Ziel: Falls Du planst, in Länder außerhalb der EU zu versenden, gibt es eine Reihe von Dokumenten, die Du Deinem Paket beifügen musst, um sicherzustellen, dass es problemlos die Grenze am Zoll passieren kann und sicher im Zielland ankommt. In diesem Artikel erklären wir, wie und warum eine Handelsrechnung benötigt wird und wie Du eine solche über die Sendcloud-Plattform erhalten kannst.
Du kannst Deine Zolldokumente über Deine Sendcloud-Plattform herunterladen, um den Versand noch einfacher zu gestalten - klicke hier, um zu sehen, wie Du den Druck von Zolldokumenten in Deinem Konto aktivieren kannst.
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Benötige ich eine Handelsrechnung oder eine CN22/CN23?
Was ist der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einem Lieferschein?
So füllst Du die Handelsrechnung aus
Glossar der Begriffe
Wie kann ich die Handelsrechnung meinem Paket beifügen?
Was ist eine Handelsrechnung?
Eine Handelsrechnung ist ein rechtliches Dokument, das als Verkaufsnachweis zwischen Dir und Deinem Kunden dient. Sie enthält die Art der versendeten Waren, die Menge, den Wert und andere wichtige Informationen wie den HS-Code, die geltenden Mehrwertsteuernummern und die Adressdaten von Käufer und Empfänger.
Ein Paket wird nicht zollabgefertigt, wenn keine Handelsrechnung beigefügt ist. Wenn die Handelsrechnung nicht korrekt ist oder erforderliche Informationen fehlen, kann Dein Paket beim Überschreiten der Grenze Verzögerungen oder zusätzlichen Zollgebühren ausgesetzt sein.
Wann ist eine Handelsrechnung und wann eine CN22/CN23 +CP71 erforderlich?
Für internationale Pakete, die mit kommerziellen Versanddienstleistern wie UPS, DHL Express oder DPD verschickt werden, ist kein Formular CN22 oder CN23 erforderlich. Stattdessen werden drei bis fünf Kopien der Handelsrechnung benötigt.
Wenn Du eine Sendung mit einem Postdienstleister (z. B. PostNL in den Niederlanden oder Royal Mail im Vereinigten Königreich) ins Ausland verschickst, brauchst Du ein Zollformular CN22 oder CN23. Diese Dokumente werden vom Weltpostverein verwendet und sind obligatorisch.
Der Hauptunterschied besteht darin, dass für alle E-Commerce-Sendungen immer eine Handelsrechnung erforderlich ist und nur für Pakete, die über Postdienste versandt werden, das zusätzliche Dokument CN22 oder CN23 benötigt wird. Um Verzögerungen zu vermeiden, empfehlen wir, immer beide Dokumente beizufügen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Packliste?
Eine Packliste und eine Handelsrechnung müssen immer miteinander übereinstimmen. Während beide Dokumente Angaben zu den Waren in der Sendung enthalten, dient der Packzettel der Logistik und Deinem Lager, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Artikel in der Sendung enthalten sind. Die Handelsrechnung ist ein Dokument, das für Zollzwecke verwendet wird und alle finanziellen Informationen im Zusammenhang mit der Verkaufstransaktion zwischen Dir und Deinem Käufer enthält. Hier erfährst Du, wie Du Packzettel oder Kommissionierlisten in Sendcloud herunterladen kannst.
So füllst Du die Handelsrechnung aus
Es gibt kein Standardformat für eine Handelsrechnung, aber bestimmte festgelegte Informationen sind immer erforderlich, z. B. der Inhalt des Pakets und die Rechnungsangaben. Nachstehend findest Du ein Beispiel dafür, wie eine Handelsrechnung aussehen kann.
Eine Vorlage für die Erstellung einer Handelsrechnung findest Du hier.
Hinweis: Die Handelsrechnung sollte immer in englischer Sprache ausgefüllt werden. Wenn dies nicht möglich ist, sollte sie in der Muttersprache des Bestimmungslandes ausgefüllt werden. Dies dient dazu, Verzögerungen bei der Bearbeitung des Pakets durch den Zoll zu vermeiden.
- Angaben zum Absender/Empfänger -Name, Anschrift, Kontaktdaten und MwSt.-Nummer von Dir (dem Absender) und dem Empfänger. Die Steuernummer des Auftraggebers ist obligatorisch.
- VAT und EORI Nummer -Eine Umsatzsteuer- und EORI-Nummer ist eine zwingende Voraussetzung für die Erstellung von Handelsrechnungen. Die EORI-Nummer wird auf der Grundlage der Mehrwertsteuernummer und des Ländercodes erstellt. EORI = Economic Operators Registration and Identification number. Sie ist für den Versand außerhalb der EU ebenso erforderlich wie eine gültige Mehrwertsteuernummer. Du kannst eine EORI-Nummer kostenlos bei den Zollbehörden des Landes beantragen, in dem Du ansässig bist. Wir empfehlen Dir, sicherzustellen, dass Deine MwSt.- und EORI-Nummern korrekt in Deine Sendcloud-Plattform eingegeben werden, indem Du auf Einstellungen > Adressen > Rechnungsadresse gehst.
