Propósito: Si planeas hacer un envío a países fuera de la UE, hay una serie de documentos que debes incluir con tu paquete para asegurarte de que pueda pasar fácilmente la frontera en la aduana y llegar con seguridad a su país de destino. En este artículo explicaremos cómo y por qué es necesaria una factura comercial, y cómo puedes obtenerla a través de la plataforma Sendcloud.
(02/03/2020 Beta) Puedes descargar tus documentos de aduana a través de tu plataforma Sendcloud para facilitar aún más el envío - haz clic aquí para ver cómo habilitar la impresión de documentos de aduana en su cuenta.
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¿Necesito una factura comercial o un CN22/CN23?
¿Cuál es la diferencia entre una factura comercial y un albarán?
¿Cómo relleno una factura comercial?
Glosario de términos
¿Cómo adjunto la factura comercial a mi paquete?
¿Qué es una factura comercial?
Una factura comercial es un documento legal que sirve como prueba de venta entre tu cliente y tú. Enumera el tipo de productos que se envían, la cantidad, el valor y otra información vital como el código HS, los números de IVA aplicables y la información de la dirección tanto del destinatario como la tuya.
Un paquete no recibirá acceso en el despacho de aduanas si no se adjunta una factura comercial. Si la factura comercial no es correcta, o falta la información requerida, tu paquete podría estar sujeto a demoras o derechos de aduana adicionales al cruzar la frontera.
¿Cuándo se necesita una factura comercial y cuándo un CN22/CN23 +CP71?
Los paquetes internacionales enviados con transportistas comerciales, como UPS, DHL Express o DPD, no requieren un formulario CN22 o CN23. En su lugar, necesitan de tres a cinco copias de la factura comercial.
Si envías un envío internacional utilizando un servicio postal (como PostNL en los Países Bajos, o Correos en España), entonces necesitas un formulario personalizado CN22 o CN23. Estos documentos son utilizados por la Unión Postal Universal y son obligatorios.
La principal diferencia es que siempre se requiere una factura comercial para todos los envíos de comercio electrónico, y solo los paquetes enviados a través de los servicios postales necesitan el documento adicional CN22 o CN23. Para evitar retrasos, recomendamos que siempre se añadan ambos documentos.
Nota: El envío de productos a ciertos países podría requerir que también incluyas un Certificado de Origen (CO). Haz clic aquí para ver nuestros consejos sobre envíos internacionales. Ten en cuenta que es tu responsabilidad como remitente asegurarte de que se envíe la documentación correcta junto con tu paquete internacional.
¿Cuál es la diferencia entre una factura comercial y una lista de picking?
Una lista de picking y una factura comercial siempre deben corresponderse entre sí. Mientras que ambos documentos muestran detalles sobre los productos dentro del envío, la lista de picking es para fines logísticos y para que en tu almacén puedas asegurar que todos los artículos requeridos se incluyan en el envío. La factura comercial es un documento que se utiliza con fines aduaneros y para proporcionar toda la información financiera relacionada con la transacción de venta entre tu comprador y tú. Haz clic aquí para leer acerca de cómo puedes descargar albaranes o listas de picking en Sendcloud.
Cómo rellenar la factura comercial
No existe un formato estándar para una factura comercial, pero siempre se requiere cierta información fija, como el contenido del paquete y la información de la factura. A continuación puedes encontrar un ejemplo de cómo puede ser una factura comercial.
Puede encontrar una plantilla para crear una factura comercial aquí.
Nota: la factura comercial siempre debe rellenarse en inglés. Si esto no es posible, complétela en el idioma nativo del país de destino. Esto es para evitar retrasos en el procesamiento del paquete en la aduana.
- Información del remitente/consignatario - Nombre, dirección, datos de contacto y número de IVA tuyos (el remitente) y del destinatario. El número de identificación fiscal del solicitante es obligatorio.
- Número de IVA y EORI - El número de IVA y EORI es un requisito obligatorio para generar facturas comerciales. El número EORI se crea basándose en el número de IVA y el código de país. EORI = Registro de Operadores Económicos y Número de Identificación. Es necesario cuando se realiza un envío fuera de la UE, al igual que tener un número de IVA válido. Puedes solicitar un número EORI gratuitamente en las autoridades aduaneras del país en el que está establecido. Te recomendamos que te asegures de que tus números de IVA y EORI se introducen correctamente en tu plataforma Sendcloud yendo a Configuración > Direcciones > Dirección de facturación.
- Motivo de la exportación/información de la factura - Esta sección debe incluir el número de referencia de la factura, la fecha de emisión y la referencia del pedido del cliente, además del motivo de la exportación (Venta de mercancías) y los incoterms (condiciones de venta).
