Doel: Ontdek hoe Paperless Trade werkt in Sendcloud, welke vervoerders dit ondersteunen en hoe douanedocumenten elektronisch worden verzonden, inclusief aanvullende documenten die via de API zijn geüpload.
Wat is Paperless Trade?
Met Paperless Trade kunnen douanedocumenten elektronisch naar de vervoerder worden verzonden, in plaats van dat je ze moet afdrukken en aan het pakket bevestigen.
Voor internationale zendingen naar bestemmingen buiten de EU zijn doorgaans douanedocumenten vereist, zodat douaneautoriteiten de inhoud kunnen controleren en eventuele toepasselijke invoerrechten of belastingen kunnen vaststellen. Normaal gesproken moet je hiervoor meerdere exemplaren van de vereiste documenten afdrukken en aan het pakket bevestigen.
Met Paperless Trade worden de douanedocumenten automatisch digitaal naar de vervoerder verzonden en aan de zending gekoppeld. Hierdoor zijn er minder afgedrukte documenten nodig.
💡 Goed om te weten: Paperless Trade is niet beschikbaar voor elke vervoerder, verzendmethode of bestemming. Afhankelijk van de zending moet je mogelijk nog aanvullende documenten toevoegen of andere douaneformaliteiten uitvoeren. Controleer altijd de verzendvoorwaarden van de vervoerder en de douanevereisten van het land van bestemming.
Welke douanedocumenten worden verzonden?
Voor internationale zendingen omvatten de vereiste douanedocumenten doorgaans een handelsfactuur of een CN22-/CN23-douaneaangifte voor postvervoerders. Wanneer Paperless Trade wordt ondersteund, worden deze documenten automatisch doorgestuurd naar de vervoerder.
💡 Trackingnummer op handelsfacturen: Wanneer douanedocumenten voor het eerst beschikbaar komen in Sendcloud, staat het trackingnummer mogelijk nog niet op de handelsfactuur, omdat het verzendlabel nog niet is aangemaakt. Zodra het label is aangemaakt, kun je de factuur opnieuw downloaden vanuit het Sendcloud-paneel om het trackingnummer te bekijken.
Aanvullende douanedocumenten uploaden via de API
Als je de Sendcloud API gebruikt, kun je je eigen douanedocumenten in PDF-formaat uploaden en aan je zendingen toevoegen.
Deze aanvullende documenten worden digitaal doorgestuurd naar de vervoerder, samen met de douanedocumenten die door Sendcloud zijn gegenereerd.
Belangrijk: Het uploaden van douanedocumenten via de API wordt momenteel alleen ondersteund voor DHL Express. Deze beperking geldt specifiek voor het uploaden van documenten via de API en niet voor de algemene beschikbaarheid van Paperless Trade.
Raadpleeg voor technische instructies en vereisten de API-documentatie voor het uploaden van douanedocumenten.
Welke vervoerders ondersteunen Paperless Trade?
De volgende vervoerders ondersteunen Paperless Trade voor bepaalde landen van herkomst en bestemmingen. Niet elke bestemming wordt ondersteund. Controleer daarom de informatie van de betreffende vervoerder voordat je verzendt.
| Vervoerder | Land van herkomst | Bestemmingen |
|---|---|---|
| Royal Mail* | UK | Alle bestemmingen buiten het VK |
| DPD | NL, BE, DE, AT | Naar het VK |
| UPS** | NL, BE, DE, ES, FR, IT, GB, AT | Bekijk de ondersteunde bestemmingen |
| DHL Express*** | NL, BE, DE, ES, FR, IT, GB, AT | Bekijk de ondersteunde bestemmingen |
| Colissimo | FR | Franse overzeese eilanden |
| FedEx | NL, BE, DE, ES, FR, IT, UK, AT | Bekijk de ondersteunde bestemmingen (scrol naar het einde van het artikel) |
| DPD UK | UK | Bekijk de ondersteunde bestemmingen |
Belangrijke informatie per vervoerder
*Royal Mail: CN23-douaneaangiften
Wanneer je internationaal verzendt met Royal Mail via Sendcloud, genereert Intersoft Intelligent Shipper® uitsluitend een CN23-douaneformulier.
