Doel: Leer hoe je automatisch je douanedocumenten* kunt genereren via het Sendcloud platform.
*Naast de commerciële factuur en/of de CN22/CN23 formulieren, hebben sommige zendingen buiten de EU ook een Certificaat van Oorsprong (CO) nodig. In dit artikel wordt voornamelijk ingegaan op de commerciële factuur, de CN22 of CN23 formulieren, en hoe deze in Sendcloud kunnen worden gegenereerd.
CN22 en CN23 formulieren vs. commerciële factuur
Wanneer je internationaal verzendt (buiten de Europese Unie), heb je altijd een handelsfactuur (commercial invoice), een CN22- of een CN23 document nodig voor inklaring. Voor zendingen met een commerciële vervoerder heb je de handelsfactuur nodig. Zendingen die met een postdienst worden verzonden hebben alleen het CN22 of CN23 formulier nodig. Vul deze documenten altijd in het Engels in.
Of je het CN22 of CN23 document nodig hebt, hangt af van het gewicht en de waarde van je pakket:
- CN22 douaneaangifte: pakketten tot 2 kilogram met een waarde tot €425.
- CN23 douaneformulier: pakketten met een gewicht van meer dan 2 kilogram en/of een waarde van meer dan €425.
CN22 en CN23 formulieren
CN22 en CN23 zijn verplichte douanedocumenten voor internationale verzending met postvervoerders. Ze bevatten informatie over de goederen die je verzendt: inhoud, waarde, wie de verzender en ontvanger zijn en welke partijen betrokken zijn bij de verzending. Het zijn verplichte documenten die douaneautoriteiten gebruiken om bij te houden welke goederen hun land binnenkomen en verlaten, en om te bepalen of er invoerrechten moeten worden betaald voor de goederen die je verzendt.
Commerciële factuur
De commerciële factuur is een bindend douanedocument dat wordt afgegeven door de handelaar (exporteur) aan de koper (importeur). Dit dient als contract en verkoopbewijs tussen koper en verkoper. Het bevat voornamelijk informatie over de inhoud van het pakket en de Incotermen. Op basis van de handelsfactuur bepaalt de douane of er invoerrechten op de goederen moeten worden betaald.
Voor instructies over hoe je de exportdocumenten moet invullen en hoe je ze aan je pakket moet toevoegen, lees onze Stapsgewijze handleiding voor CN22 en CN23 douaneaangiften voor internationale verzending en onze handleiding Wat is een commercial invoice? Zo genereer je jouw handelsfactuur.
Belangrijke update voor zendingen naar de VS
Met ingang van 12 november 2024 zal de Amerikaanse douane en grensbescherming (CBP) beginnen met het weigeren van importzendingen naar de VS die vage omschrijvingen bevatten. Zendingen naar de VS moeten duidelijke en precieze omschrijvingen op de commerciële factuur hebben om vertragingen of weigeringen door de CBP te voorkomen.
Voorbeelden van acceptabele omschrijvingen:
- "kinderspeelgoed van plastic"
- "damesjurken van 60% katoen, 40% polyester"
Onacceptabele omschrijvingen bevatten termen zoals "onderdelen," "dagelijkse benodigdheden," "zie commerciële factuur," "onderdeelnummer 123456," "accessoires" of "persoonlijk gebruik". Voor meer informatie, raadpleeg: Onacceptabele vs Acceptabele Goederenomschrijvingen.
Voorbeeld van een handelsfactuur/CN22-formulier/CN23-formulier
De handelsfactuur, het CN22- en het CN23 formulier zien er precies hetzelfde uit. Zie onderstaand voorbeeld:
Pagina 1
Pagina 2
Douanedocumenten downloaden of afdrukken
Met Sendcloud kun je direct je vooraf ingevulde douanedocumenten downloaden en afdrukken.
Stap 1. Configureer je printerinstellingen
Om automatisch je vooraf ingevulde douanedocumenten te downloaden wanneer je een label maakt, ga je in het Sendcloud panel naar Verzenden> Afdrukopties > Douanedocumenten en vink de optie Douanedocumenten afdrukken met labels aan. Selecteer de printer, het formaat en het aantal kopieën.
Als er geen printer is geselecteerd, worden de douanedocumenten in PDF-formaat gedownload.
Als de juiste informatie is ingevuld, wordt de fout verwijderd en kun je de douanedocument direct met je verzendlabel afdrukken. Voordat je de documenten afdrukt, ga je eerst verder met de volgende stap.
Stap 2. Beschrijf de artikelen in je internationale order
Bij internationale verzending is het belangrijk om de details van de verschillende producten in te vullen. Om dit te doen ga je naar de Items sectie van een inkomende order - of in het handmatige verzendformulier in je Sendcloud account - en vul je de productdetails in voor elk product:
- Omschrijving
- Land van oorsprong
- Item waarde, item gewicht en aantal items
- HS Code (6-8 cijfers)
- SKU (optioneel)
- Gebruiksdoeleinde ★Beta
- Materiaalinhoud ★Beta
- MID-code (Manufacturers Identification code) ★Beta
Om een nieuw item toe te voegen, klik je op de + Item toevoegen knop en voer je de details in.
Als je de productgegevens niet invoert, verschijnt er een foutmelding bij je internationale order en kun je geen label voor verzending maken.
Hoeveel items kan een internationale zending bevatten?
Hoeveel items je kunt meesturen, hangt af van de vervoerder die je hebt geselecteerd.
- Postvervoerders (bijv. PostNL, Correos, Royal Mail, bpost, Deutsche Post) staan maximaal 5 items per commerciële factuur toe.
- Commerciële vervoerders (bijv. DPD, DHL, UPS) staan maximaal 99 artikelen per commerciële factuur toe. Als je meer dan 99 items wilt aanmaken, moet je een nieuwe zending aanmaken.
- Voor CN23-documenten geldt een maximum van 5 items voor zowel post- als commerciële vervoerders.
Stap 3. Maak het label aan
Wanneer je alle benodigde productgegevens correct hebt ingevoerd, ga je naar je Inkomende orders weergave en zoek je de order op. Klik op het oogpictogram om de order te openen en klik op Label aanmaken als je klaar bent.
Je douanedocumenten worden nu direct afgedrukt. Als de printer niet beschikbaar is, worden ze in plaats daarvan gedownload.
Zodra het label is aangemaakt, komt deze onder het kopje Gecreëerde labels te staan.
Stap 4. (Nogmaals) De douanedocumenten downloaden
Als je de documenten opnieuw wilt downloaden, kun je dit doen bij de label details. In de Label details klik je op de Acties knop en selecteer je Download douanedocumenten in het dropdown menu.
Douanedocumenten digitaal versturen
Sommige vervoerders ondersteunen Paperless Trade (het digitaal versturen van douanedocumenten). In deze gevallen wordt er geen document afgedrukt, omdat het automatisch naar de vervoerder wordt gestuurd.
Lees meer over Paperless Trade in ons artikel Stuur je douanedocumenten digitaal via Paperless Trade.