Doel: Voorkom retourzendingen en douaneproblemen door te begrijpen welke informatie je moet invullen bij het aanmaken van een internationale zending, waaronder douanegegevens, artikelinformatie en productidentificatoren.
Dit artikel is bedoeld als algemene handleiding. Sendcloud kan niet aansprakelijk worden gesteld voor problemen met exportdocumenten of de douaneafhandeling. Controleer altijd de verzendvoorwaarden van de vervoerder en de douaneregels die van toepassing zijn op de herkomst, bestemming en inhoud van de zending.
Een internationale zending aanmaken in het Sendcloud-panel
Volg de onderstaande stappen om een internationale zending aan te maken in het Sendcloud-panel en vul alle vereiste douanegegevens in voordat je het verzendlabel genereert.
Stap 1: Vul de klantgegevens in
Zorg ervoor dat alle klantgegevens volledig en correct zijn om leverings- en douaneproblemen te helpen voorkomen.
Zodra je een bestemmingsland selecteert waarvoor douanedocumenten vereist zijn, verschijnen de relevante velden voor internationale verzending automatisch.
Voeg de belastingnummers van de afzender toe als deze nog niet zijn opgenomen in het afzenderadres. Indien van toepassing kun je ook de belastingnummers van de ontvanger of de importer of record toevoegen.
Mogelijke typen belastingnummers zijn onder andere:
| Afkorting | Uitleg |
| VAT | Belasting over de toegevoegde waarde (btw). Het VOEC-nummer voor Noorwegen moet hier worden ingevuld, zoals geadviseerd door de Noorse Belastingdienst. |
| EIN | Employer Identification Number |
| GST | Goods and Services Tax |
| SSN | Social Security Number |
| EOR | Registratie- en identificatienummer van de Europese Unie |
| DUN | Data Universal Numbering System |
| FED | Federaal belastingnummer |
| STA | Belastingnummer van de staat |
| CNP | Braziliaanse federale belasting (CNPJ/CPF) |
| IE | Braziliaanse federale belasting Type IE/RG |
| INN | Russische bankgegevenssectie INN |
| KPP | Russische bankgegevenssectie KPP |
| OGR | Russische bankgegevenssectie OGRN |
| OKP | Russische bankgegevenssectie OKPO |
| SDT | Overseas Registered Supplier, Import One-Stop Shop, GB btw-registratie voor buitenlandse bedrijven, Australische GST-registratie of btw op e-commerce |
| FTZ | Free Trade Zone ID |
| DAN | Uitstelrekening uitsluitend voor invoerrechten |
| TAN | Uitstelrekening uitsluitend voor belastingen |
| DTF | Uitstelrekening voor invoerrechten, belastingen en kosten |
| RGP | Registratie-ID van geregistreerde exporteur in de EU |
| DLI | Rijbewijs |
| NID | Nationale identiteitskaart |
| PAS | Paspoort |
| MID | Fabrikant-ID |
Een importer of record is de partij die verantwoordelijk is voor de invoer van de goederen en voor het beheren van de bijbehorende douaneverplichtingen en documentatie. Als er geen importer of record is opgegeven, kan in plaats daarvan het adres van de ontvanger worden gebruikt.
Stap 2: Internationale informatie toevoegen
Exporttype
Het exporttype geeft de aard van de transactie en de betrokken partijen aan. De zending kan bijvoorbeeld een business-to-business-, business-to-consumer- of particuliere zending zijn.
Wanneer er geen exporttype is geselecteerd, past Sendcloud automatisch Commercial B2C toe als standaardwaarde, zodat de zending door de douane kan worden verwerkt.
Als het exporttype Private is, zijn belastingnummers normaal gesproken niet vereist, omdat particuliere personen doorgaans geen zakelijke belastingidentificaties hebben, zoals een EORI-nummer.
Reden van export
De reden van export beschrijft waarom de goederen worden geëxporteerd. Deze informatie wordt gebruikt voor de douaneafhandeling en de douanedocumentatie.
Je kunt kiezen uit de volgende opties:
- Cadeau: Selecteer deze optie wanneer je goederen als cadeau verstuurt. Geef altijd de werkelijke waarde van de artikelen op. De douane kan goederen weigeren die met een waarde van 0 zijn aangegeven. Wanneer je Cadeau selecteert, wordt een proformafactuur gegenereerd in plaats van een commerciële factuur of een CN22-/CN23-formulier.
