Doel: In dit artikel leggen we uit hoe je de Support Automation-functie van Sendcloud gebruikt.
Gerelateerde artikelen
→ Support Automation: Probleembeheer
→ Hoe start ik een onderzoek of dien ik een claim in voor mijn zending?
Wat is Support Automation?
Support Automation is jouw centrale plek om bezorgproblemen snel en effectief te volgen, beheren en op te lossen. Of je nu te maken hebt met vermiste pakketten, vertragingen of adresfouten — deze tool geeft je volledige controle en inzicht in al je vervoerderonderzoeken en claims.
Waarom het belangrijk is:
- Los bezorgproblemen sneller op dankzij automatische tracking en claimafhandeling
- Detecteer problemen vroegtijdig via real-time monitoring van uitzonderingen in de Monitor
- Verminder handmatige communicatie doordat het systeem automatisch de voortgang van claims beheert
- Neem de controle wanneer nodig: reageer, escaleer of los problemen direct op via het dashboard
- Werk efficiënt samen door tickets toe te wijzen en meldingen over onderzoeken te ontvangen
Toegang tot Support Automation
Je hebt direct toegang tot Support Automation in je Sendcloud panel:
Ga naar het menu aan de linkerkant:
Support automation → Monitor / Probleembeheer
De twee hoofdfuncties
Support Automation is onderverdeeld in twee hoofdsecties:
- Monitor: Volg al je zendingen en retouren in real-time, inclusief leveringsuitzonderingen
- Probleembeheer: Los bezorgproblemen op via geautomatiseerde processen en AI-ondersteunde claims; dien claims in, neem contact op met vervoerders en beheer onderzoeken
Monitor: blijf bezorgproblemen voor
De Monitor geeft je een overzicht in real-time van al je zendingen en retouren, niet alleen uitzonderingen. Het is ontworpen om je te helpen problemen zoals vertragingen of adresfouten vroegtijdig te detecteren.
Vanuit hier kun je:
- Zendingen filteren en zoeken op status
- Belangrijke gevallen markeren
- Een probleem melden met slechts een paar klikken
Meer informatie over het gebruik van de Monitor
Issue management: onderneem actie op claims
Zodra een probleem wordt gedetecteerd, kun je het oplossen via de sectie Issue management. Dit is je centrale werkruimte om supporttickets te beheren, claimvoortgang te volgen en te communiceren met vervoerders.
Belangrijke functies zijn onder andere:
- Tabbladen voor tickets onder verschillende contracten (Sendcloud, Mijn contracten, Verzekering)
- Automatisering van veelvoorkomende problemen, zoals vertragingen of vermiste pakketten
- Handmatige controle waar nodig: reageren, escaleren of oplossen
Meer informatie over het gebruik van Issue management
Een supportticket aanmaken
Support Automation helpt je niet alleen je zendingen te volgen, maar stelt je ook in staat om direct actie te ondernemen als er iets misgaat.
Hier zie je alle beschikbare manieren om een ticket aan te maken, afhankelijk van waar je je bevindt in het platform.
Vanuit de Monitor
- Selecteer een zending uit de lijst
- Er verschijnt een actiemenu onderin
- Klik op het vliegtuigicoon en kies een oorzaak (bijv. Vertraging, Vermist, Beschadigd)
- Je wordt doorgestuurd naar het ticketformulier, waar je ook documenten kunt uploaden
- Tijdens het aanmaken kun je ook kiezen om een factuur te genereren voor het onderzoek
Vanuit de Probleembeheer-sectie
- Ga naar Support Automation → Probleembeheer
- Klik op de knop + Ticket rechtsboven
- Het ticketformulier opent met automatisch ingevulde ordergegevens op basis van de geselecteerde zending
Vanuit de zendingdetails
- Ga naar Verzenden → Bestellingen in je Sendcloud-panel
- Navigeer naar het tabblad Verzonden en selecteer de relevante zending
- Klik op het oog-icoon om de labeldetails te openen
- Je wordt doorgestuurd naar het Supportmenu, waar trackingnummer en claimreden al zijn ingevuld
- Vul de nodige informatie in en upload vereiste documenten (bijv. waardebewijs, foto's, factuur)
- Klik op Verzenden om het onderzoek te starten
Met deze methode kun je snel een claim indienen vanuit de detailpagina van een specifieke zending.
Via de Support API
Naast het gebruik van het Sendcloud-panel kun je ook supporttickets aanmaken via de Support API — ideaal voor aangepaste workflows of systeemintegraties.
Momenteel beschikbaar voor merchants met directe vervoerderscontracten.
Meer informatie: Sendcloud Support API
Slimme ticketaanmaak
Snel en slim tickets aanmaken
Een supportticket aanmaken gaat sneller en slimmer dan ooit. Bij het openen van het ticketformulier worden belangrijke ordergegevens automatisch ingevuld op basis van de gekozen zending.
Wat automatisch wordt ingevuld (indien beschikbaar):
- Pakketinhoud
- Verkoopwaarde
- Afmetingen en gewicht van het pakket
Je kunt altijd informatie aanpassen voordat je het ticket indient.
Een factuur genereren voor het onderzoek
Tijdens het aanmaken van een ticket kun je ervoor kiezen om een factuur te genereren voor het onderzoek.
Zo werkt het:
- Schakel in het ticketformulier de optie in: “Ik wil een factuur genereren voor dit onderzoek.”
- Een pop-up verschijnt waarin je factuurgegevens kunt invoeren, zoals:
- Aantal artikelen
- Hoeveelheid
- Belastinginformatie (vooral relevant bij schade- of verliesclaims)
Dit is vooral handig bij claims waarbij een factuur vereist is, zodat alle gegevens direct goed worden vastgelegd.