Doel: Ontdek welke douanedocumenten vereist zijn voor internationale zendingen, hoe je deze kunt downloaden of afdrukken in Sendcloud en hoe je aanvullende douanedocumenten kunt uploaden via de API.
Douanedocumenten in Sendcloud
Wanneer je een internationaal verzendlabel aanmaakt, genereert Sendcloud automatisch de vereiste douanedocumenten. Het type document hangt af van de geselecteerde vervoerder en de verzendgegevens.
Afhankelijk van de vervoerder worden douanedocumenten gegenereerd door Sendcloud of rechtstreeks door de vervoerder. Dit kunnen een handelsfactuur, pro-formafactuur, CN22- of CN23-formulier zijn.
Voor sommige zendingen buiten de EU kunnen ook aanvullende documenten vereist zijn, zoals een certificaat van oorsprong (CO). Dit artikel behandelt voornamelijk handelsfacturen, pro-formafacturen en CN22-/CN23-formulieren.
Lees voor meer informatie over het voorbereiden van internationale zendingen ons artikel Een internationale zending aanmaken in Sendcloud.
💡 Update van het overzicht met inkomende orders
We rollen momenteel een nieuwe versie van het overzicht met inkomende orders uit voor een beperkte groep gebruikers. Hierdoor kan jouw scherm afwijken van de screenshots of stappen in dit artikel. Bekijk wat er is veranderd.
Welke douanedocumenten heb je nodig?
Wanneer je internationaal verzendt (buiten de Europese Unie), is voor de douaneafhandeling een handelsfactuur, pro-formafactuur, CN22- of CN23-document vereist, afhankelijk van de zending.
- Commerciële vervoerders: Voor pakketten is doorgaans een handelsfactuur vereist.
- Postvervoerders: Voor pakketten is een CN22- of CN23-formulier vereist.
- Geschenkzendingen: Voor geschenken die met commerciële vervoerders worden verzonden, is een pro-formafactuur vereist in plaats van een handelsfactuur. Voor geschenken die met postvervoerders worden verzonden, blijft een CN22- of CN23-formulier vereist.
Vul deze documenten altijd in het Engels in.
Vereisten voor CN22 en CN23
Of je een CN22- of CN23-document nodig hebt, hangt af van het gewicht en de waarde van je pakket:
- CN22: Pakketten met een gewicht tot en met 2 kilogram en een waarde tot en met € 425.
- CN23: Pakketten die meer dan 2 kilogram wegen en/of een waarde hebben van meer dan € 425.
💡 Verzenden vanuit het VK met Royal Mail: Wanneer je internationaal verzendt met Royal Mail via Sendcloud, genereert Intersoft Intelligent Shipper® uitsluitend een CN23-douaneformulier. Hoewel CN22 niet wordt ondersteund, veroorzaakt dit geen vertragingen bij de bezorging. Het CN23-formulier bevat alle benodigde informatie voor zowel CN22- als CN23-documenten. Dit vereenvoudigt het douaneproces en zorgt voor een vlotte bezorging.
Wie genereert de douanedocumenten?
Afhankelijk van de vervoerder worden douanedocumenten gegenereerd door Sendcloud of rechtstreeks door de vervoerder.
Douanedocumenten gegenereerd door Sendcloud
Asendia, Bpost, BRT, Chronopost, Correos*, Correos Express, CTT Express, Delivengo, DHL, DHL DE, DHL Parcel, DPD, DPD local, Evri international, FedEx, FedEx crossborder, GLS, Hermes, Letter suive, MHI, Poste Italiane, Poste delivery, Seur, Spring, TNT, InPost to home.
*Voor Correos genereert Sendcloud het CN23-formulier, terwijl Correos het CN22-formulier genereert.
Douanedocumenten gegenereerd door de vervoerder
Colissimo, Correos*, DHL Express, DPD AT, PostNL, Royal Mail, UPS.
*Voor Correos genereert Sendcloud het CN23-formulier, terwijl Correos het CN22-formulier genereert.
Belangrijk: Sendcloud heeft geen controle over de informatie die wordt weergegeven op handelsfacturen die door vervoerders worden gegenereerd.