- Documenten
- Commerciële goederen
- Commercieel monster
- Geretourneerde goederen
- Persoonlijk gebruik
Opgegeven waarde
De opgegeven waarde bestaat uit:
- Totale opgegeven waarde zonder korting
- Korting, indien van toepassing
- Totale opgegeven waarde met korting
Een bestelling heeft bijvoorbeeld een oorspronkelijke waarde van €225, maar de klant betaalt €200 na een korting van €25:
- Totale opgegeven waarde zonder korting: €225
- Korting: €25
- Totale opgegeven waarde met korting: €200
Verzendkosten
Voer de verzendkosten in die door de klant zijn betaald.
Verzekeringskosten
Vul dit veld alleen in als de klant voor de verzekering heeft betaald. Als je zelf voor de verzekering betaalt zonder deze kosten aan de klant door te berekenen, bijvoorbeeld door Sendcloud Shipment Protection op eigen kosten toe te voegen, hoef je dit bedrag hier niet op te nemen.
Overige kosten
Voer eventuele extra kosten in die aan de klant in rekening zijn gebracht, zoals verpakkingskosten of andere servicekosten.
Totaal factuurbedrag
Het totale factuurbedrag wordt als volgt berekend:
Totale opgegeven waarde met korting + verzendkosten + verzekeringskosten + overige kosten = totaal factuurbedrag
Factuurnummer
Een douanefactuurnummer is de unieke referentie die is toegewezen aan de commerciële factuur of proformafactuur. Douaneautoriteiten en vervoerders kunnen dit nummer gebruiken om de zending tijdens de douaneafhandeling te identificeren.
Factuurdatum
De factuurdatum is de datum waarop de commerciële factuur of proformafactuur is uitgegeven.
Algemene opmerkingen
Gebruik dit veld om aanvullende informatie over de zending te geven. Je kunt bijvoorbeeld aangeven waarom goederen worden geretourneerd of uitleggen ter gelegenheid waarvan een cadeau wordt verzonden.
Verklaring
Een verklaring kan aanvullende informatie bevatten over de goederen, hun oorsprong of andere gegevens die door de douaneautoriteiten worden vereist.
Welke tekst vereist is, hangt af van het land van oorsprong en bestemming, de verzonden goederen en de toepasselijke regelgeving.
Voorbeelden zijn:
Verklaring van preferentiële oorsprong:
"De exporteur van de producten waarop dit document betrekking heeft, verklaart dat deze producten, tenzij duidelijk anders is aangegeven, van preferentiële oorsprong zijn. Ik/Wij verklaar/verklaren hierbij dat de informatie in dit document juist en volledig is en dat de inhoud van deze zending overeenkomt met de hierboven vermelde gegevens."
CITES-verklaring:
"Met betrekking tot bovenstaande zending verklaar ik dat de inhoud geen leren onderdelen bevat afkomstig van diersoorten die worden beschermd door de Conventie van Washington."
Stap 3: Vul de verzendgegevens in
Vul de volgende verzendgegevens in:
- Aantal pakketten: Voer het aantal pakketten in dat deel uitmaakt van de zending. Niet alle vervoerders ondersteunen multicollozendingen.
- Gewicht van het pakket: Voer het totale fysieke gewicht van het pakket in.
- Ordernummer: Voeg indien nodig een interne orderreferentie toe.
- Doos: Selecteer een van je opgeslagen dozen of voer de afmetingen van het pakket handmatig in.
- Afmetingen: Voer indien nodig de lengte, breedte en hoogte van het pakket in.
Zorg ervoor dat het pakketgewicht overeenkomt met het totale gewicht dat onder Artikelen wordt weergegeven.
Om onnodige invoerkosten en problemen bij de douaneafhandeling te helpen voorkomen, raden we aan om voor elk pakket een apart verzendlabel aan te maken.
Elk label mag alleen de artikelen bevatten die zich in dat specifieke pakket bevinden. Zo kunnen de douaneautoriteiten de waarde, invoerrechten, belastingen en invoervereisten voor elk pakket correct beoordelen.
Stap 4: Artikelen toevoegen
Voeg de producten in je zending toe onder Artikelen.
