Hoe kun je een internationale zending aanmaken in Sendcloud

Doel: Voorkom retourzendingen door te begrijpen welke informatie je moet invullen bij het aanmaken van een label om internationaal te verzenden. 

Dit artikel is slechts een gids en Sendcloud kan op geen enkele manier verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele problemen met je exportdocumenten. Controleer altijd de verzendvoorwaarden van de vervoerder en de douaneregels voordat je naar een bestemming verzendt die douanedocumenten vereist.

Voor meer tips en trucs over internationaal verzenden, bekijk onze blogpost: Internationaal Verzenden: Een Checklist voor Probleemloze Wereldwijde Verzending.

Stap 1: Vul de klantinformatie in

Zorg ervoor dat alle klantgegevens correct zijn om leveringsproblemen te voorkomen!

Zodra je een bestemmingsland selecteert dat douanedocumenten vereist, verschijnen de relevante velden automatisch.

Om klantinformatie te verstrekken, zorg ervoor dat je het belastingnummer van de afzender toevoegt als dit nog niet is opgegeven in het adres van de afzender. Je kunt ook het belastingnummer van de ontvanger of de importeur aan het pakket toevoegen, hoewel dit optioneel is voor internationale zendingen.*

Mogelijke belastingnummers zijn:

*Een douanegerelateerde importeur van gegevens is gespecialiseerd in het importeren van goederen en het beheren van de bijbehorende douanedocumenten. Als deze niet wordt verstrekt, wordt in plaats daarvan het adres van de ontvanger gebruikt.

Stap 2: Voeg internationale informatie toe

Exporttype (Verplicht)

Exporttype verwijst naar zakelijk-naar-zakelijk (B2B) of zakelijk-naar-consument (B2C), of zelfs consument-naar-consument (C2C). Deze termen geven de aard van de transactie en de betrokken partijen in het exportproces aan. Het standaard exporttype is Commercieel B2C. Als het type 'Privé' is, zijn er geen belastingnummers vereist, aangezien van een particuliere klant niet wordt verwacht dat deze bijvoorbeeld een EORI-nummer heeft.  

Exportreden (Verplicht)

De exportreden vertegenwoordigt de intentie voor de exporttransactie en wordt vaak gespecificeerd voor documentatie, douaneafhandeling en regelgevende doeleinden. Je kunt kiezen uit:

• Geschenk
• Documenten
• Commerciële goederen
• Commercieel monster
• Geretourneerde goederen

Gedeclareerde waarde

De gedeclareerde waarde bestaat uit: 

1. Totale gedeclareerde waarde zonder korting
2. Korting (optioneel)
3. Totale gedeclareerde waarde met korting

Bijvoorbeeld: 

Het totale bedrag was €225 (1), maar de klant betaalde €200 (3) voor de bestelling, omdat de klant een korting van €25 had ontvangen (2).

Vrachtkosten (Optioneel)

De vrachtkosten zijn verzendkosten die door je klant zijn betaald.

Verzekeringskosten (Optioneel)

Dit hoeft alleen te worden ingevuld als je klant voor verzekering heeft betaald. Als je betaalt voor verzekering (bijvoorbeeld Sendcloud Shipping Protection), zonder de klant daarvoor kosten in rekening te brengen, hoeft dit veld niet te worden ingevuld.

Andere kosten (Optioneel)

Extra kosten die in rekening worden gebracht aan je klant, bijvoorbeeld: Een inpakvergoeding of een retourvergoeding.

Totaal factuurbedrag

Totale gedeclareerde waarde met korting + vrachtkosten + verzekeringskosten + andere kosten = Totaal factuurbedrag

Factuurnummer (Verplicht)

Een douanefactuurnummer is een unieke identificatiecode die aan een commerciële factuur wordt toegekend en dient als referentie voor douaneafhandeling.

Factuurdatum (Optioneel)

De factuurdatum is de datum waarop de commerciële factuur is uitgegeven.

