Doel: Leer hoe je automatisch je douanedocumenten* kunt genereren via het Sendcloud platform.

*Naast de commerciële factuur en/of de CN22/CN23 formulieren, hebben sommige zendingen buiten de EU ook een CP71 document - en mogelijk een Certificaat van Oorsprong (CO) - nodig. In dit artikel wordt voornamelijk ingegaan op de commerciële factuur, de CN22 of CN23 formulieren, en hoe deze in Sendcloud kunnen worden gegenereerd.

Dit artikel is slechts een leidraad. Sendcloud kan op geen enkele manier verantwoordelijk worden gehouden voor de eventuele problemen met je exportdocumenten. Controleer altijd de verzendvoorwaarden van de vervoerder en de douaneregels voordat je verzendt naar een bestemming die douanedocumenten vereist.

CN22 en CN23 formulieren vs. commerciële factuur

Wanneer je internationaal verzendt (buiten de Europese Unie), is er altijd een commerciële factuur nodig voor inklaring, en hebben alleen zendingen die via de post worden verzonden het aanvullende document CN22 of CN23 nodig. Vul deze documenten altijd in het Engels in.

Of je het CN22 of CN23 document nodig hebt, hangt af van het gewicht en de waarde van je pakket:

CN22 douaneaangifte: pakketten tot 2 kilogram met een waarde tot €425.
CN23 douaneformulier: pakketten met een gewicht van meer dan 2 kilogram en/of een waarde van meer dan €425. Het CP71 verzendformulier moet worden bijgevoegd als aanvulling op het CN23.

Meer gedetailleerde informatie en voorbeelden van CN22 en CN23 formulieren vind je hier

CN22 en CN23 zijn verplichte douanedocumenten voor internationale verzending met postvervoerders. Ze bevatten informatie over de goederen die je verzendt: inhoud, waarde, wie de verzender en ontvanger zijn en welke partijen betrokken zijn bij de verzending. Het zijn verplichte documenten die douaneautoriteiten gebruiken om bij te houden welke goederen hun land binnenkomen en verlaten, en om te bepalen of er invoerrechten moeten worden betaald voor de goederen die je verzendt.

CN22 formulier

CN23-formulier

Meer gedetailleerde informatie en een voorbeeld van een commerciële factuur vind je hier

De commerciële factuur is een bindend douanedocument dat wordt afgegeven door de handelaar (exporteur) aan de koper (importeur). Dit dient als contract en verkoopbewijs tussen koper en verkoper. Het bevat voornamelijk informatie over de inhoud van het pakket en de Incotermen. Op basis van de handelsfactuur bepaalt de douane of er invoerrechten op de goederen moeten worden betaald.

Voor instructies over hoe je de exportdocumenten moet invullen en hoe je ze aan je pakket moet toevoegen, lees onze Stapsgewijze handleiding voor CN22 en CN23 douaneaangiften voor internationale verzending en onze handleiding Wat is een commercial invoice? Zo genereer je jouw handelsfactuur.

Douanedocumenten downloaden of afdrukken

Met Sendcloud kun je direct je vooraf ingevulde douanedocumenten downloaden en afdrukken.

Stap 1. Configureer je printerinstellingen

Om automatisch je vooraf ingevulde douanedocumenten te downloaden wanneer je een label maakt, ga je in het Sendcloud panel naar Instellingen > Printen > Douanedocumenten en vink de optie Douanedocumenten afdrukken met labels aan. Selecteer de printer, het formaat en het aantal kopieën.

Als er geen printer is geselecteerd, worden de douanedocumenten in PDF-formaat gedownload.

Als de juiste informatie is ingevuld, wordt de fout verwijderd en kun je de douanedocument direct met je verzendlabel afdrukken. Voordat je de documenten afdrukt, ga je eerst verder met de volgende stap.

Stap 2. Beschrijf de artikelen in je internationale order

Bij internationale verzending is het belangrijk om de details van de verschillende producten in te vullen. Om dit te doen ga je naar de Items sectie van een inkomende order - of in het handmatige verzendformulier in je Sendcloud account - en vul je de productdetails in voor elk product:

Omschrijving
Land van oorsprong
Item waarde, item gewicht en aantal items
HS Code (6-8 cijfers)
SKU (optioneel)

Om een nieuw item toe te voegen, klik je op de + Item toevoegen knop en voer je de details in.

Als je de productgegevens niet invoert, verschijnt er een foutmelding bij je internationale order en kun je geen label voor verzending maken.

Hoeveel items kan een internationale zending bevatten?

Hoeveel items je kunt meesturen, hangt af van de vervoerder die je hebt geselecteerd.

Postvervoerders (bijv. PostNL, Correos, Royal Mail, bpost, Deutsche Post) staan maximaal 5 items per commerciële factuur toe.
Commerciële vervoerders (bijv. DPD, DHL, UPS) staan maximaal 99 artikelen per commerciële factuur toe. Als je meer dan 99 items wilt aanmaken, moet je een nieuwe zending aanmaken.
Voor CN23-documenten geldt een maximum van 5 items voor zowel post- als commerciële vervoerders.

Let op: Als je de door de vervoerder toegestane items hebt overschreden, ontvang je een foutmelding. Verwijder de extra items of verander van vervoerder.

Stap 3. Maak het label aan

Wanneer je alle benodigde productgegevens correct hebt ingevoerd, ga je naar je Inkomende orders weergave en zoek je de order op. Klik op het oogpictogram om de order te openen en klik op Label aanmaken als je klaar bent.

Je douanedocumenten worden nu direct afgedrukt. Als de printer niet beschikbaar is, worden ze in plaats daarvan gedownload.

Zodra het label is aangemaakt, komt deze onder het kopje Gecreëerde labels te staan.

Stap 4. (Nogmaals) De douanedocumenten downloaden

Als je de documenten opnieuw wilt downloaden, kun je dit doen bij de label details. In de Label details klik je op de Acties knop en selecteer je Download douanedocumenten in het dropdown menu.

Douanedocumenten digitaal versturen

Sommige vervoerders ondersteunen Paperless Trade (het digitaal versturen van douanedocumenten). In deze gevallen wordt er geen document afgedrukt, omdat het automatisch naar de vervoerder wordt gestuurd.

Lees meer over Paperless Trade in ons artikel Stuur je douanedocumenten digitaal via Paperless Trade.

Gerelateerde artikelen

→ Hoe internationaal verzenden met Sendcloud

→ Stuur je douanedocumenten digitaal via Paperless Trade