- Incoterms - Los incoterms son acuerdos internacionales estandarizados que determinan quién es responsable de los costes y el transporte del envío en cada punto del trayecto. Si no sabes qué incoterm utilizar, te recomendamos el DAP (Delivered at Place), que es cuando tú, como vendedor, pagarás los gastos de envío, el seguro y te encargarás de los documentos de exportación, mientras que el destinatario pagará los derechos de importación. Haz clic aquí para leer sobre nuestra actualización del Incoterm 2020 para más información.
- Información de envío - Esta información se refiere a la descripción, peso, cantidad, valor y país de origen de los bienes a ser enviados. Es importante rellenar esta parte de la factura con la mayor precisión posible. Existe la posibilidad de que se te imponga una multa si el contenido del paquete no coincide con la descripción de la factura comercial. Asegúrate de listar cada producto individualmente y determina con precisión el valor total en euros. Incluso si el paquete está marcado como regalo o devolución, el valor debe ser completado con precisión.
- Código HS o código de mercancía - El código HS (Sistema Armonizado) es un número que se utiliza para clasificar las mercancías con el fin de proporcionar información a las autoridades aduaneras sobre el tipo de producto que se envía, de modo que puedan identificar correctamente los impuestos, derechos y controles que deben aplicarse. Por lo general, puedes obtener el código HS de un producto del fabricante del mismo. También puedes encontrar todos los códigos de mercancías aquí o utilizar el manual para saber cómo buscar el código correcto.
Glosario de términos:
- De: tus (del remitente) datos
- A: datos del destinatario (del cliente)
- Consignatario intermedio: Si envías el paquete a un intermediario, rellena los datos de esa persona o empresa aquí.
- Fecha: fecha de envío
- Número de factura: tu número de factura para la transacción
- Nº de pedido del cliente: referencia o número de pedido de la transacción
- Moneda utilizada: la moneda utilizada al rellenar el documento
- País de origen: El país de donde proviene su producto. En algunos casos, debes agregar un Certificado de Conformidad, dependiendo del producto y/o el país de destino
- Razón de la exportación: Marcar todo lo que sea aplicable
- B/L/AWB No: el documento de transporte o la Guía Aérea que establece los acuerdos con el transportista. El transportista es a menudo responsable de preparar este documento.
- Destino final: país de destino
- Ruta de exportación/transporte: La compañía naviera con la que trabajas o la ruta que tomará tu paquete.
- Condiciones de venta: Incoterms
- Condiciones de pago: Las condiciones de pago entre tú y el vendedor (por ejemplo, pago dentro de los 30 días de la recepción, depósito directo).
- Condiciones de carga: Condiciones de carga (por ejemplo, prepagado, por cobrar). También se pueden introducir en los Términos de venta/incoterms
- Nº de paquetes: número de paquetes en el envío, si es multicollo
- Comentarios: cualquier nota de envío o instrucciones de entrega adicionales
- Contenido: descripción detallada de los productos contenidos en el paquete
- Código del Sistema Armonizado: el código del Sistema Armonizado o el código de la mercancía
- Valor: precio por producto.
- Cantidad neta: número total de productos/artículos
- Peso KG: peso total del paquete incluyendo el contenido
- Cargo: cualquier costo de envío aplicable
- Seguro: si corresponde, informa los costes del seguro aquí.
- Fecha y firma: a firmar y fechar por ti, el remitente
Cómo adjuntar la factura comercial
Siempre debe adjuntar de tres a cinco copias de la factura comercial, pero algunos transportistas requieren hasta cinco copias. Como mínimo, dos de las copias deben incluirse en una cartera de documentos de envío clara en el exterior de la caja, y una debe estar contenida en el interior del envío. Es posible que también tengas que proporcionar una copia adicional al conductor de la recogida.
No olvides firmar y fechar la documentación. Aunque parezca obvio, los envíos se retrasarán o no se enviarán en absoluto si no has firmado y fechado los paquetes.
Una cartera de documentos de envío (a veces denominada "cartera de documentos adjuntos" es un sobre transparente con una cara adhesiva. La cara adhesiva se pega al paquete y los documentos necesarios para el envío se doblan por la mitad y se colocan dentro del sobre. Si se requiere un formulario CP71, este suele colocarse en la parte delantera de la cartera como "tarjeta de dirección", ya que no muestra ninguna información sobre precios.
Para los envíos multicollo, una factura comercial puede ser suficiente para todo el envío. Cada caja individual debe tener una copia de la factura adjunta con el número de caja claramente indicado.
Ten especial cuidado al empaquetar los paquetes para el envío internacional. Haz clic aquí para leer nuestros consejos y directrices de embalaje.
Paperless Trade para paquetes enviados con DHL Express o UPS
Si envías con cualquiera de estos dos transportistas a un destino no comunitario, tus formularios de aduana se enviarán al transportista electrónicamente tan pronto como crees la etiqueta. Esto reduce el riesgo de que tus documentos se pierdan y te ahorra costes y tiempo de impresión.