Algemene opmerkingen (Optioneel)

Algemene opmerkingen kunnen worden gebruikt om extra context over de zending te geven. Bijvoorbeeld het vermelden van de retourreden (geretourneerd vanwege de verkeerde maat) of de reden voor het geschenk (geschenk voor een babyshower).

Verklaring (Optioneel)

Een verklaring kan specifieke details bevatten over de aard van de verzonden goederen, hun oorsprong of aanvullende informatie die vereist is door de douaneautoriteiten. De inhoud van een aanvullende verklaring kan variëren op basis van de vereisten van de import- en exportlanden, evenals de aard van de verzonden goederen. Hieronder vind je 2 voorbeelden van de meest voorkomende verklaringen:

Verklaring van preferentiële oorsprong: “De exporteur van de producten die door dit document worden gedekt, verklaart dat, tenzij anders duidelijk aangegeven, deze producten van preferentiële oorsprong zijn. Ik/wij verklaar(en) hierbij dat de informatie op dit document waarheidsgetrouw en correct is en dat de inhoud van deze zending zoals hierboven vermeld is.”

CITES-verklaring: “Met verwijzing naar de bovenstaande zending verklaar ik dat de inhoud niet is gemaakt van lederen onderdelen van diersoorten die worden beschermd door de Overeenkomst van Washington.”

Stap 3: Vul zendingdetails in

Zorg ervoor dat het gewicht van het pakket overeenkomt met het totale gewicht onder Items. Let op: We raden niet aan meerdere pakketten toe te voegen bij internationaal verzenden, omdat we nog geen ondersteuning bieden voor multicollo voor internationale zendingen.

Om onnodig hoge invoerkosten te vermijden en een soepele douaneafhandeling te garanderen, raden we sterk aan om afzonderlijke labels voor elk pakket te maken. Elk label moet duidelijk de items vermelden die in dat specifieke pakket worden verzonden. Dit zorgt ervoor dat de douaneautoriteiten de rechten, belastingen en invoerregelingen voor elke zending nauwkeurig kunnen beoordelen.

Stap 4: Voeg items toe

Laten we wat items toevoegen.

Let op: Het aantal items dat je kunt toevoegen, verschilt afhankelijk van het type douanedocument:

• CN22/CN23: Postvervoerders (bijv. PostNL, Correos, Royal Mail, bpost, Deutsche Post) staan maximaal 5 items per commerciële factuur toe.
• Commerciële factuur: vervoerders (bijv. DPD, DHL, UPS) staan een maximum van 99 items per commerciële factuur toe. Om meer dan 99 items te creëren, moet je een nieuwe zending aanmaken. 

Stap 5: Selecteer een verzendmethode

Het is tijd om je voorkeursverzendmethode (en bijbehorende incoterms) te selecteren. Wil je meer weten over welke verzendmethode je moet kiezen? Hier is een Help Center-artikel om je te helpen: Dingen om rekening mee te houden bij internationaal verzenden.

Stap 6: Verzenden met Sendcloud Shipping Protection (optioneel)

Als je je zendingen wilt beschermen tegen schade of verlies tijdens transport, overweeg dan om Sendcloud Shipping Protection toe te voegen aan je pakketten.

Om je zending te verzekeren, ga naar het tabblad Inkomende orders in je Sendcloud panel en klik op het penpictogram om de bestelgegevens te bewerken. Je kunt het gewenste bedrag invoeren onderaan de pagina in het veld Verzendwaarde invoeren om te verzekeren. Hier kun je ook controleren of de verzendmethode die je gaat gebruiken een vervoerdersverzekering omvat.

Je kunt de indicatieve verzekeringsprijs zien in de samenvatting van de verzendkosten voordat je het label maakt.

Voor meer gedetailleerde informatie, raadpleeg het Sendcloud Shipping Protection artikel.  

Hoe maak je een internationale zending aan via de API?

Je kunt al deze informatie eenvoudig via de API toevoegen!