Hoewel CN22 niet wordt ondersteund, veroorzaakt dit geen vertragingen bij de bezorging. Het CN23-formulier bevat alle informatie die vereist is voor zowel CN22- als CN23-documenten. Hierdoor wordt het douaneproces vereenvoudigd en kan de bezorging normaal verlopen.
**UPS: Paperless Trade activeren voor eigen contracten
UPS ondersteunt Paperless Trade. Als je een eigen contract met UPS gebruikt, zorg er dan voor dat Paperless Trade voor je contract is geactiveerd.
Bezoek de website van UPS voor meer informatie over het activeren van Paperless Trade.
***DHL Express: Controleer de PLT-aanduiding
Zelfs als een bestemming voorkomt in de lijst met ondersteunde landen van DHL Express, kunnen andere factoren bepalen of Paperless Trade beschikbaar is voor een zending.
Controleer altijd of de letters PLT in het zwarte gedeelte van je verzendlabel staan om te bevestigen dat Paperless Trade van toepassing is.
Hoe werkt Paperless Trade in het Sendcloud-paneel?
Wanneer een bestelling via je webshopintegratie in Sendcloud wordt geïmporteerd, kan een deel van de informatie die nodig is voor de douanedocumenten al zijn ingevuld.
Volg deze stappen om de vereiste informatie aan te vullen en je zending aan te maken.
Stap 1: Controleer je bestelgegevens
Ga naar Verzenden > Bestellingen > Inkomende bestellingen en open de bestelling die je wilt verzenden.
Controleer de douanegegevens die vanuit je webshop zijn geïmporteerd. Als verplichte gegevens ontbreken, kan er een foutmelding bij de bestelling worden weergegeven.
Bewerk de bestelling om de ontbrekende informatie toe te voegen. Lees voor meer informatie Douanedocumenten aanmaken en beheren in Sendcloud.
Stap 2: Sla de bestelling op en maak het verzendlabel aan
Zodra je alle vereiste douanegegevens hebt ingevuld, klik je op Opslaan en maak je het verzendlabel aan zoals je gewend bent.
Op basis van de opgegeven informatie genereert Sendcloud automatisch de vereiste douanedocumenten. Als de vervoerder en de zending Paperless Trade ondersteunen, worden de documenten digitaal naar de vervoerder verzonden.
Stap 3: Controleer of de documenten zijn verzonden
Ga na het aanmaken van het label naar het tabblad Aangemaakte labels.
- Zoek de zending die je wilt controleren.
- Klik op het oogpictogram naast de zending om de details te openen.
- Controleer de melding die bevestigt dat de douanegegevens zijn verzonden.
Je zou een melding moeten zien die lijkt op het onderstaande voorbeeld:
💡 Update van het overzicht met inkomende bestellingen: We rollen momenteel een nieuwe versie van het overzicht met inkomende bestellingen uit voor een beperkte groep gebruikers. Je scherm kan er anders uitzien dan de screenshots of stappen in dit artikel. Bekijk wat er is veranderd.
Waarom Paperless Trade gebruiken?
Paperless Trade biedt verschillende voordelen bij internationaal verzenden:
- Minder papierafval: Verminder het aantal douanedocumenten dat je voor je zendingen moet afdrukken.
- Lagere materiaalkosten: Bespaar op papier, inkt en andere afdrukmaterialen.
- Snellere voorbereiding van zendingen: Besteed minder tijd aan het afdrukken, vouwen en bevestigen van douanedocumenten aan pakketten.
- Minder kans op vertragingen: Digitale douanegegevens kunnen helpen om vragen over de douaneafhandeling sneller op te lossen.
Gerelateerde artikelen
→ Douanedocumenten aanmaken en beheren in Sendcloud
→ Waar moet je rekening mee houden bij internationaal verzenden?