Tip 1: Verpakking en opvulmateriaal

Zorg ervoor dat de verzenddoos stevig is. Vul het pakket met opvulmateriaal zoals bubbelplastic of piepschuim en bedek de hoeken van het pakket met extra tape. De verpakking moet volgens internationale regels tegen een val van 1.5 meter kunnen. Let op dat je geen kranten als opvulmateriaal gebruikt in verband met bepaalde censuurregels in het buitenland. 

Tip 2: Adressering per land

De adressering is in elk land anders. Sommige landen hebben geen huisnummer, postcode of zelfs geen straatnaam. Dit kan verwarrend zijn! In de VS, Canada en Australië staat er bijvoorbeeld achter de plaatsnaam een afkorting van de staatnaam met een areacode. Zet op je verzendlabel altijd het e-mailadres en het telefoonnummer van de klant. Dit verhoogt de afleverkans aanzienlijk

Tip 3: Levertijd: express of regulier

Bekijk goed wat de gemiddelde levertijd is voor een zending en communiceer dit duidelijk naar je klant. Reguliere poststukken naar Brazilië kunnen bijvoorbeeld al snel meer dan een maand onderweg zijn voordat deze zijn afgeleverd. Post netwerken, zoals dat van PostNL zijn vaak wat trager dan de Express netwerken van bijvoorbeeld DHL of UPS. Bied de klant daarom ook de keus aan of hij een Express zending wenst (eventueel tegen extra kosten), of een normale zending.

Tip 4: Weet wat wel en wat niet toegestaan is om te verzenden

Elk land en elke vervoerder heeft verschillende regels over wat er wel en wat er niet verzonden mag worden, kijk daarom altijd op de website van de vervoerder voor de meest recente informatie hierover. UPS heeft een handige tool ontwikkeld waarin je per land de specifieke voorwaarden kunt zien. Vaak zijn onderstaande items niet toegestaan om te verzenden:

  • Spuitbussen
  • Alcoholhoudende dranken
  • Vers fruit en verse groenten
  • Benzine of olie
  • Nagellak
  • Parfum
  • Vergif
  • Aanstekers
  • Brandblussers
  • Gasmaskers
  • Loterijtickets
  • Ruwe diamanten
  • Beschadigde accu's

Tip 5: Verzekeren?

Verzend je goederen met veel waarde? Dan is het verstandig om een overweging te maken om het pakket te verzekeren tegen schade en vermissing. Buitenlandzendingen raken relatief vaker kwijt dan zendingen binnen Nederland.

Indien er veel pakketten internationaal verzonden worden kun je een aparte transport verzekering afsluiten per pakket. De tarieven hiervoor verschillen per vervoerder. Bij SendCloud zijn je buitenlandzendingen standaard verzekerd.

Tip 6: Alle douane documenten goed invullen

Allereerst is het zeer belangrijk om de douaneregels te begrijpen van het land waar je naartoe stuurt. Alle internationale zendingen buiten de EU vereisen afhandeling door de douane. Hiervoor dien je voldoende papierwerk bij te voegen aan het pakket.

Douaneverklaring CN22

Voor het versturen van alle goederen tot 2 kg met een waarde tot 425 euro gebruik je de douanesticker CN22. Deze douanesticker kun je aan de buitenkant van het pakket plakken.

Commercial Invoice

De zogenaamde Commercial Invoice moet toegevoegd zijn aan elke commerciële zending. Dit document is een bindend douanedocument waarin onder andere verschillende afspraken staan zoals wie de douanekosten betaald.

Normaal gezien dien je drie prints van de Commercial Invoice bij te voegen, één voor het land waar je vanuit exporteert, één voor het land waarnaar je verstuurt en één voor de ontvanger. Twee van deze documenten dien je in een zogenaamde ‘paklijsten envelop’ toe te voegen aan de buitenkant van het pakket en één Commercial Invoice in het pakket. 

Waar dien je rekening mee te houden tijdens het invullen van deze documenten?

  • Beschrijf elk artikel apart.
  • Vermeld het aantal, gewicht (in gram) en waarde (in €).
  • Vermeld ook het totaalgewicht en totale waarde van de inhoud.
  • Specificeer elk artikel met een 6-cijferige HS-goederencode van de Wereld Douane Unie en vermeld het land van oorsprong/productie. Deze kun je hier opzoeken.
  • Zet altijd je handtekening op het douaneformulier. Bij het ontbreken van de handtekening kan dit leiden tot vertraging.

Belangrijk om te weten

Ook al heb je de Commercial Invoice en/of het CN22 label nog zo goed ingevuld, de douane kan alsnog fouten maken. Het komt wel eens voor dat er te hoge douanekosten worden gerekend of dat het pakket alsnog vertraging oploopt door de douane, ook al zijn je formulieren correct. Ben hierop voorbereid en zorg dat je voor jezelf altijd een kopie van de Commercial Invoice/CN22 label hebt om dit na te kijken en indien dit zich voordoet, nog een gewijzigde invoice aan te leveren bij de douane.

Voor DHL klanten;  

Voor klanten die met DHL verzenden kunnen hier zien aan welke eisen een invoice moeten voldoen.

Voor DPD klanten; 

Voor klanten die verzenden met DPD kun je hier een handelsfactuur opstellen. 

Voor UPS klanten;

Voor klanten die verzenden met UPS kun je hier een handelsfactuur opstellen.

Did this answer your question?