Om een internationaal pakket te verzenden via de API, voeg je gewoon alle gegevens uit de vorige stappen toe in het customs_information object. Voor meer informatie en technische details kun je onze API-documentatie raadplegen.

{
    "parcels": [
        {
            "name": "John Doe",
            "sender_address": 1,
            "company_name": "FlowerShop",
            "email": "john@doe.com",
            "telephone": "+316112233445",
            "address": "Fürstenrieder Str.",
            "house_number": "70",
            "address_2": "",
            "city": "Munich",
            "country": "US",
            "to_state": "NY",
            "postal_code": "80686",
            "country_state": null,
            "integration_id": 116118,
            "to_post_number": 262373726,
            "parcel_items": [
                {
                    "description": "T-Shirt",
                    "hs_code": "610900",
                    "origin_country": "SE",
                    "product_id": "898678671",
                    "properties": {
                        "color": "Blue",
                        "size": "Medium"
                    },
                    "quantity": 2,
                    "sku": "TST-OD2019-B620",
                    "value": "19.95",
                    "weight": "0.9"
                },
                {
                    "description": "Laptop",
                    "hs_code": "84713010",
                    "origin_country": "DE",
                    "product_id": "5756464758",
                    "properties": {
                        "color": "Black",
                        "internal_storage": "2TB"
                    },
                    "quantity": 1,
                    "sku": "LT-PN2020-B23",
                    "value": "876.97",
                    "weight": "1.69"
                }
            ],
            "shipment": {
                "id": 84
            },
            "weight": "10",
            "length": "31.5",
            "width": "27.2",
            "height": "12.7",
            "total_order_value": "896.92",
            "total_order_value_currency": "EUR",
            "shipping_method_checkout_name": "Battery WarehouseX DHL",
            "quantity": "1",
            "is_return": false,
            "request_label": false,
            "apply_shipping_rules": false,
            "request_label_async": false,
            "customs_invoice_nr": "",
            "customs_shipment_type": null,
            "customs_information": {
                "customs_invoice_nr": "456",
                "customs_shipment_type": 4,
                "export_type": "private",
                "invoice_date": "2020-02-03",
                "discount_granted": "12.01",
                "freight_costs": 11,
                "insurance_cost": "0",
                "other_costs": ".01",
                "general_notes": "This is my general notes for parcel customs item",
                "additional_declaration_statements": ["Statement", "Another statement"],
                "tax_numbers": {
                    "importer_of_record": [
                        {"country_code": "US", "name": "VAT", "value": "NL123456789B01"},
                        {"country_code": "US", "name": "EORI", "value": "NL123456789B01"}
                    ],
                    "receiver": [
                        {"country_code": "US", "name": "VAT", "value": "NL123456789B01"},
                        {"country_code": "US", "name": "EORI", "value": "NL123456789B01"},
                        {"country_code": "NL", "name": "IOSS", "value": "123123123"}
                    ],
                    "sender": [
                        {"country_code": "NL", "name": "VAT", "value": "NL123456789B01"},
                        {"country_code": "NL", "name": "EORI", "value": "NL123456789B01"}
                    ]
                },
                "importer_of_records": {
                    "name": "Elisei",
                    "company_name": "Sendcloud",
                    "address_1": "Prins hendrik",
                    "address_2": "left",
                    "house_number": "1A",
                    "city": "Eindhoven",
                    "postal_code": "1111",
                    "country_code": "IT",
                    "country_state": "IT-RO",
                    "telephone": "+316112233445",
                    "email": "john@doe.com"
                },
                "return_data": {
                    "return_postal_code": "4444",
                    "outbound_tracking_number": "TR111",
                    "outbound_shipment_date": "2023-01-09",
                    "outbound_carrier_name": "UPSS"
                }
            }
        }
    ]
}

Dat is het! Je bent klaar om een label te maken en de douaneformulieren worden automatisch gegenereerd. Je kunt ze afdrukken en aan de doos bevestigen (zorg ervoor dat je voldoende kopieën afdrukt) of je douanedocumenten digitaal verzenden via Paperless Trade.