Retourregels

Doel: Leren hoe je retourregels kunt instellen om te kunnen beslissen welke items en vanuit welke landen klanten kunnen retourneren.

De abonnementen van Sendcloud zijn bijgewerkt. Als de abonnementen in de banner hierboven niet overeenkomen met je huidige abonnement en je wilt meer wilt weten, klik dan hier.

Wat zijn retourregels?

Retourregels werken op dezelfde manier als verzendregels. Het zijn vooraf gedefinieerde acties die automatisch worden toegepast op nieuwe retourzendingen die via het retourportaal worden aangemaakt. 

Waarvoor kun je retourregels instellen?

1. Om meer controle te krijgen over welke items klanten wel/niet retour kunnen melden
2. Definiëren vanuit welke landen je retourneren mogelijk maakt
3. Specifieke retourmethodes beschikbaar stellen voor specifieke landen
4. Verschillende retourkosten in rekening brengen voor verschillende landen

In dit voorbeeld zorgt de retourregel ervoor dat een bedrag van €5,00 in rekening wordt gebracht, enkel wanneer retouren worden aangemeld vanuit Duitsland. 

Later volgen er meerdere voorbeelden in de sectie Voorbeelden van retourregels.

Het instellen van je retourportaal

Voordat retourregels kunnen worden toegepast, dient het retourportaal eerst te worden geactiveerd. Klik hier om te zien hoe je het retourportaal kunt instellen.

Stap 1: schakel je retourkosten in:

1. Ga in het linkermenu naar Retouren > Retourportaal
2. Voer standaard retourkosten in euro's in en klik op Opslaan

Stap 2: activeer de gewenste retourmethodes en vervoerders:

1. Ga naar Retouren > Retourportaal
2. Scroll naar beneden naar de sectie Retourmethode
3. Selecteer de gewenste methodes 
   
4. Scroll naar beneden naar de sectie Geactiveerde vervoerders
5. Selecteer de vervoerders waarvan je de verzendmethodes voor retouren wenst te activeren

Stel je retourregels in

1. Navigeer in je Sendcloud account naar Retouren > Retourregels > klik op Nieuwe retourregel
2. Geef je nieuwe regel een Naam, kies een als voorwaarde (bijvoorbeeld From country), een bepaling (Is/Is not)*, een waarde (bijvoorbeeld Duitsland) en een actie (bijvoorbeeld Return fee is)
3. In dit voorbeeld verschijnt een veld waar je het bedrag (€) kunt invoeren dat je in dit geval graag in rekening brengt aan retourkosten (decimalen zijn toegestaan)
4. Klik op Retourregel opslaan
5. Bewerk bestaande retourregels door op ⋮ te klikken of wijzig de volgorde van retourregels via de pijltjes 
6. Activeer of deactiveer bestaande retourregels door op het slide icoontje te klikken. Wanneer je retourregels verwijdert, bewerkt of de volgorde aanpast, wordt dit toegepast op nieuwe retouren en niet op bestaande retouren.

Hoe kan ik zien of een regel is toegepast op een retourzending?

Je kunt zien of een retourregel is toegepast door naar de label detailweergave van een retourzending te gaan.

Voorbeelden van retourregels

Breng retourkosten in rekening, afhankelijk van het land van retourneren

Je kunt de keuze van ALS "From country" IS NOT Nederland DAN "Return fee is" €3,00*

ALS "From country" IS Duitsland DAN "Return fee is" €5,00

Je kunt een retourregel instellen waardoor er €5,00 in rekening wordt gebracht voor alle retouren vanuit Duitsland. Deze regel zorgt ervoor dat alle retourzendingen vanuit Duitsland €5,00 bedragen en zal de standaard retourkosten die staan ingesteld in jouw retourportaal overschrijden.

Retourkosten gebaseerd op retourreden 

Als "Retourreden" IS verkeerd product DAN "Retourkosten" is €0

Je kunt een retourregel instellen op basis van de retourreden. Als je klant meerdere maten van hetzelfde product heeft besteld of als hij het verkeerde product heeft besteld, wil je misschien retourkosten in rekening brengen. Echter, als ze per ongeluk het verkeerde product hebben gekregen, wil je ze waarschijnlijk het product gratis laten terugsturen. 

Verzend met een specifieke retourmethode, gebaseerd van het gewicht van de items

Je kunt de keuze van de retourmethode automatiseren wanneer je items van verschillende gewichtscategorieën verzendt. Bijvoorbeeld, als je een ski-set verzendt, kun je een retourmethode instellen die geschikt is voor grote of zware items.

Promoot het ruilen van artikelen door retourkosten aan specifieke terugbetalingsmethoden in te stellen

Bevorder toekomstige bestellingen door retourkosten in rekening te brengen als een klant de Geld Terug methode kiest.

Implementeer Retourregels op basis van Item property

Je kunt Retourregels maken op basis van artikelkenmerken (property) zoals grootte of kleur.
Zo kun je bijvoorbeeld retourzendingen van aangepaste artikelen, zoals gepersonaliseerde producten, voorkomen.

Voorbeeld van een Retourregel:

Verzend met een specifiek verzendcontract, gebaseerd op het merk van het artikel

In het Sendcloud panel komt elk retouradres overeen met een specifiek merk. Met behulp van verzendregels kun je voor elk merk een verzendcontract koppelen. Als je bijvoorbeeld twee merken in verschillende landen hebt ingesteld, kun je voor elk merk een specifiek verzendcontract instellen.