Afhankelijk van je zending kun je kiezen uit twee invoermodi voor artikelen:
- Vereenvoudigde invoer: Toont alleen de informatie die vereist is voor zendingen waarvoor geen douanegegevens nodig zijn.
- Geavanceerde invoer: Toont alle beschikbare artikelvelden, inclusief de douanegegevens die vereist zijn voor internationale zendingen.
Je kunt op elk moment vóór het aanmaken van het verzendlabel wisselen tussen Vereenvoudigde invoer en Geavanceerde invoer.
Sendcloud berekent automatisch het totale gewicht en de totale waarde van elk artikel op basis van de door jou ingevoerde hoeveelheid, eenheidsgewicht en eenheidswaarde.
💡 Tip: Kun je een product of douanegegevens niet vinden? Selecteer dan bovenaan de sectie Artikelen Geavanceerde invoer.
Vereenvoudigde en Geavanceerde invoer
Vereenvoudigde invoer
Vereenvoudigde invoer is bedoeld voor zendingen waarvoor geen douanegegevens nodig zijn. Alleen de velden die nodig zijn om zendingen zonder douaneaangifte aan te maken worden weergegeven.
De vereenvoudigde weergave bevat:
- Omschrijving
- SKU (optioneel)
- Aantal
- Eenheidswaarde
- Eenheidsgewicht
Geavanceerde invoer
Geavanceerde invoer toont alle beschikbare artikel- en douanegegevens die vereist zijn voor internationale zendingen.
Naast de velden uit de vereenvoudigde invoer bevat de geavanceerde invoer onder andere:
- Land van oorsprong
- HS-code
- Beoogd gebruik
- Materiaalsamenstelling
- MID-code
- Productidentificatie van de fabrikant
- DDS-referentienummer
- TARIC-code
Omschrijving
Voer een duidelijke en specifieke omschrijving van het artikel in. Douaneautoriteiten gebruiken deze omschrijving om de inhoud van de zending te begrijpen en de toepasselijke douanevereisten te beoordelen.
Vermijd vage of algemene omschrijvingen zoals:
- Kleding
- Onderdelen
- Accessoires
- Monsters
- Cadeau
Beschrijf in plaats daarvan het daadwerkelijke artikel, bijvoorbeeld:
- Katoenen T-shirt voor heren
- Fietsonderdeel van roestvrij staal
- Leren telefoonhoesje
- Gedrukte papieren brochures
💡 Tip: Houd de omschrijving duidelijk en beknopt. De artikelomschrijving mag niet langer zijn dan 50 tekens.
SKU
Voer de Stock Keeping Unit (SKU) in die jouw bedrijf gebruikt om het artikel te identificeren.
De SKU is je interne productreferentie en dient voor douanedoeleinden ook als de productidentificatie van de verkoper.
Beoogd gebruik
Vul, indien van toepassing, in waarvoor het artikel bedoeld is. Bijvoorbeeld:
- Werkkleding
- Persoonlijk gebruik
- Industrieel onderdeel
Sommige vervoerders of douaneprocessen vereisen een code voor het beoogde gebruik in plaats van een vrije tekstomschrijving.
Materiaalsamenstelling
Voer de materiaalsamenstelling van het artikel in.
Bijvoorbeeld:
- 100% katoen
- 80% katoen en 20% polyester
- Roestvrij staal
- Leer
Wees zo specifiek mogelijk, vooral wanneer het materiaal van invloed is op de douaneclassificatie of wettelijke vereisten.
HS-code
De Harmonized System-code (HS-code) wordt gebruikt om goederen voor douanedoeleinden te classificeren.
In Geavanceerde invoer kun je de Sendcloud HS Code Recommender gebruiken om de code te vinden die het beste bij je artikel past. Voer de artikelomschrijving in het veld HS-code in en selecteer de meest geschikte code uit de aanbevelingen.
Hoewel het veld voor de HS-code als optioneel kan worden weergegeven, vereisen veel internationale zendingen een geldige HS-code voor de douaneafhandeling. Controleer altijd de douanevereisten van het bestemmingsland.
Je kunt ook zoeken naar een HS-code op de website van het douanetarief van de Europese Commissie.
Land van oorsprong
Selecteer het land waarin het artikel is geproduceerd of vervaardigd.
Het land van oorsprong is niet noodzakelijk hetzelfde als het land van waaruit het pakket wordt verzonden.
