Waarom ontvang ik toeslag voor mijn zending?

Doel: In dit artikel leggen we uit wat een toeslag is en hoe deze wordt gefactureerd.  

Wat zijn toeslagen?

Zodra je de automatische incasso hebt geactiveerd en bent begonnen met verzenden via Sendcloud, ontvang je tweemaandelijks een factuur van ons voor je labels. Het kan zo zijn dat je ook toeslagen terugvindt op deze factuur. Deze toeslagen worden gerekend vanuit de vervoerder met betrekking tot je zendingen. 

Een toeslag is een extra kostenpost bovenop de kosten van je verzendlabel. Deze kosten worden door de vervoerder in rekening gebracht, wanneer een pakket niet aan hun voorwaarden voldoet. Deze kosten zijn niet verbonden aan Sendcloud en de beslissing om deze extra kosten in rekening te brengen is in handen van de transporteur. 

Wil je enkele tips om ongewenste toeslagen in de toekomst te vermijden? Bekijk dan ons artikel: Hoe kan ik toeslagen voorkomen?

Waarom rekent een vervoerder een toeslag aan?

Een vervoerder kan ervoor kiezen om een toeslag in rekening te brengen wanneer het pakket dat je verzendt niet voldoet aan hun verzendingsvoorwaarden, en als gevolg daarvan worden er extra kosten gemaakt tijdens het proces van het afleveren van je pakket op de plaats van bestemming. 

Redenen voor toeslagen variëren afhankelijk van de vervoerder of de specifieke verzendmethode, maar kunnen alles omvatten van uw pakket dat de verkeerde afmetingen heeft, slechte verpakkingscondities, de verkeerde vorm voor verwerking via een verwerkingsband, te licht of te zwaar is of omdat de verkeerde verzendmethode is gekozen voor het type levering of het land van bestemming. Sommige transporteurs kiezen er zelfs voor om toeslagen te berekenen voor pakketten met een "Fragile" sticker op de doos. 

Alles wat leidt tot extra of handmatige verwerkingstijd voor de vervoerder kan leiden tot een ongewenste toeslag. Daarom is het zo belangrijk om altijd goed te lezen en op de hoogte te zijn van de verzendvoorwaarden voor de door jou gekozen verzendmethode. 

Hoe meet en weegt de transporteur de pakketten?

Zodra het pakket door een transporteur wordt opgehaald of wanneer je deze bij een servicepunt inlever, begint de verzendreis. Het pakket komt in een handmatig sorteercentrum waar het wordt opgemeten en gewogen. Als een pakket binnen de beperkingen van de afmetingen en het gewicht valt en correct op de sorteerband past, kan het automatisch worden verwerkt en gesorteerd voor aflevering. 

De pakketten worden tijdens het sorteerproces op twee afzonderlijke momenten opgemeten en gewogen door zeer nauwkeurig gekalibreerde machines. 

Wat gebeurt er als mijn pakket buiten de afmetingen/gewicht valt?

Als een pakket buiten de beperkingen van het gewicht en de afmetingen valt, als de vorm te omslachtig is of als de verpakking onvoldoende is voor automatische verwerking, moet het pakket van de sorteerband af worden gehaald en opzij worden gezet voor handmatige verwerking. Dit brengt extra tijd en arbeidskosten met zich mee voor de transporteur, die deze kosten dan via een toeslag in rekening brengt. 

In sommige gevallen kan het voorkomen dat het pakket niet automatisch kan worden verwerkt vanwege de vorm en zelfs zonder leveringspoging wordt geretourneerd. 

Het is mogelijk dat er een tweede toeslag verschijnt. Dit is geen extra boete, maar een correctie. De eerste toeslag is gebaseerd op het gewicht dat is opgegeven bij het aanmaken van het verzendlabel. Zodra het pakket is opgehaald, wordt het werkelijke of volumetrische gewicht gecontroleerd. Als dit hoger uitvalt dan het geselecteerde bereik, wordt het tarief aangepast naar de juiste gewichtsklasse. Dit kan ook invloed hebben op bijkomende kosten, zoals de brandstoftoeslag.

Wat lijkt op twee afzonderlijke toeslagen, is dus in werkelijkheid een standaardproces:

✅ De eerste toeslag heeft betrekking op het opgegeven gewicht bij het aanmaken van het label.
✅ De tweede toeslag is de correctie na de weging door de transporteur.

Zo wordt ervoor gezorgd dat de uiteindelijke kosten overeenkomen met het daadwerkelijke gewicht van de zending.

Hoe wordt de toeslag berekend?

Een toeslag wordt altijd door een vervoerder in rekening gebracht nadat deze is verwerkt. Pas als het pakket in het sorteercentrum aankomt, kan het worden opgemeten en kan er worden besloten of het pakket over de band kan worden verwerkt. Deze kosten worden achteraf berekend en verschijnen daarom later op je tweewekelijkse factuur, waarbij gedetailleerde informatie per zending beschikbaar is in de CSV-versie.

Verschillende vervoerders rekenen verschillende soorten toeslagen. Bovendien hebben vervoerders ook allemaal hun eigen tarieven voor deze toeslagen.

Voor alle vervoerders waarmee wij bij Sendcloud samenwerken, hebben wij een artikel samengesteld waarin het type en tarief van de toeslagen die een vervoerder in rekening kan brengen wordt vermeld. Klik hier om te kijken naar mogelijke toeslagen op basis van de door jou gewenste vervoerder.

Kijk voor hulp bij het vermijden van toeslagen in ons algemene artikel: hoe kan ik toeslagen voorkomen?.

Hoe worden toeslagen in rekening gebracht?

Als je een toeslag ontvangt, verschijnt deze op je tweewekelijkse factuur met het type "Toeslag". De omschrijving bevat vaak de reden voor de toeslag, samen met het trackingnummer van de bijbehorende zending.

Je kunt je facturen bekijken en downloaden in PDF- of CSV-formaat via je Sendcloud-platform onder Account > Facturering.

• PDF-factuur: Toont een overzicht van alle kosten, inclusief het totaal aan toeslagen.
• CSV-factuur: Toont een gedetailleerde uitsplitsing per zending. Elke toeslag is gekoppeld aan een trackingnummer, zodat je precies kunt zien op welke zending de kosten van toepassing zijn.

Voor een volledige uitleg over hoe je kosten per zending kunt bekijken en begrijpen, zie Zending facturering.

Als de reden voor een toeslag onduidelijk is of als je denkt dat een toeslag onterecht is toegepast, kun je via je Sendcloud-account een financieel supportticket indienen. Wij onderzoeken dit dan voor je.