontroleerd kan worden door de lokale belastingautoriteiten. Dit gebeurt aan de grens van het bestemmingsland. Normaalgesproken dien je deze documentatie meerdere keren te printen en vast te maken te maken aan de doos.
Met paperless trade, de douane documenten worden rechtstreeks (digitaal) naar de vervoerder gestuurd. Houd er rekening mee dat je, afhankelijk van de vervoerder en het type zending, in sommige situaties nog aanvullende documenten handmatig moet toevoegen of extra stappen moet ondernemen. Controleer altijd de verzendvoorwaarden van de vervoerder en de douaneregels, voordat je naar een bestemming verzendt waarvoor douanedocumenten vereist zijn.
V: Wat voor type documenten worden er doorgestuurd?
A: Voor internationale zendingen is altijd een commerciële factuur nodig en alleen voor pakketten die via de post worden verstuurd (zoals PostNL in Nederland of Royal Mail in het Verenigd Koninkrijk) is een extra CN22- of CN23-formulier nodig. Met paperless trade worden deze documenten automatisch doorgestuurd naar de vervoerder.
Welke vervoerders gebruiken paperless trade?
Zie de tabel hieronder om te zien welke vervoerders paperless trade ondersteunen. Paperless trade wordt niet ondersteund voor ieder bestemmingsland. Zorg dus dat je de lijst met bestemmingen doorneemt om zeker te zijn dat paperless trade beschikbaar is.
| Vervoerder | Afzend land | Bestemming |
| UPS* | NL, BE, DE, ES, FR, IT, GB, AT | Download het document |
| DPD | NL, BE, DE, FR, AT | Naar het VK |
| DHL Express** | NL, BE, DE, ES, FR, IT, GB, AT | Klik hier |
| FedEx | NL, BE, DE, ES, FR, IT, GB, AT | Klik hier (en scroll naar beneden) |
*UPS biedt de optie om gebruik te maken paperless trade. Indien je een eigen contract hebt met UPS, dien je paperless trade aan te zetten via UPS. Wanneer je dit niet hebt gedaan, is het niet mogelijk om gebruik te maken van paperless trade. Klik hier om naar de website van UPS te gaan en paperless trade te activeren.
**Voor DHL Express geldt: zelfs als een land op de lijst staat, kunnen er andere factoren zijn die invloed hebben op paperless trade. Controleer daarom altijd of de letters PLT in het zwarte gedeelte van het label staan gedrukt.
Hoe werkt dit in het Sendcloud panel?
Zodra je order vanuit je webshop in Sendcloud wordt geïmporteerd, wordt automatisch een gedeelte van de informatie overgenomen. De rest van de informatie dien je zelf in Sendcloud in te vullen, vanuit het inkomende order overzicht. (Let op: in verband met deze missende informatie zal de order met foutmeldingen binnenkomen.) Hieronder zie je hoe je dit aanvult:
Nadat de order compleet is, klik op Opslaan en creëer het label zoals gewoonlijk vanuit het overzicht. Sendcloud maakt vervolgens automatisch de douane documenten aan op basis van de ingevulde gegevens. Als de zending paperless trade ondersteunt, worden de documenten direct digitaal doorgestuurd naar de vervoerder.
Je kan controleren of de documenten succesvol zijn verzonden, door naar het Gecreëerde labels tabje te gaan en vervolgens op het oogje achter de order te klikken. Je zou de volgende notificatie moeten zien:
Waarom paperless trade?
Er zijn meerdere redenen om paperless trade te gebruiken:
- Het gebruik van papieren documenten is niet milieuvriendelijk
- Door minder papier te gebruiken bespaar je kosten
- Het kost minder tijd, omdat je geen documenten hoeft te vouwen/toevoegen aan je zending
- Het verkleint de kans op vertraging, omdat eventuele obstakels sneller verholpen kunnen worden
Gerelateerde artikelen:
→ How to download customs documents through Sendcloud
→ Basistips voor internationaal verzenden