Obiettivo: Se hai intenzione di spedire in paesi al di fuori dell'UE, ci sono una serie di documenti che è necessario includere al tuo pacco per garantire che possa facilmente passare il confine alla dogana e arrivare in modo sicuro nel paese di destinazione. In questo articolo spiegheremo come e perché è necessaria una fattura commerciale, e come è possibile ottenerne una attraverso la piattaforma Sendcloud.
(02/03/2020 Beta) Puoi scaricare i tuoi documenti doganali attraverso la tua piattaforma Sendcloud per una spedizione ancora più facile - clicca qui per scoprire come abilitare la stampa di documenti doganali nel tuo account.
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Ho bisogno di una fattura commerciale o di CN22/CN23?
Qual è la differenza tra fattura commerciale e distinte d'imballaggio (packing slip)?
Come compilo una fattura commerciale?
Glossario dei termini
Come allego la fattura commerciale al mio pacco?
Cos'è una fattura commerciale?
Una fattura commerciale è un documento legale che serve come prova di vendita tra te e il tuo cliente. Elenca il tipo di prodotti che vengono spediti, la quantità, il valore e altre informazioni essenziali come il codice HS, i numeri di partita IVA applicabili e le informazioni sull'indirizzo sia tuo che del destinatario.
Un pacco non riceverà lo sdoganamento se non c'è una fattura commerciale allegata. Se la fattura commerciale non è corretta, o se mancano le informazioni richieste, il tuo pacco potrebbe essere soggetto a ritardi o a dazi doganali aggiuntivi quando attraversa il confine.
Quando è necessaria una fattura commerciale e quando CN22/CN23 +CP71?
I pacchi internazionali inviati con corrieri commerciali, come UPS, DHL Express o DPD, non richiedono un modulo CN22 o CN23. Invece, hanno bisogno da tre a cinque copie della fattura commerciale.
Se stai effettuando una spedizione internazionale utilizzando un servizio postale (come PostNL nei Paesi Bassi, o Royal Mail nel Regno Unito), allora hai bisogno di un modulo personalizzato CN22 o CN23. Questi documenti sono utilizzati dall'Unione Postale Universale e sono obbligatori.
La differenza principale è che una fattura commerciale è sempre necessaria per tutte le spedizioni tramite e-commerce, e solo i pacchi spediti tramite i servizi postali hanno bisogno del documento aggiuntivo CN22 o CN23. Per evitare ritardi, ti consigliamo di aggiungere sempre entrambi i documenti.
Qual è la differenza tra una fattura commerciale e una lista di prelievo (picking list)?
Una lista di prelievo e una fattura commerciale devono sempre corrispondere l'una con l'altra. Mentre entrambi i documenti mostrano i dettagli riguardanti i prodotti all'interno della spedizione, la distinta d'imballaggio serve per scopi logistici e per il tuo magazzino per assicurarsi che tutti gli articoli richiesti siano inclusi nella spedizione. La fattura commerciale è un documento utilizzato per scopi doganali e per fornire tutte le informazioni finanziarie relative alla transazione di vendita tra te e il tuo cliente. Clicca qui per scoprire come scaricare le packing slips o picking lists in Sendcloud.
Come compilare una fattura commerciale
Non esiste un formato standard per una fattura commerciale, ma alcune informazioni obbligatorie sono sempre richieste, come il contenuto del pacco e le informazioni della fattura. Qui sotto puoi trovare un esempio di come può apparire una fattura commerciale.
Puoi trovare un modello per creare una fattura commerciale qui.
Nota: la fattura commerciale dovrebbe essere sempre compilato in inglese. Se non fosse possibile, compilala nella lingua del Paese di destinazione. Tutto ciò per prevenire ritardi nel processare i pacchi alla dogana.
- Informazioni sul mittente/destinatario- Nome, indirizzo, dettagli del contatto e numero di partita IVA tuo (mittente) e del destinatario. Il numero di identificazione fiscale del richiedente è obbligatorio.
- partita IVA e numero EORI - Il numero di partita IVA e EORI sono requisiti obbligatori per generare fatture commerciali. Il numero EORI è creato in base al numero di partita IVA e al codice Paese. EORI = Economic Operators Registration and Identification number. È richiesto quando si spedisce al di fuori dell'EU, proprio come un numero valido di partita IVA. Puoi richiedere un numero EORI gratuitamente presso le autorità doganali del Paese in cui risiedi. Raccomandiamo di verificare che i tuoi numeri IVA e EORI siano correttamente inseriti nella tua piattaforma Sendcloud andando su Impostazioni> Indirizzi > Indirizzo di fatturazione.
- Ragioni per l'esportazione/informazioni sulla fattura - Questa sezione dovrebbe includere il numero di riferimento della fattura, data di emissione e riferimento dell'ordine del cliente, oltre alla ragione per l'esportazione (Vandita di beni) e gli incoterms (termini di vendita).
- Incoterms - Gli incoterms sono accordi internazionali standardizzati che determinano chi è responsabile dei costi e del trasporto della spedizione in ogni punto del viaggio di spedizione. Se non sai quale incoterm usare, ti consigliamo il DAP (Delivered at Place) - questo è il caso in cui tu, come venditore, pagherai le spese di spedizione, l'assicurazione e sarai responsabile dei documenti di esportazione, mentre il destinatario pagherà eventuali dazi di importazione. Clicca qui per leggere il nostro aggiornamento sugli Incoterm 2020 per maggiori informazioni.