- Grund für die Ausfuhr/ Rechnungsinformationen -Dieser Abschnitt sollte die Referenznummer der Rechnung, das Ausstellungsdatum und die Bestellnummer des Kunden sowie den Grund für die Ausfuhr (Verkauf von Waren) und die Incoterms (Verkaufsbedingungen) enthalten.
- Incoterms - Incoterms sind standardisierte internationale Vereinbarungen, in denen festgelegt wird, wer für die Kosten und den Transport der Sendung an jedem Punkt des Versandweges verantwortlich ist. Wenn Du nicht weißt, welche Incoterms benutzt werden sollen, empfehlen wir DAP (Delivered at Place) - das bedeutet, dass Du als Verkäufer für die Versandkosten und die Versicherung aufkommst und für die Ausfuhrdokumente verantwortlich bist, während der Empfänger für alle Einfuhrzölle aufkommt. Klicke hier, um weitere Informationen zu unserem Incoterm-Update 2020 zu erhalten.
- Informationen zur Sendung -Diese Angaben beziehen sich auf die Beschreibung, das Gewicht, die Menge, den Wert und das Ursprungsland der zu versendenden Waren. Es ist wichtig, diesen Teil der Rechnung so genau wie möglich auszufüllen. Wenn der Inhalt des Pakets nicht mit der Beschreibung auf der Handelsrechnung übereinstimmt, könnte eine Geldstrafe drohen. Achte darauf, dass Du jedes Produkt einzeln aufführst und den Gesamtwert in Euro genau bestimmst. Auch wenn das Paket als Geschenk oder Rücksendung gekennzeichnet ist, muss der Wert genau angegeben werden.
- HS-Code oder Warennummer-Der HS-Code (Harmonisiertes System) ist eine Nummer, die zur Klassifizierung von Waren verwendet wird, um den Zollbehörden Informationen über die Art des von Dir verschickten Produkts zu liefern, damit sie korrekt feststellen können, welche Steuern, Abgaben und Kontrollen anzuwenden sind. Den HS-Code eines Produkts erhält man in der Regel vom Hersteller des Produkts. Alternativ kannst Du hier alle Warennummern finden oder das Handbuch benutzen, um herauszufinden, wie Du nach dem richtigen Code suchst.
Glossar der Begriffe:
- From: Deine (des Absenders) Angaben
- To: Daten des Empfängers (des Kunden)
- Intermediate Consignee: Wenn Du das Paket an einen Zwischenempfänger schickst, trage hier die Angaben zu dieser Person oder Firma ein.
- Date: Datum des Versands
- Invoice Number: Deine Rechnungsnummer für die Transaktion
- Customer PO No:Referenz- oder Auftragsnummer der Transaktion
- Currency Used: die Währung, die Du beim Ausfüllen des Dokuments verwendet hast
- Country of origin: Das Land, aus dem Dein Produkt stammt. In einigen Fällen muss je nach Produkt und/oder Bestimmungsland eine Konformitätsbescheinigung hinzugefügt werden.
- Reason for export Alles ankreuzen, was zutrifft
- B/L/AWB No: das Transport Dokument oder der Luftfrachtbrief, in dem die Vereinbarungen mit dem Frachtführer festgelegt sind. Häufig ist das Luftfahrtunternehmen für die Erstellung dieses Dokuments verantwortlich.
- Final destination: Zielland
- Export Route/Carrier: das Versandunternehmen, mit dem Du zusammenarbeitest, oder die Route, die Dein Paket nehmen wird
- Terms of Sale: Incoterms
- Terms of Payment: Die Zahlungsbedingungen zwischen dir und dem Verkäufer (z.B. Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt, direkte Überweisung).
- Terms of Freight:Frachtbedingungen (z. B. vorausbezahlt, unfrei). Kann auch in Verkaufsbedingungen/Incoterms eingetragen werden
- No. of Packages:Anzahl der Packstücke in der Sendung, falls mehrere vorhanden sind (Multicollo)
- Comments: etwaige Versandanzeigen oder zusätzliche Lieferanweisungen
- Contents: ausführliche Beschreibung der in der Packung enthaltenen Produkte
- HS Code:den HS-Code oder die Warennummer
- Value: Preis pro Ware
- Net Quantity: Gesamtzahl der Produkte/Artikel. Bitte beachte, dass die Nettomenge 5 Artikel für den Postversand und 99 Artikel für den Nicht-Postversand beträgt. Sollte diese Zahl überschritten werden, erscheint eine Fehlermeldung.
