Neben dem Anspruch der Kunden, aus mehreren Versandoptionen wählen zu können, wird auch die lückenlose Kommunikation von Informationen zur Lieferung immer wichtiger.
SendCloud ermöglicht es, Ihre Kundenkommunikation zu automatisieren.

Hier finden Sie die automatischen Track & Trace E-Mails 

Tracking E-Mails sind standardmäßig in mehreren Sprachen im System hinterlegt. Diese können Sie individuell anpassen oder weitere Vorlagen anlegen.

Sie finden die Track & Trace E-Mails in der linken Menüleiste unter Einstellungen/ Kundenkommunikation

Dort stehen Ihnen die Aktionen E-Mail Profile anlegen, E-Mail Verlauf und E-Mail Einstellungen zur Verfügung.

Wenn Sie unter Einstellungen auf Brands gehen, können Sie ebenfalls eine E-Mail-Adresse auswählen, von welcher die E-Mails geschickt werden sollen. Ihre Kunden können dann auch auf diese E-Mail antworten. 

E-Mail Profile anlegen

Hier können Sie neue E-Mail Profile hinzufügen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Informationen über Ihre bestehenden Profile einzusehen, diese aktiv bzw. inaktiv zu schalten oder zu bearbeiten. Klicken Sie im Feld E-Mail Profile anlegen unter Aktionen auf das Bleistiftsymbol, finden Sie drei Auswahlmöglichkeiten: Allgemein, E-Mails und Vorschau

Allgemein

Hier können Sie den Profilnamen bearbeiten und das Profil aktivieren. Beachten Sie, dass Sie jeweils nur ein Profil aktiv schalten können.

E-Mails

Unter dem Punkt E-Mails finden Sie die standardmäßigen Track & Trace-E-Mails für ausgehende Sendungen und eingehende Retouren, die bereits für folgende Länder aufgesetzt worden sind:

  • Deutschland
  • Österreich
  • Niederlande
  • Belgien
  • Frankreich
  • Vereinigtes Königreich (UK)

Selbstverständlich können Sie Track & Trace-E-Mails in weiteren Sprachen hinzufügen.

E-Mails bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit, bestehende Track & Trace-E-Mails manuell zu bearbeiten. Klicken Sie dazu unter dem Punkt Aktionen einfach auf das Bleistiftsymbol. Darauf erhalten Sie folgenden Screen:

Folgende Teile der Track & Trace-E-Mail lassen sich anpassen:

1. Land

Unter Land können Sie das Empfängerland auswählen. Die Benachrichtigung wird dann in der jeweiligen Sprache bzw. Englisch verschickt.

2. Status
Ihnen stehen die Status Versandbereit, Paket unterwegs und Zugestellt zur Verfügung. 

  • Versandbereit: Sobald die Sendung von SendCloud angemeldet und eine Track & Trace-Sendungsnummer erstellt wurde, erhält der Empfänger diese Nachricht.
  • Paket unterwegs: Sobald die Sendung vom Paketdienst angenommen wurde, wird diese Nachricht an den Kunden geschickt.
  • Zugestellt: Wird die Ware an den Empfänger oder eine Lieferstelle geliefert, erhält der Empfänger diese Nachricht. TIPP: Nutzen Sie diese Nachricht, um zu überprüfen, ob die Ware ordnungsgemäß bei Ihrem Kunden angekommen ist.

3. Richtung
Wählen Sie hier zwischen ausgehenden Sendungen und eingehenden Retouren.

4. Betreff
Der Betreff kann in der Zeile ganz einfach individuell angepasst werden.

5. E-Mail Nachricht
Wie Sie sehen, ist bereits eine Standard-E-Mail erstellt worden. Auch diese können Sie manuell ganz nach Ihren Wünschen ändern und anpassen. Sollten Sie die Standard-E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen wollen, klicken Sie auf den weißen Button Zurücksetzen auf Standard-E-Mail rechts unten.

6. Tags
Sie können Tags verwenden, um vorhandenen Kundendaten wie z.B. Empfängername oder Bestellnummer in Track & Trace E-Mails zu verwenden.

Wenn Sie Ihre Track & Trace E-Mail nach Ihren Bedürfnissen angepasst und gespeichert haben, klicken Sie auf zurück und Sie werden auf die Seite mit der E-Mail-Zusammenfassung zurücknavigiert.

Hinweis: Bei unfrankierten Sendungen werden keine Track & Trace-Codes erstellt. Dementsprechend macht es keinen Sinn, den Tag {{tracktrace}} zu verwenden.

Vorschau

Um zu sehen, wie die Track & Trace E-Mails aussehen, können Sie Test E-Mails an sich selbst schicken. 

E-Mail Verlauf

In Ihrem E-Mail Verlauf sehen Sie, an wen und wann Sie Track & Trace E-Mails verschickt haben. Außerdem sehen Sie anhand des E-Mail Status, ob die E-Mail tatsächlich von Ihrem Kunden empfangen wurde. Unter dem Punkt Statusgrund finden Sie Details zum Versandstatus, z.B. wenn die E-Mail nicht durchgegangen ist. Dort aufgelistet werden die 100 zuletzt verschickten E-Mails.

E-Mail Einstellungen

In den E-Mail Einstellungen können Sie festlegen:

  • ob Track & Trace E-Mails versendet werden,
  • ob das Logo des Versanddienstleisters in E-Mails angezeigt wird,
  • ob die SendCloud-Referenz in E-Mails angezeigt wird und
  • ob Sie eine Kopie der Track & Trace E-Mails erhalten wollen.

Klicken Sie auf Einstellungen aktualisieren, um diese zu speichern.

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