- Informazioni sulla Spedizione -Queste informazioni si riferiscono alla descrizione, al peso, alla quantità, al valore e al paese d'origine delle merci da spedire. È importante compilare questa parte della fattura nel modo più accurato possibile. C'è la possibilità di essere multati se il contenuto del pacco non corrisponde alla descrizione sulla fattura commerciale. Assicurati di elencare ogni prodotto individualmente e di determinare accuratamente il valore totale in euro. Anche se il pacco è segnato come regalo o restituzione, il valore deve essere compilato accuratamente.
- Codice HS o codice merceologico - Il codice HS (Harmonized System) è un numero usato per classificare le merci per fornire informazioni alle autorità doganali sul tipo di prodotto che stai spedendo in modo che possano identificare correttamente quali tasse, dazi e controlli applicare. Di solito è possibile ottenere il codice HS di un prodotto dal produttore del prodotto. In alternativa puoi trovare tutti i codici delle merci qui oppure consulta il manuale per scoprire come cercare il codice corretto.
Glossario dei termini:
- Da: il tuo (mittente) indirizzo
- A: dettagli del destinatario (cliente)
- Destinatario intermedio: se stati spedendo il pacco ad un intermediario, inserisci qui i dettagli di questa persona o dell'azienda.
- Data: data di spedizione
- Numero della fattura: il tuo numero di fattura per la transazione
- Numero d'ordine del cliente: numero di riferimento o d'ordine della transazione
- Valuta Usata: la valuta che hai usato quando hai compilato il documento
- Paese d'Origine: Il Paese da dove proviene il tuo prodotto. In alcuni casi, devi aggiungere il Certificato di Conformità, in base al prodotto e/o al Paese di destinazione
- Motivo dell'esportazione: spunta tutto ciò che è applicabile
- Numero B/L/AWB: il documento di trasporto o Lettera di vettura aerea che stabilisce gli accordi con il corriere. Il corriere è spesso responsabile della preparazione di questo documento.
- Destinazione Finale: Paese di destinazione
- Esportazione su strada/corriere: La compagnia di spedizione con cui stai operando o il percorso che farà il tuo pacco
- Termini di Vendita: Incoterms
- Termini di Pagamento: I termini di pagamento tra te e il venditore (esempio: pagamento entro 30 giorni dalla ricezione, deposito diretto).
- Condizioni di trasporto: Condizioni di trasporto (esempio: prepagato, a riscossione). Può anche essere inserito nei Termini di Vendira/Incoterms
- No. di Pacchi: numero di pacchi nella spedizione, se multicollo
- Commenti: qualsiasi nota di spedizione o istruzione di consegna ulteriore
- Contenuto: descrizione dettagliata dei prodotti contenuti nel pacco
- Codice HS: codice HS o codice merceologico
- Valore: prezzo per prodotto.
- Quantità netta: numero totale di prodotti/articoli. Nota che la Quantità Netta è di 5 articoli per spedizioni postali e 99 articoli per spedizioni non-postali. Riceverai un messaggio di errore se superi questo numero.
- Peso in KG: peso totale del pacco incluso il contenuto
- Trasporto: qualsiasi costo di spedizione applicabile
- Assicurazione: se applicabile, riportare qui i costi di assicurazione.
- Data e firma: firmare e datare da parte tua, il mittente
Come allegare la fattura commerciale
Dovresti sempre allegare dalle tre alle cinque copie della fattura commerciale, ma alcuni corrieri richiedono fino a cinque copie. Minimo due delle copie devono essere incluse in un porta documenti di spedizione trasparente all'esterno della scatola, e una deve essere contenuta all'interno della spedizione. Potrebbe anche essere necessario fornire una copia aggiuntiva all'autista del pick-up.
Non dimenticate di firmare e datare la documentazione! Anche se può sembrare ovvio, le spedizioni saranno ritardate o non inviate affatto se non hai firmato e datato i pacchi.
Un raccoglitore di documenti di spedizione (a volte chiamato "raccoglitore di documenti allegati") è una busta trasparente con un lato adesivo. Il lato adesivo è attaccato al pacco, e i documenti richiesti per la spedizione sono piegati a metà e messi dentro la busta. Se è richiesto un modulo CP71, questo viene solitamente collocato nella parte anteriore della busta come "carta di indirizzo", poiché non mostra alcuna informazione sui prezzi.
Per le spedizioni multicollo, una fattura commerciale può essere sufficiente per l'intera spedizione. Ogni singola scatola deve avere una copia della fattura allegata con il numero di scatola chiaramente indicato.
Presta molta attenzione all'imballaggio delle spedizioni per la spedizione internazionale. Clicca qui per leggere la nostra guida con i consigli per l'imballaggio e per ulteriori informazioni.
Commercializzazione paperless per i pacchi spediti con DHL Express o UPS
Se spedisci con uno di questi due corrieri verso una destinazione non UE, i tuoi moduli doganali saranno inviati al corriere elettronicamente non appena crei l'etichetta. Questo riduce il rischio che i tuoi documenti vadano persi e ti fa risparmiare costi di stampa e tempo. Ti preghiamo di considerare che Paperless Trade è disponibile solo per alcune destinazioni.