Voorkom het retourneren van specifieke items

Je kunt specifieke items uitsluiten van retourneren. Stel: je verkoopt gepersonaliseerde items, die zijn uitgesloten van jouw retourbeleid. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat die specifieke items niet worden geretourneerd.

Voorkom dat een volledige order wordt geretourneerd wanneer het één specifiek item bevat 

Met deze regel kun je voorkomen dat een volledige order wordt geretourneerd wanneer de order een van deze item bevat. Stel: je bent een verkoper van sokken. Met deze regel kun je voorkomen dat de klant pyjamas naar je retourneert. Op het moment dat de order een pyjama bevat, kan de gehele order niet worden geretourneerd.

Voorkom retouren vanuit bepaalde landen

Voorkom met deze regel dat klanten retouren kunnen aanmaken vanuit landen die buiten de voorwaarden van je retourbeleid vallen. Stel hierbij een retourregel in per land waarbij dit het geval is.

Als een klant een bestelling probeert terug te sturen vanuit een land dat is uitgesloten van retourneren, krijgt hij de onderstaande foutmelding te zien. 

Voorkom dat specifieke items worden geretourneerd vanuit bepaalde landen

*Let op: zorg ervoor datMatch   IEDERE  voorwaarden van deze regel actief staat, zodat de regel alleen wordt toegepast wanneer de item wordt geretourneerd vanuit een specifiek land.

Verzenden met een specifieke verzendmethode voor retouren per land

Wanneer je verzendt met je eigen contract, heb je wellicht de behoefte om in te stellen van welke verzendmethode jouw klanten gebruik kunnen maken bij het aanmaken van retourlabels. De regel Verzenden met biedt jou de mogelijkheid om een verzendmethode te kiezen voor retouren vanuit een bepaald land: 

Wanneer deze regel staat ingesteld, zal het retourportaal alleen de gewenste retourmethode als optie weergeven in het retourportaal, zodat de vervoerders die geactiveerd staan niet zichtbaar worden voor de klant.

Bijvoorbeeld: wanneer GLS en PostNL beiden staan geactiveerd in de retourinstellingen, maar de regel "Verzenden met  "PostNL Easy Return" wordt toegepast, verschijnt GLS NL niet als optie in het retourportaal.

Aanvullende punten over de "Verzenden met" retourregel: 

• De verzendmethodes die je kunt selecteren voor deze regel zijn gebaseerd op de Geactiveerde vervoerders zoals ingesteld in jouw retourinstellingen.
  • Bijvoorbeeld: wanneer je gebruik wilt maken van PostNL Easy Return, dient de vervoerder PostNL ook geactiveerd te zijn.
• De relevante retourmethode moet juist staan ingesteld in jouw retourinstellingen.
  • Bijvoorbeeld: wanneer je gebruik wilt maken van GLS Business Parcel Return Pick up 0-32kg, is het noodzakelijk om de retourmethode Arrange a pickup te activeren.
• Je kunt maar één verzendmethode per regel instellen.
  • Bij meerdere gewichtsklassen is het noodzakelijk om meerdere retourregels aan te maken
• De regel wordt toegepast wanneer retouren voldoen aan de volgende criteria:
  • Het land van verzending van de klant matcht met de From country voorwaarde 
  • Het gewicht van het pakket valt binnen de verzendvoorwaarde van de gekozen verzendmethode.
    • Bijvoorbeeld: je pakket weegt 3 kg, maar je retourregel is ingesteld op de verzendmethode  Correos Return delivery 0-1kg. In dit geval wordt de regel niet toegepast.

Retourregels zullen niet worden toegepast op handmatige retouren. Deze zijn alleen van toepassing op retouren die zijn aangemaakt via het retourportaal.

---

Belangrijk voor wanneer je retourregels gebruikt om waarden uit te sluiten

Om waarden uit te sluiten (bijv. wanneer je bepaalde landen wilt uitsluiten) in een retourregel, gebruik je de operator "is niet" in de voorwaarden die je toevoegt.

Als je meerdere voorwaarden hebt toegevoegd, is het belangrijk dat je de optie "Match alle voorwaarden van deze regel" activeert.

Als je in plaats daarvan "Match iedere voorwaarden van deze regel" activeert, zorgt dit ervoor dat wanneer ten minste één van de voorwaarden voldoet, de regel wordt geactiveerd en de actie alsnog wordt uitgevoerd. Dit betekent dat het uitsluiten van alle waarden die je hebt ingevuld, niet succesvol is.

Zie een voorbeeld

Je hebt besloten om Frankrijk, Spanje en het Verenigd Koninkrijk uit te sluiten van je retourzendingen met PostNL Retour. Je geeft als voorkeur aan om een andere retourmethode te kiezen voor die landen.

• Je moet een retourlabel creëren voor een zending die uit Frankrijk komt. Je wilt geen gebruik maken van PostNL Retour. Alle voorwaarden van deze regel komen overeen, daarom is de actie (verzenden met PostNL Retour) niet van toepassing en wordt de retourzending niet verzonden met PostNL Retour.
• In het geval de retourzending bijvoorbeeld uit Polen komt, zou de actie van deze regel (verzenden met PostNL Retour) van toepassing zijn en zou het pakket worden verzonden met PostNL Retour.

---

Gerelateerde artikelen: 

→ Hoe stel ik mijn retourportaal in

→Hoe kunnen mijn klanten retourneren

→ Hoe verwerk je retourzendingen