Als een artikel bijvoorbeeld in Italië is geproduceerd en vanuit een magazijn in Nederland wordt verzonden, is Italië het land van oorsprong.
MID-code
De Manufacturer Identification Code (MID-code) identificeert de fabrikant van het product.
Dit veld is alleen vereist voor specifieke douanebestemmingen, zoals zendingen naar de Verenigde Staten.
Eenheidsgewicht
Voer het gewicht van één afzonderlijke eenheid in kilogram in.
Als de zending bijvoorbeeld drie identieke artikelen bevat en elk artikel 0,5 kg weegt, voer je 0,5 kg in als eenheidsgewicht en 3 als hoeveelheid.
Eenheidswaarde
Voer de waarde van één afzonderlijke eenheid in.
Voer altijd de werkelijke waarde van de goederen in. Douaneautoriteiten kunnen zendingen weigeren of onderzoeken wanneer artikelen een onjuiste of een opgegeven waarde van nul hebben.
Hoeveelheid
Voer het aantal eenheden van het artikel in dat in de zending is opgenomen.
Productidentificatoren
Productidentificatie van de fabrikant
Voor zendingen naar de Europese Unie met een waarde van €150 of minder, verstrek je voor elk artikel de beschikbare productidentificatie van de fabrikant. Deze identificatoren helpen douaneautoriteiten en vervoerders om de geïmporteerde goederen correct te identificeren.
Selecteer onder Productidentificatie van de fabrikant eerst het Type identificator en voer vervolgens de bijbehorende Waarde identificator in.
Je kunt kiezen uit:
Gestandaardiseerde identificator
Kies dit type identificator als het product een wereldwijd erkende identificatie heeft, zoals:
- GTIN
- EAN
- UPC
- ISBN
Voer alleen een identificator in die daadwerkelijk bij het verzonden artikel hoort.
Niet-gestandaardiseerde identificator
Kies dit type identificator als het product geen gestandaardiseerde identificator heeft.
Voer de productspecifieke product- of modelreferentie van de fabrikant in waarmee het artikel in de catalogus van de fabrikant wordt geïdentificeerd.
Opmerking: De SKU van het artikel in Sendcloud is je productidentificatie van de verkoper.
Je kunt nog steeds een zending aanmaken zonder productidentificatie van de fabrikant. Ontbrekende identificatoren kunnen echter leiden tot douanevertragingen, extra controles of geblokkeerde zendingen.
Vanaf 1 juli 2026: Voor elke douaneaangifteregel geldt een douaneaangiftevergoeding van €3 voor zendingen naar de EU met een waarde van maximaal €150. Voor B2B-zendingen naar klanten met een geldig btw-registratienummer gelden de standaard invoerrechten in plaats van het vaste tarief van €3.
EUDR, DDS-referentienummer en TARIC-code
De EU-verordening inzake ontbossing (EUDR) is van toepassing op bepaalde grondstoffen en producten die daarvan zijn afgeleid.
Mogelijk betrokken goederen zijn onder andere producten die bestaan uit of zijn afgeleid van:
- Cacao of chocolade
- Leer
- Hout, papier of meubels
- Rubber, waaronder bepaalde banden
- Runderen of rundvlees
- Andere grondstoffen die onder de verordening vallen
Als je zending producten bevat die onder de EUDR vallen, schakel dan het selectievakje Deze bestelling bevat producten die onder de EU-verordening inzake ontbossing (EUDR) vallen in.
DDS-referentienummer
Het DDS-referentienummer is de referentie die wordt toegewezen aan een Due Diligence Statement dat is ingediend via het EUDR-informatiesysteem.
Voer voor elk relevant artikel het DDS-referentienummer in wanneer een Due Diligence Statement is ingediend.
TARIC-code
Als je goederen in aanmerking komen voor een EUDR-vrijstelling, voer dan de toepasselijke TARIC-code in.
Het DDS-referentienummer en de TARIC-code zijn alleen van toepassing op goederen die onder de EUDR vallen. Controleer of jouw producten binnen de reikwijdte van de verordening vallen voordat je deze velden invult.
Opmerking: Sendcloud kan niet bepalen of jouw goederen onder de EUDR vallen of welk DDS-referentienummer of welke TARIC-code van toepassing is. Controleer de toepasselijke wetgeving of raadpleeg een douane- of juridisch adviseur.