De verschillende douanedocumenten begrijpen
Klap de onderstaande secties uit voor meer informatie over elk type document.
CN22- en CN23-formulieren
CN22- en CN23-formulieren
CN22- en CN23-douaneaangiften zijn verplichte douanedocumenten voor internationale zendingen met postvervoerders.
Ze bevatten informatie over de goederen die je verzendt, waaronder de inhoud en waarde, de afzender en ontvanger en de partijen die bij de zending betrokken zijn.
Douaneautoriteiten gebruiken deze documenten om goederen te volgen die hun land binnenkomen of verlaten en om te bepalen of er invoerrechten moeten worden betaald.
💡 Geschenkzendingen via postvervoerders: Als je een geschenk verzendt met een postvervoerder, heb je nog steeds een CN22- of CN23-formulier nodig. Selecteer 'Geschenk' als type zending en geef altijd de werkelijke waarde van de inhoud op.
Pro-formafacturen
Pro-formafacturen
Een pro-formafactuur is het juiste douanedocument voor geschenkzendingen die met een commerciële vervoerder worden verzonden. Op dit document staat expliciet dat de zending een geschenk is, zodat de juiste douaneprocedures voor invoerrechten en belastingen worden toegepast.
Het document bevat voornamelijk informatie over de inhoud van het pakket en de toepasselijke Incoterms.
Belangrijk: Geef bij internationale geschenkzendingen altijd de werkelijke waarde op. Douaneautoriteiten weigeren zendingen waarvoor een waarde van nul is opgegeven.
Je hebt geen handelsfactuur nodig voor een geschenkzending die met een commerciële vervoerder wordt verzonden, omdat de pro-formafactuur deze vervangt.
Handelsfacturen
Handelsfacturen
Een handelsfactuur is een bindend douanedocument dat door de verkoper (exporteur) aan de koper (importeur) wordt verstrekt. Het dient als overeenkomst en aankoopbewijs tussen de koper en verkoper.
Het bevat voornamelijk informatie over de inhoud van het pakket en de toepasselijke Incoterms. Douaneautoriteiten gebruiken de handelsfactuur om te bepalen of er invoerrechten moeten worden betaald.
Lees onze handleidingen voor instructies over het invullen en toevoegen van exportdocumenten:
Belangrijke update voor zendingen naar de VS
Vanaf 12 november 2024: De Amerikaanse douane- en grensbeschermingsdienst (CBP) is begonnen met het weigeren van importzendingen naar de VS met onduidelijke productomschrijvingen. Zendingen die de VS binnenkomen, moeten duidelijke en nauwkeurige omschrijvingen op de handelsfactuur bevatten om vertragingen of weigeringen te voorkomen.
Voorbeelden van aanvaardbare omschrijvingen:
- "Children's toys made of plastic"
- "Women's dresses made of 60% cotton, 40% polyester"
Voorbeelden van niet-aanvaardbare omschrijvingen: "parts", "daily necessities", "see commercial invoice", "part number 123456", "accessories" of "personal use".
Lees voor meer informatie Unacceptable vs Acceptable Cargo Descriptions.
Voorbeeld van een handelsfactuur, pro-formafactuur, CN22- of CN23-formulier
De handelsfactuur, pro-formafactuur en CN22- en CN23-formulieren zien er in het onderstaande voorbeeld van Sendcloud precies hetzelfde uit.
Pagina 1
Pagina 2
Douanedocumenten downloaden of afdrukken
Met Sendcloud kun je vooraf ingevulde douanedocumenten rechtstreeks vanuit je account downloaden en afdrukken.
Stap 1: Configureer je printerinstellingen
Om je vooraf ingevulde douanedocumenten automatisch te downloaden of af te drukken wanneer je een label aanmaakt:
- Ga in je Sendcloud-paneel naar Verzenden > Printopties > Douanedocumenten.
- Schakel Douanedocumenten afdrukken met labels in.
- Selecteer je printer, het documentformaat en het aantal exemplaren.
Als er geen printer is geselecteerd, worden de douanedocumenten in PDF-formaat gedownload.