- Weight KG: Gesamtgewicht des Packstücks einschließlich Inhalt
- Freight:alle anfallenden Versandkosten
- Insurance: gebe hier gegebenenfalls die Versicherungskosten an
- Date and signature:muss von Dir, dem Absender, unterschrieben und datiert werden
So werden Handelsrechnungen beigefügt
Es sollten immer drei bis fünf Kopien der Handelsrechnung beigefügt werden, manche Versandunternehmen verlangen jedoch bis zu fünf Kopien. Mindestens zwei der Kopien müssen in einer durchsichtigen Versandpapiertasche an der Außenseite des Kartons und eine im Inneren der Sendung enthalten sein. Unter Umständen muss auch der Fahrer des Abholers eine weitere Kopie erhalten.
Vergiss nicht, die Unterlagen zu unterschreiben und zu datieren! Auch wenn es offensichtlich erscheint, werden Sendungen verzögert oder gar nicht erst verschickt, wenn Du die Pakete nicht unterschrieben und datiert hast.
Eine Versandtasche (manchmal auch als "Dokumententasche" bezeichnet) ist ein durchsichtiger Umschlag mit einer Klebeseite. Die Klebeseite wird auf das Paket geklebt, und die für den Versand erforderlichen Dokumente werden in der Hälfte gefaltet und in den Umschlag gelegt. Wenn ein CP71-Formular erforderlich ist, wird dieses in der Regel als "Adresskarte" auf die Vorderseite der Brieftasche gelegt, da es keine Preisinformationen enthält.
Ausfuhrdokumente für Multicollo-Sendungen
Die Erstellung von Ausfuhrdokumenten für Multicollo-Sendungen kann etwas knifflig sein. Bitte bedenke, dass die Zollbeamten nicht immer alle Informationen auf den Dokumenten sorgfältig lesen. Daher ist es wichtig, dass Du angibst, welche Artikel pro Paket verschickt werden, um das Risiko von Missverständnissen zu verringern.
Wenn Du eine Multicollo-Sendung verschicken musst, raten wir dir, für jeden Karton, den du verschickst, ein eigenes Etikett zu erstellen (eins nach dem anderen). Zur Erläuterung: Wenn du eine Sendung mit Exportdetails erstellst, füllst du alle Exportinformationen (Produkte, HS-Codes usw.) auf einmal aus. Dies kann nicht auf die einzelnen Kartons aufgeteilt werden. Das bedeutet, dass alle Artikel, die in verschiedenen Kisten versandt werden, auf derselben Rechnung zusammengefasst werden. Der Zoll prüft in der Regel nur den Gesamtwert und verknüpft diesen mit dem Karton, dem er beigefügt ist. Da jedem Karton eine Handelsrechnung beigefügt werden muss, besteht ein hohes Risiko, dass die Produkte mehrfach berechnet werden, wenn sie auf jeder Handelsrechnung enthalten sind. Dies kann zu sehr hohen Einfuhrkosten führen, die leicht hätten vermieden werden können.
Beispiel: Du hast eine Bestellung mit 5 Produkten, die auf 5 verschiedene Kartons verteilt sind. Wenn Du ein Etikett erstellen willst, achte darauf, dass Du nicht alle 5 Etiketten auf einmal erstellst (siehe Bild unten). Behalte die Anzahl der Pakete bei 1 und erstelle dieses Etikett nur für einen Deiner Kartons. Achte auch darauf, dass Du nur die Produkte und Werte etc. dieses einen Kartons hinzufügst. Nachdem das Etikett erstellt wurde, kannst Du die Sendung unter "Erstellte Etiketten" suchen. Klicke auf das Auge hinter der Sendung und gehe zu "Aktionen" > "Etikett duplizieren". Die Adressdaten der ersten Sendung werden automatisch ausgefüllt. Nun muss man die Exportdetails an die nächste Sendung anpassen. Dieser Vorgang lässt sich wiederholen, bis Du alle Deine Etiketten und Exportdokumente erstellt hast.
Bitte gehe beim Verpacken von Sendungen für den internationalen Versand besonders sorgfältig vor. Hier findest Du unsere Verpackungstipps und -richtlinien.
Papierloser Handel für Pakete, die mit DHL Express oder UPS versandt werden
Wenn Du mit einem dieser beiden Versandunternehmen in ein Nicht-EU-Land versendest, werden Deine Zollformulare elektronisch, sobald das Etikett erstellt wurde, an das Versandunternehmen übermittelt. Dies verringert das Risiko, dass die Dokumente verloren gehen und spart zusätzlich Druckkosten sowie Zeit. Bitte beachte, dass Paperless Trade nur für bestimmte Bestimmungsorte verfügbar ist.