Artikelinformatie uit Producten gebruiken
Je kunt product- en douanegegevens opslaan in de Producten-catalogus van Sendcloud en deze opnieuw gebruiken bij het aanmaken van zendingen.
Producten ondersteunen ook de nieuwe compliancevelden, waaronder:
- Productidentificatie van de fabrikant
- DDS-referentienummer
- TARIC-code
Wanneer deze informatie beschikbaar is in Producten, vult Sendcloud automatisch de overeenkomstige artikelvelden in zodra je het product aan een zending toevoegt.
💡 Tip: Houd de informatie in Producten up-to-date zodat de juiste douanegegevens automatisch worden toegepast op toekomstige zendingen.
Artikellimiet
Het maximale aantal artikelregels hangt af van het type douanedocument dat door de vervoerder wordt gebruikt:
- CN22 of CN23: Postvervoerders, zoals PostNL, Correos, Royal Mail, bpost en Deutsche Post, staan maximaal 5 artikelregels per douanedocument toe.
- Commerciële factuur: Vervoerders zoals DPD, DHL en UPS staan maximaal 99 artikelregels per commerciële factuur toe. Wil je meer dan 99 artikelregels verzenden, maak dan een extra zending aan.
Raadpleeg voor meer informatie Douanedocumenten genereren in Sendcloud.
Stap 5: Selecteer een verzendmethode
Selecteer de verzendmethode die je voor de zending wilt gebruiken, inclusief de toepasselijke Incoterm.
Controleer voordat je het label aanmaakt:
- De ondersteunde landen van herkomst en bestemming
- Het maximale pakketgewicht en de maximale afmetingen
- De douanevereisten van de vervoerder
- De toepasselijke Incoterms
Bekijk voor meer informatie Aandachtspunten bij internationaal verzenden.
Stap 6: Sendcloud Shipment Protection toevoegen (optioneel)
Je kunt Sendcloud Shipment Protection toevoegen om zendingen die hiervoor in aanmerking komen te beschermen tegen verlies of beschadiging tijdens het transport.
Zo voeg je bescherming toe:
- Ga in je Sendcloud-account naar Inkomende orders.
- Open de order die je wilt verzenden.
- Scrol naar de sectie voor verzendbescherming.
- Voer het bedrag in dat je wilt beschermen.
- Controleer de indicatieve prijs voor de bescherming voordat je het label aanmaakt.
Je kunt ook controleren of de geselecteerde verzendmethode al een vergoeding of verzekering van de vervoerder bevat.
Bekijk voor meer informatie het artikel over Sendcloud Shipment Protection.
Een internationale zending aanmaken via de API
Je kunt informatie over internationale zendingen en douanegegevens ook via de Sendcloud API verstrekken.
Neem de douanegegevens van de zending en de gegevens op artikelniveau op in het relevante verzendverzoek.
De productidentificatie van de fabrikant, het DDS-referentienummer en de TARIC-code worden ondersteund via API v3. API v2 bevindt zich in onderhoudsmodus en ondersteunt deze velden niet.
Neem bij gebruik van API v3 alle toepasselijke informatie op artikelniveau op, zoals:
- Omschrijving
- SKU of productidentificatie van de verkoper
- HS-code
- Land van oorsprong
- Hoeveelheid
- Eenheidsgewicht
- Eenheidswaarde
- Productidentificatie van de fabrikant, indien beschikbaar
- DDS-referentienummer, indien van toepassing
- TARIC-code, indien van toepassing
Controleer voordat je de zending aankondigt of het API-verzoek alle informatie bevat die vereist is voor de bestemming, de vervoerder en de goederen.
Zodra alle vereiste informatie compleet is, kun je het label aanmaken. Sendcloud genereert de toepasselijke douanedocumenten op basis van de verstrekte verzendgegevens.
Afhankelijk van de vervoerder kun je:
- De douanedocumenten afdrukken en het vereiste aantal exemplaren aan het pakket bevestigen; of
- Ze digitaal verzenden via Paperless Trade.
Controleer altijd het label en de douanedocumenten voordat je het pakket aan de vervoerder overdraagt. Onjuiste, onvolledige of inconsistente verzendgegevens kunnen leiden tot douanevertragingen, extra kosten, retourzendingen of geblokkeerde zendingen.