💡 Goed om te weten: Je afdrukinstellingen worden lokaal opgeslagen. Als je een andere computer gebruikt, moet je de printer opnieuw instellen.
Stap 2: Beschrijf de artikelen in je internationale bestelling
Wanneer je internationaal verzendt, is het belangrijk om de gegevens van elk product in je zending op te geven.
Ga naar de sectie Artikelen van een inkomende bestelling of naar het formulier voor het handmatig aanmaken van een zending in je Sendcloud-account. Vul voor elk product de volgende gegevens in:
- Artikelomschrijving
- Land van oorsprong
- Waarde per eenheid, gewicht per eenheid en aantal eenheden
- HS-code (6–8 cijfers)
- SKU (optioneel)
- Beoogd gebruik ★ Bèta
- Materiaalsamenstelling ★ Bèta
- MID-code ★ Bèta
Klik op + Artikel toevoegen om een ander artikel toe te voegen en vul de bijbehorende gegevens in.
Belangrijk: Als je de vereiste productgegevens niet invult, verschijnt er een foutmelding bij je internationale bestelling en kun je het verzendlabel niet aanmaken.
Hoeveel artikelen mag een internationale zending bevatten?
Hoeveel artikelen mag een internationale zending bevatten?
Het maximale aantal artikelen hangt af van de vervoerder en het type douanedocument.
- Postvervoerders (bijv. PostNL, Correos, Royal Mail, bpost, Deutsche Post) staan maximaal 5 artikelen per handelsfactuur toe.
- Andere vervoerders (bijv. DPD, DHL, UPS) staan maximaal 99 artikelen per handelsfactuur toe. Om meer dan 99 artikelen te verzenden, moet je een nieuwe zending aanmaken.
- CN23-documenten: Voor zowel postvervoerders als commerciële vervoerders geldt een maximum van 5 artikelen.
Belangrijk: Als je het maximale aantal artikelen van de vervoerder overschrijdt, ontvang je een foutmelding. Verwijder de extra artikelen of selecteer een andere vervoerder.
Stap 3: Maak het label aan
Zodra je alle vereiste productgegevens hebt ingevuld:
- Ga naar Verzenden > Bestellingen > Inkomende bestellingen.
- Zoek je bestelling en klik op het oogpictogram om de details te openen.
- Klik op Label aanmaken wanneer je klaar bent.
Je douanedocumenten worden nu automatisch afgedrukt. Als de printer niet beschikbaar is, worden de documenten in plaats daarvan gedownload.
Zodra het label is aangemaakt, kun je de zending bekijken door op het oogpictogram in het tabblad Aangemaakte labels te klikken.
Stap 4: Download je douanedocumenten opnieuw
Je douanedocumenten blijven beschikbaar in de labeldetails, zodat je ze wanneer nodig opnieuw kunt downloaden.
- Ga naar het overzicht Aangemaakte labels.
- Zoek je bestelling en klik op het oogpictogram om de details te openen.
- Klik op Acties.
- Selecteer Douaneaangiften downloaden in het dropdownmenu.
Je eigen douanedocumenten uploaden via de API
Als je de Sendcloud API gebruikt, kun je ook je eigen douanedocumenten in PDF-formaat uploaden en aan je zendingen toevoegen.
Met het API-endpoint Upload a customs document kun je aanvullende documenten uploaden die samen met de door Sendcloud gegenereerde douanedocumenten naar de vervoerder worden doorgestuurd.
Belangrijk: Het uploaden van douanedocumenten via de API wordt momenteel uitsluitend ondersteund voor DHL Express.
Raadpleeg voor technische instructies en vereisten de API-documentatie voor het uploaden van douanedocumenten.
Paperless Trade
Sommige vervoerders ondersteunen Paperless Trade. In deze gevallen worden douanedocumenten automatisch digitaal naar de vervoerder verzonden, zodat je ze niet hoeft af te drukken.
Lees meer over Paperless Trade in ons artikel Verstuur je douanedocumenten digitaal via Paperless Trade.
Gerelateerde artikelen
→ Waar moet je rekening mee houden bij internationaal verzenden?