Doel: Dit artikel legt uit hoe je de CRM integratie in Sendcloud instelt en configureert. Je leert hoe je je CRM koppelt, je verbinding configureert en bepaalt welke zendings excepties naar je CRM worden gestuurd.
Wat is een CRM integratie
Met de CRM integratie kun je zending excepties vanuit Sendcloud naar je CRM sturen. Een CRM (Customer Relationship Management-systeem) is de tool die je supportteam gebruikt om klantgesprekken en issues te beheren.
Hierdoor kan je team leveringsproblemen afhandelen in dezelfde omgeving waarin ze al werken, zonder tussen verschillende platforms te wisselen.
Sendcloud monitort zendings events en maakt een CRM-ticket aan wanneer een zending voldoet aan jouw ingestelde voorwaarden.
Gebruik de CRM integratie
De CRM integratie synchroniseert zendings excepties met je CRM, zodat je team leveringsproblemen kan bekijken en opvolgen vanuit één centrale plek. Je kunt deze integratie gebruiken om:
- Zendings excepties naar je CRM te sturen
- Je supportteam te laten werken vanuit hun bestaande supporttool
- Handmatig werk te verminderen door niet tussen systemen te hoeven schakelen
- Je interne workflows en opvolg processen in je CRM te ondersteunen
De volgende CRM-providers worden momenteel ondersteund:
- Gorgias
- Zendesk
- Kustomer
- Klaviyo
- Webhook
- Sendgrid V2
- Freshdesk
→ Voordat je begint
Zorg ervoor dat je het volgende hebt voordat je de integratie instelt:
- Admin-toegang in Sendcloud om CRM-instellingen te beheren
- Admin- of API-toegang in je CRM om de integratie te koppelen
- De benodigde authenticatiegegevens, zoals OAuth-rechten of een API-sleutel, afhankelijk van je CRM-provider
Hoe stel je je CRM integratie in
Stap 1 Open je CRM-instellingen
Ga naar de CRM-instellingenpagina in je Sendcloud panel.
- Ga in je Sendcloud panel naar Instellingen > Support Automation > CRM-instellingen.
- Op deze pagina kun je je CRM-provider koppelen en instellen wanneer CRM-tickets moeten worden aangemaakt.
Stap 2 Kies je CRM-provider
Selecteer het CRM dat je wilt koppelen.
- Open de dropdown CRM-provider.
- Selecteer het CRM dat je wilt koppelen.
Stap 3 Koppel je CRM
Koppel je CRM met de beschikbare authenticatiemethode voor jouw provider.
We proberen het verbindingsproces zo eenvoudig mogelijk te maken. Voor bepaalde integraties (zoals Gorgias of Klaviyo) hoef je alleen Sendcloud te autoriseren door de aangegeven stappen te volgen.
Als deze optie niet beschikbaar is voor jouw provider, moet je de vereiste API-gegevens handmatig invoeren.
Stap 4 Bepaal wanneer tickets worden aangemaakt
Gebruik de sectie Filters (voorwaarden) om te bepalen welke zendingsexcepties naar je CRM worden gestuurd.
Je kunt filters instellen op basis van de volgende voorwaarden:
- Exceptietypes, zoals Verloren, Beschadigd of Vertraagd
- Fasetypes, zoals Onderweg, In bezorging of Gesorteerd
- Vervoerders
- Herkomstlanden
- Bestemmingslanden
Fasetypes beschrijven de normale voortgang van een zending. Exceptietypes beschrijven leveringsproblemen. Een zending kan op een bepaald moment overeenkomen met een fase of een exceptie.
Alle filtervelden zijn optioneel.
Stap 5 Stel aangepaste velden in (indien beschikbaar)
Sommige CRM-providers ondersteunen aangepaste velden.
Als deze optie beschikbaar is, kun je bepalen welke Sendcloud-gegevens worden toegevoegd aan het aangemaakte CRM-ticket.
Als er geen opties voor aangepaste velden worden weergegeven, gebruikt de integratie de standaardinstellingen van die provider.
Stap 6 Sla je instellingen op
Nadat je je verbinding en filters hebt ingesteld, sla je je instellingen op.
Zodra actief, maakt Sendcloud CRM-tickets aan wanneer een zending voldoet aan de ingestelde voorwaarden.
Beheer je filters
Je kunt één of meerdere filters aanmaken om te bepalen wanneer CRM-tickets worden aangemaakt. Filters stellen je in staat om te definiëren welke zendings excepties naar je CRM worden gestuurd, op basis van de voorwaarden die je instelt.
Per filter kun je:
- De filter in- of uitschakelen
- De geselecteerde voorwaarden bijwerken
- De filter verwijderen als je deze niet meer nodig hebt
Binnen één filter moeten alle geselecteerde voorwaarden overeenkomen voordat een ticket wordt aangemaakt. Als je meerdere filters aanmaakt, gebruiken deze OF-logica. Dit betekent dat een zending slechts aan één actieve filter hoeft te voldoen om naar je CRM te worden gestuurd.
Door je filters aan te passen, bepaal je welke zendings excepties met je CRM worden gedeeld en zorg je ervoor dat je team alleen de meest relevante tickets ontvangt.
💡 Voorbeeld
Stel dat je deze twee filters aanmaakt:
- Filter 1: Exceptie type is Beschadigd en vervoerder is DHL
- Filter 2: Exceptie type is Beschadigd, vervoerder is DPD, en herkomstland is GB
Dit betekent dat je alle beschadigde DHL-zendingen ontvangt, en beschadigde DPD-zendingen alleen wanneer deze afkomstig zijn uit Groot-Brittannië. Er wordt een ticket aangemaakt zodra minimaal één actieve filter overeenkomt.
Troubleshooting
Ik kan mijn CRM niet koppelen
Controleer of je de juiste CRM-provider hebt geselecteerd en of je over de vereiste admin- of API-rechten beschikt in je CRM.
Er worden geen tickets aangemaakt
Controleer je CRM-verbinding en bekijk je filterinstellingen om te zorgen dat deze overeenkomen met de zendingsexcepties die je wilt versturen.
Ik zie geen opties voor aangepaste velden
Aangepaste velden zijn mogelijk niet beschikbaar voor alle CRM-providers. Als de optie niet zichtbaar is, gebruikt de integratie de standaardinstellingen van die provider.